Rozliczenie VAT za luty 2026 r. Pierwszy test nowych zasad JPK

Od 1 lutego 2026 r. zmieniły się zasady raportowania JPK_VAT. Nowa struktura plików i dodatkowe oznaczenia faktur obowiązują wszystkich podatników VAT, niezależnie od tego, kiedy zaczną wystawiać faktury w KSeF. Brak dostosowania systemów księgowych może uniemożliwić złożenie deklaracji za luty i narazić przedsiębiorców na korekty oraz sankcje.

JPK VAT na nowych zasadach od 1 lutego 2026 r. Zmiany obejmują wszystkich podatników

Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje nowa struktura JPK_VAT z deklaracją. Zmiany wynikają z rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2025 r. i są powiązane z wdrażaniem Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe przepisy nakładają na przedsiębiorców obowiązek stosowania dodatkowych oznaczeń faktur oraz wykazywania numeru KSeF w ewidencji. W praktyce oznacza to konieczność pilnej aktualizacji systemów księgowych jeszcze przed złożeniem deklaracji za luty, czyli do 25 marca 2026 r.

Co istotne, obowiązek dotyczy wszystkich podatników VAT, także tych, którzy będą wystawiać faktury w KSeF dopiero w 2027 r.

Co się zmienia?

Nowe rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji VAT (Dz.U. z 17 grudnia 2025 r., poz. 1800) wprowadza obowiązek wskazywania w JPK numeru identyfikującego fakturę nadanego w KSeF.

Jeżeli na dzień składania ewidencji podatnik nie posiada numeru KSeF, musi zastosować jedno z trzech oznaczeń:

OFF – dla faktur wystawionych w trybie awarii KSeF, które nie mają jeszcze nadanego numeru lub nie zostały przesłane do systemu,

BFK – dla faktur elektronicznych oraz papierowych wystawianych poza KSeF,

DI – dla dokumentów innych niż faktura, w tym m.in. dokumentów wystawionych w trybie offline24.

W przypadku faktury wystawionej w trybie offline24, jeżeli do dnia złożenia JPK podatnik nie uzyska numeru KSeF, musi wykazać ją w ewidencji sprzedaży jako czynność opodatkowaną i oznaczyć symbolem „DI”. Po otrzymaniu numeru konieczna jest korekta JPK i uzupełnienie danych.

Resort finansów wyjaśnia, że co do zasady nie ma obowiązku późniejszego uzupełniania numeru KSeF w ewidencji sprzedaży lub zakupu, jeżeli numer nie został nadany do dnia złożenia pliku. Wyjątek dotyczy właśnie trybu offline24.

Nowe struktury JPK_V7M i JPK_V7K obowiązują już za luty 2026 r. Pliki w starej schemie nie będą przyjmowane przez system.

Fakty i tło sprawy

Zmiany w JPK zbiegły się w czasie z wdrażaniem obowiązkowego KSeF. Rozporządzenie zostało opublikowane 17 grudnia 2025 r., co pozostawiło przedsiębiorcom niewiele czasu na dostosowanie systemów informatycznych.

Eksperci wskazują, że w dużych organizacjach aktualizacja systemów księgowych wymaga zaangażowania zagranicznych zespołów IT oraz rozbudowy raportowania o nowe dane. Dotyczy to nie tylko oznaczeń sprzedaży, ale również ewidencji zakupów.

Obowiązek raportowania numerów KSeF w JPK wszedł w życie 1 lutego 2026 r., mimo że część podatników będzie zobowiązana do wystawiania faktur w KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r. lub od 1 stycznia 2027 r. Jednocześnie obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach został odroczony do 1 stycznia 2027 r.

Ministerstwo Finansów wskazuje, że w narzędziu e-mikrofirma ma zostać zapewnione automatyczne zasilanie JPK fakturami otrzymanymi w KSeF wraz z numerem identyfikacyjnym. W systemach komercyjnych sposób integracji zależy od dostawcy oprogramowania.

Dodatkowym wyzwaniem jest prawidłowa interpretacja oznaczeń. Część znaczników wzajemnie się wyklucza. Wymaga to wprowadzenia jasnych zasad księgowania oraz walidacji danych w systemach finansowo-księgowych.

Kwestia kar

Obawy przedsiębiorców budzi odpowiedzialność za błędy w JPK_VAT. Do końca 2026 r. nie są nakładane kary za niestosowanie KSeF, jednak nie wprowadzono analogicznego wyłączenia dla błędów w nowej strukturze JPK.

Zgodnie z art. 109 ust. 3e–3g ustawy o VAT podatnik może skorygować złożony plik po wykryciu błędów. Jeżeli nieprawidłowości zostaną stwierdzone przez urząd skarbowy, naczelnik wzywa do ich usunięcia. Podatnik ma 14 dni na korektę lub złożenie wyjaśnień.

Dopiero brak reakcji lub nieskuteczna korekta mogą skutkować sankcją. Na podstawie art. 109 ust. 3h ustawy o VAT kara wynosi 500 zł za każdy błąd wskazany w wezwaniu. Przepis nie ma zastosowania do osób fizycznych prowadzących działalność, jeżeli za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność karną skarbową.

Od 1 stycznia 2027 r. wejdą w życie również sankcje określone w art. 106ni ustawy o VAT. W przypadku niewystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF, wystawienia jej niezgodnie z wzorem w okresie awarii lub nieprzesłania jej w terminie, naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć karę do 100 proc. kwoty podatku wykazanego na fakturze. W przypadku faktury bez wykazanego VAT kara może wynieść do 18,7 proc. kwoty należności ogółem.

Co to oznacza dla Ciebie

Każdy podatnik VAT musi od rozliczenia za luty 2026 r. stosować nową strukturę JPK_V7M lub JPK_V7K. Oznacza to konieczność sprawdzenia, czy system księgowy:

– umożliwia raportowanie numeru KSeF po stronie sprzedaży i zakupu,
– pozwala na prawidłowe stosowanie oznaczeń OFF, BFK i DI,
– obsługuje korekty związane z trybem offline24,
– przechodzi walidację w nowej schemie JPK.

Warto również ustalić wewnętrzne procedury postępowania w razie braku numeru KSeF na dzień składania deklaracji oraz sposób reagowania na ewentualne wezwania urzędu skarbowego.

Pierwszy test nowych zasad nastąpi przy składaniu pliku za luty 2026 r., czyli do 25 marca 2026 r. Brak dostosowania systemu może uniemożliwić techniczne złożenie deklaracji.

 

 

Artykuł został przygotowany na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz rzetelnych źródeł branżowych. Akty prawne omawiane w tekście:

– Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2025 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji VAT (Dz.U. 2025 poz. 1800)
– Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z późn. zm.), w szczególności art. 106nf, art. 106ni oraz art. 109 ust. 3e–3h
– Informacje Ministerstwa Finansów dotyczące KSeF