Czy muszę informować pracodawcę o zwolnieniu lekarskim?

Wychodzisz z gabinetu lekarskiego z diagnozą: grypa, 7 dni w łóżku. Lekarz uspokaja: „Zwolnienie jest już w systemie, szef zobaczy je na PUE ZUS”. Wracasz do domu, wyłączasz telefon i kładziesz się spać, przekonany, że formalności masz z głowy. To błąd, który może kosztować Cię karierę. Choć żyjemy w erze cyfryzacji, a papierowe druki L4 odeszły do lamusa, technologia nie zwalnia Cię z podstawowego obowiązku pracowniczego. Brak jednego telefonu lub SMS-a może zostać uznany za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych i skończyć się „dyscyplinarką”.

Mit „automatycznego powiadomienia”. System ZUS to nie Twój sekretarz

Wprowadzenie elektronicznych zwolnień lekarskich (e-ZLA) było wielką rewolucją. To prawda, że lekarz wysyła zwolnienie bezpośrednio na serwery ZUS, a stamtąd informacja powinna trafić na profil płatnika (pracodawcy) na Platformie Usług Elektronicznych (PUE). Jednak wielu pracowników myli dwie fundamentalne kwestie: dostarczenie dokumentu a usprawiedliwienie nieobecności.

Elektroniczny obieg dokumentów zastępuje jedynie konieczność fizycznego dostarczenia „zielonego druczku” w terminie 7 dni (co kiedyś było zmorą chorych). Nie zastępuje jednak Twojego obowiązku poinformowania pracodawcy, że w ogóle nie przyjdziesz do pracy. Szef, widząc puste biurko o 8:00 rano, nie ma obowiązku odświeżać nerwowo strony ZUS-u, by sprawdzić, czy może zachorowałeś. To Ty musisz dać mu znać.

Żelazna zasada „2 dni”. Co mówią przepisy?

Kodeks pracy oraz rozporządzenia wykonawcze są w tej kwestii bezlitosne. Pracownik ma obowiązek uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności, jeżeli przyczyna ta jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.

W przypadku nagłej choroby (czyli sytuacji nieprzewidzianej), masz obowiązek poinformować pracodawcę o nieobecności niezwłocznie, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Przykład: Jeśli zachorowałeś w poniedziałek i nie przyszedłeś do pracy, masz czas na poinformowanie firmy maksymalnie do końca dnia we wtorek.

Niedotrzymanie tego terminu może być usprawiedliwione tylko szczególnymi okolicznościami, takimi jak obłożna choroba połączona z brakiem domowników czy brak dostępu do środków komunikacji (np. pobyt w szpitalu w stanie nieprzytomności).

SMS, mail czy gołąb pocztowy? Jak poinformować szefa?

Przepisy ogólne mówią, że zawiadomienia dokonuje się „osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową”. Jednak diabeł tkwi w szczegółach, czyli w Regulaminie Pracy Twojej firmy.

Każdy pracodawca może ustalić własne zasady informowania o absencjach.

• W jednej firmie wystarczy SMS do kierownika.
• W innej wymagany jest telefon do działu kadr.
• W korporacjach często stosuje się systemy intranetowe lub maile do przełożonego.

Jeśli wyślesz SMS-a koledze z biurka obok: „Stary, nie będzie mnie”, a w regulaminie stoi jak byk, że masz dzwonić do kierownika zmiany – formalnie nie dopełniłeś obowiązku.

Milczenie jest złotem? Nie w prawie pracy. Grozi Ci art. 52 KP

Co się stanie, jeśli lekarz wystawi e-ZLA, a Ty nie poinformujesz pracodawcy?
1. Nieobecność nieusprawiedliwiona (NN): Pracodawca w ewidencji czasu pracy wpisuje „NN”. Za ten czas nie przysługuje Ci wynagrodzenie.
2. Naruszenie obowiązków: Pracodawca może uznać to za porzucenie pracy lub ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (dbałość o dobro zakładu pracy – szef musi wiedzieć, że Cię nie ma, by zorganizować zastępstwo).
3. Dyscyplinarka: W skrajnych przypadkach (szczególnie jeśli dezorganizuje to pracę firmy), pracodawca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 Kodeksu pracy). Sądy Pracy wielokrotnie orzekały, że samo wystawienie zwolnienia lekarskiego nie chroni przed zwolnieniem dyscyplinarnym, jeśli pracownik zignorował obowiązek poinformowania o nieobecności.

---

Co to oznacza dla Ciebie?
Nigdy nie polegaj wyłącznie na systemie e-ZLA. Zapisz sobie złotą zasadę: najpierw lekarz, potem telefon do pracy. Wyślij SMS-a, e-maila lub zadzwoń do przełożonego zaraz po wyjściu z gabinetu. Napisz krótko: „Jestem chory, mam zwolnienie do piątku włącznie”. To jedno zdanie chroni Twoją posadę. Jeśli pracujesz w dużej firmie, sprawdź w regulaminie pracy, kogo dokładnie i w jakiej formie musisz powiadomić. Przezorny zawsze ubezpieczony.

---

Podstawa prawna

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465):
– Art. 100 § 2 pkt 4: Pracownik jest obowiązany w szczególności dbać o dobro zakładu pracy.
– Art. 52 § 1 pkt 1: Pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w razie ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych.

2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632):
– § 2 ust. 1: Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.
– § 2 ust. 2: W razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.