1 stycznia 2026 się zacznie. Ruszą lawinowe kontrole. Nikt się nie wywinie

Koniec z fałszywymi dyplomami i nieprawdziwymi informacjami o wykształceniu w procesach rekrutacyjnych. Ministerstwo Nauki przygotowuje przepisy, które pozwolą pracodawcom weryfikować prawdziwość dokumentów edukacyjnych bezpośrednio z uczelniami. Nowe regulacje obejmą nawet dyplomy wydane w ostatnich 50 latach, a za każdą weryfikację trzeba będzie zapłacić.

Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego pracuje nad nowelizacją ustawy o uczelniach, która fundamentalnie zmieni sposób weryfikacji wykształcenia kandydatów do pracy w Polsce. Nowe przepisy mają rozwiązać problem, z którym od lat borykają się pracodawcy – niemożność skutecznej weryfikacji autentyczności dyplomów i zaświadczeń o ukończeniu studiów przedkładanych przez pracowników i kandydatów podczas procesów rekrutacyjnych.

Planowane zmiany oznaczają przełom w polskim systemie rekrutacji, gdzie do tej pory pracodawcy musieli polegać wyłącznie na dobrej wierze kandydatów i własnych umiejętnościach rozpoznawania podrabianych dokumentów. Nowy system prawny ma zapewnić możliwość bezpośredniej weryfikacji danych edukacyjnych z uczelniami, co może znacząco wpłynąć na przejrzystość rynku pracy.

Problem dotyka tysiące firm w całej Polsce

Obecne regulacje prawne, szczególnie te wynikające ze stanowiska Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, uniemożliwiają pracodawcom bezpośrednie kontaktowanie się z uczelniami w celu weryfikacji prawdziwości dokumentów przedkładanych przez kandydatów. Ta sytuacja prowadzi do powstawania luki w systemie rekrutacyjnym, którą mogą wykorzystywać osoby podające nieprawdziwe informacje o swoim wykształceniu.

Jak wyjaśnia Ministerstwo Nauki w ocenie skutków regulacji, „pracodawcy nie mogą zweryfikować bezpośrednio w uczelni, czy dane zawarte w dyplomie ukończenia studiów przedłożonym przez pracownika lub kandydata do pracy są prawdziwe”. Ta niemożność weryfikacji stwarza ryzyko zatrudniania osób na podstawie fałszywych lub nieprawdziwych dokumentów edukacyjnych.

Problem ten został zgłoszony przez stronę społeczną, co wskazuje na jego powszechność i znaczenie dla funkcjonowania polskiego rynku pracy. Pracodawcy, szczególnie ci zatrudniający na stanowiskach wymagających specjalistycznego wykształcenia, od lat sygnalizowali potrzebę stworzenia mechanizmu umożliwiającego sprawdzenie autentyczności przedkładanych dokumentów edukacyjnych.

Uczelnie staną się weryfikatorami za opłatą

Zgodnie z projektowanymi przepisami uczelnie będą zobowiązane do udzielania pracodawcom informacji o danych zawartych w dyplomach ukończenia studiów wydanych w postaci papierowej. Usługa ta będzie świadczona odpłatnie, przy czym wysokość opłaty została określona na poziomie 1 procenta minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu złożenia wniosku.

Przy obecnym poziomie minimalnego wynagrodzenia oznacza to koszt około 47 złotych za jedną weryfikację dyplomu. Ta kwota ma pokryć koszty administracyjne związane z przetwarzaniem wniosku i weryfikacją danych w archiwach uczelni, jednocześnie nie stanowiąc nadmiernej bariery finansowej dla pracodawców potrzebujących sprawdzić autentyczność dokumentów.

Pracodawca będzie mógł wystąpić z wnioskiem o weryfikację pod warunkiem posiadania interesu prawnego i powzięcia uzasadnionych wątpliwości co do autentyczności dokumentu. Wniosek będzie musiał zawierać dane identyfikacyjne posiadacza dyplomu, w szczególności imię, nazwisko oraz numer dyplomu ukończenia studiów.

Pięćdziesięcioletnie archiwum pod lupą

Szczególnie imponujący jest zakres czasowy, jaki będą obejmować nowe przepisy. Regulacja może dotyczyć dyplomów wydawanych na przestrzeni ostatnich 50 lat, co oznacza, że weryfikacji będą mogły podlegać dokumenty osób, które ukończyły studia nawet w latach 70. ubiegłego wieku. Ten szeroki zakres czasowy pokazuje skalę wyzwania, przed jakim staną polskie uczelnie.

Zgodnie z danymi ze Zintegrowanego Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on, średnio rocznie w Polsce wydawanych jest 299 236 dyplomów ukończenia studiów. Oznacza to, że uczelnie będą musiały być przygotowane na weryfikację potencjalnie kilkunastu milionów dokumentów wydanych w ciągu ostatniego półwiecza.

Ta skala operacji oznacza konieczność stworzenia przez uczelnie sprawnych systemów archiwizacji i wyszukiwania danych, co może wymagać znacznych inwestycji w infrastrukturę informatyczną i zasoby ludzkie. Ministerstwo zdaje sobie sprawę z tego wyzwania, dlatego przewiduje stosunkowo długi okres vacatio legis.

Uczelnie mają rok na przygotowania

Nowe przepisy mają wejść w życie 1 stycznia 2026 roku, co daje uczelniom prawie rok na właściwe przygotowania organizacyjne. Ten termin ma umożliwić instytucjom szkolnictwa wyższego opracowanie, przyjęcie i wdrożenie odpowiednich procedur oraz przegląd i dostosowanie już obowiązujących regulacji wewnętrznych.

W ramach przygotowań uczelnie będą musiały również wydać stosowne upoważnienia pracownikom, którzy będą zajmować się procesem weryfikacji dyplomów. To oznacza konieczność przeszkolenia personelu i utworzenia wyspecjalizowanych komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za obsługę wniosków od pracodawców.

Autorzy projektu przyznają, że skutkiem wprowadzenia proponowanych rozwiązań będzie nałożenie na uczelnie dodatkowych, znacznych obciążeń. Te obciążenia będą miały zarówno charakter finansowy – koszty organizacji nowego systemu weryfikacji, jak i operacyjny – konieczność przeznaczenia części zasobów ludzkich na obsługę wniosków weryfikacyjnych.

Zabezpieczenia przeciw nadużyciom

Projektowane przepisy zawierają również mechanizmy mające zapobiegać nadużywaniu nowego systemu weryfikacji. Przesłanką wystąpienia z wnioskiem ma być powzięcie uzasadnionych wątpliwości co do autentyczności danych zawartych w dyplomie po weryfikacji zabezpieczeń przed fałszerstwem określonych w przepisach ustawy o dokumentach publicznych.

Oznacza to, że pracodawca nie będzie mógł składać wniosków weryfikacyjnych bez konkretnych podstaw do podejrzeń co do autentyczności dokumentu. Będzie musiał najpierw sprawdzić zabezpieczenia techniczne dyplomu, takie jak hologramy, znaki wodne czy inne elementy utrudniające fałszerstwo, i dopiero po stwierdzeniu nieprawidłowości będzie mógł wystąpić o weryfikację do uczelni.

Ten mechanizm ma chronić uczelnie przed lawiną nieuzasadnionych wniosków weryfikacyjnych, które mogłyby sparaliżować ich działalność administracyjną. Jednocześnie opłata za weryfikację również pełni rolę filtra ekonomicznego, odstraszającego od składania wniosków bez rzeczywistych podstaw.

Wpływ na rynek pracy i procesy rekrutacyjne

Wprowadzenie nowego systemu weryfikacji może znacząco wpłynąć na funkcjonowanie polskiego rynku pracy. Pracodawcy zyskają narzędzie, które pozwoli im skuteczniej weryfikować kwalifikacje kandydatów, co może przyczynić się do zwiększenia jakości rekrutacji i lepszego dopasowania pracowników do stanowisk.

Z drugiej strony, kandydaci do pracy będą musieli liczyć się z możliwością weryfikacji swoich dokumentów edukacyjnych, co może skutecznie zniechęcić do podawania nieprawdziwych informacji o wykształceniu. To z kolei może prowadzić do większej uczciwości w procesach rekrutacyjnych i lepszego odzwierciedlenia rzeczywistych kwalifikacji kandydatów.

Nowy system może również wpłynąć na sposób prowadzenia procesów rekrutacyjnych przez działy HR. Możliwość weryfikacji dyplomów może stać się standardowym elementem procedur rekrutacyjnych, szczególnie na stanowiska wymagające specjalistycznego wykształcenia lub wysokich kwalifikacji. Koszt weryfikacji w wysokości około 47 złotych jest stosunkowo niewielki w porównaniu do kosztów błędnej rekrutacji.