Pracownik kosztuje znacznie więcej niż pensja. Sprawdziliśmy realny koszt etatu w 2026 roku

Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę to wydatek znacznie wyższy niż sama pensja wpisana w umowie. Oprócz wynagrodzenia brutto pracodawca musi opłacić obowiązkowe składki, finansować świadczenia oraz ponosić dodatkowe koszty organizacyjne. Sprawdzamy, ile w 2026 roku naprawdę kosztuje jeden etat w Polsce.

Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę to dla pracodawcy znacznie więcej niż wypłata pensji „na rękę”. Do wynagrodzenia brutto dochodzą obowiązkowe składki, świadczenia oraz koszty organizacyjne, które w skali miesiąca i roku istotnie podnoszą całkowity koszt etatu. Wyjaśniamy, ile naprawdę kosztuje zatrudnienie pracownika w Polsce w 2026 roku i z czego składa się ta kwota.

Wynagrodzenie brutto to dopiero początek

Podstawą kalkulacji kosztów zatrudnienia jest wynagrodzenie brutto. W 2026 roku minimalna pensja na pełnym etacie wynosi 4806 zł brutto. To kwota zapisana w umowie o pracę, od której naliczane są wszystkie obowiązkowe składki i podatki.

Dla pracownika oznacza ona podstawę do wyliczenia wynagrodzenia netto, czyli kwoty wypłacanej na konto. Dla pracodawcy – punkt wyjścia do dalszych obciążeń finansowych.

Składki ZUS po stronie pracodawcy

Oprócz wynagrodzenia brutto pracodawca musi opłacić składki na ubezpieczenia społeczne. W 2026 roku obejmują one m.in.:
– składkę emerytalną,
– składkę rentową,
– składkę wypadkową,
– składkę na Fundusz Pracy,
– składkę na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Łącznie składki te znacząco podnoszą koszt zatrudnienia. Przy minimalnym wynagrodzeniu 4806 zł brutto całkowity koszt etatu dla pracodawcy wynosi około 5790 zł miesięcznie. Oznacza to, że realny koszt zatrudnienia jest o blisko tysiąc złotych wyższy niż kwota widniejąca w umowie.

Wynagrodzenie netto a rzeczywisty koszt

Wynagrodzenie netto, które otrzymuje pracownik, jest pomniejszone o składki ZUS finansowane przez pracownika oraz zaliczkę na podatek dochodowy. To sprawia, że różnica między tym, co „na rękę” dostaje zatrudniony, a tym, ile faktycznie płaci pracodawca, bywa dla wielu zaskakująca.

W praktyce oznacza to, że znacząca część kosztów pracy nie trafia bezpośrednio do pracownika, lecz do systemu ubezpieczeń społecznych i budżetu państwa.

Dodatkowe obowiązki pracodawcy

Koszt zatrudnienia to nie tylko pensja i składki. Pracodawca musi również sfinansować:
– badania lekarskie (wstępne, okresowe i kontrolne),
– szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
– wyposażenie stanowiska pracy.

Dodatkowo w razie choroby pracownika pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe przez pierwsze 33 dni nieobecności, a w przypadku osób powyżej 50. roku życia – przez 14 dni. Dopiero później świadczenie przejmuje ZUS.

Urlopy i inne świadczenia

Pracownik zatrudniony na umowę o pracę ma prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego – 20 lub 26 dni w roku, w zależności od stażu pracy. W tym czasie pracodawca ponosi koszt wynagrodzenia, mimo że praca nie jest wykonywana.

Wynagrodzenie może obejmować również premie, dodatki czy prowizje, które dodatkowo zwiększają obciążenia po stronie firmy. W większych przedsiębiorstwach zasady wynagradzania muszą być ujęte w regulaminie lub układzie zbiorowym.

Całkowity koszt etatu w praktyce

Przy minimalnym wynagrodzeniu 4806 zł brutto całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę wynosi około 5790 zł miesięcznie. W skali roku daje to niemal 70 tys. zł, nie licząc dodatkowych kosztów organizacyjnych czy absencji pracowniczych.

Dlatego dla wielu firm decyzja o zatrudnieniu na etat wymaga dokładnych kalkulacji. Umowa o pracę zapewnia pracownikowi stabilność i szerokie prawa, ale dla pracodawcy oznacza znacznie wyższe koszty niż sama wypłata wynagrodzenia.

 

Artykuł został przygotowany na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz rzetelnych źródeł branżowych. Akty prawne omawiane w tekście:

 

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy 
• Ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę 
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych 
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych 
• Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy 
• Ustawa z dnia 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy 
• Ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych