30 września 2026 to ostatni dzwonek. Po tym terminie możesz stracić dni wolne na trzy lata

Zostawiłeś kilka dni urlopu z 2025 roku na później? Masz czas tylko do końca września. Po tej dacie sprawy komplikują się na tyle, że większość pracowników nigdy nie odzyska przysługujących im dni wolnych. A to dopiero początek zmian, które w 2026 roku dotknęły kwestie urlopu i ekwiwalentu. Pracodawcy zyskali nowe uprawnienia, a pracownicy – nowe obowiązki. Sprawdź, co musisz wiedzieć o zaległym urlopie, zanim będzie za późno.

Termin, który wszyscy znają, ale niewielu rozumie

Zgodnie z Kodeksem pracy zaległy urlop z 2025 roku musisz wykorzystać najpóźniej do 30 września 2026 roku. To brzmi prosto, ale diabeł tkwi w szczegółach. Wielu pracowników myśli, że urlop przepada automatycznie 1 października, jak dynia Kopciuszka o północy. Rzeczywistość jest nieco inna, choć niewiele lepsza. Jak informuje portal ifirma.pl, roszczenie o zaległy urlop przedawnia się dopiero po trzech latach od dnia, w którym stało się wymagalne, czyli od 30 września roku następnego. Oznacza to, że urlop z 2025 roku teoretycznie można wykorzystać aż do 30 września 2029 roku.

W praktyce jednak mało kto walczy o urlop sprzed kilku lat. Przede wszystkim dlatego, że pracodawca ma prawo i obowiązek wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody, aby uniknąć kar od Państwowej Inspekcji Pracy. Niedopełnienie obowiązku udzielenia zaległego urlopu do końca września grozi pracodawcy grzywną od 5000 do 30 000 złotych, jak wynika z materiałów SD Worx. To właśnie dlatego większość firm pilnuje terminów jak oka w głowie i nie dopuszcza do sytuacji, w której pracownicy gromadzą urlopy latami.

Pracodawca może cię wysłać na urlop bez pytania

Okręgowy Inspektorat Pracy w Katowicach potwierdza, że pracodawca ma nie tylko prawo, ale wręcz obowiązek udzielić pracownikowi zaległego urlopu, nawet jeśli pracownik nie złożył wniosku. To ważny aspekt, który ma zapobiegać kumulowaniu się dni wolnych i chronić obie strony – pracownika przed utratą urlopu, a pracodawcę przed konsekwencjami prawnymi. Według orzecznictwa Sądu Najwyższego pracodawca może wysłać pracownika na zaległy wypoczynek bez uwzględniania i planowania terminu z podwładnym w sytuacji, gdy zatrudniony zwleka z urlopem, a zbliża się termin jego wykorzystania.

W praktyce oznacza to proste ostrzeżenie: jeśli masz niewykorzystany urlop z 2025 roku i nie planujesz, kiedy go wykorzystać, twój szef może podjąć decyzję za ciebie. Może to być wrzesień, sierpień, a nawet czerwiec. Pracodawca powinien posiadać dowody wskazujące, że wnioskował o zaplanowanie urlopu, ale pracownik nie spełnił jego prośby. Warto zatem samemu zaplanować wykorzystanie dni wolnych, zanim ktoś zrobi to za nas w najmniej dogodnym momencie.

Pierwszeństwo dla zaległego urlopu

W nowym roku często masz do dyspozycji urlop zaległy i bieżący. Pamiętaj, że w pierwszej kolejności wykorzystuje się urlop zaległy, jak przypomina Państwowa Inspekcja Pracy. To kluczowe, ponieważ ma on określony termin ważności do 30 września, a urlop bieżący można wykorzystać do końca roku kalendarzowego. Nieprzestrzeganie tej zasady może prowadzić do sytuacji, w której wyczerpiesz nowy urlop, a stary nadal będzie zalegać. Wtedy pracodawca może wysłać cię na przymusowy wypoczynek w terminie wybranym przez siebie.

Wypełnienie obowiązku udzielania urlopu zaległego do 30 września oznacza takie zorganizowanie pracy, aby pracownik mógł najpóźniej w ostatnim dniu września rozpocząć korzystanie z urlopu zaległego. Z przepisów nie wynika wymóg wykorzystania całego urlopu zaległego do końca września – wystarczy, że pierwszy dzień urlopu wypada 30 września lub wcześniej. Pracodawca nie postąpi jednak w sposób prawidłowy, gdy zaakceptuje wniosek urlopowy dopiero 30 września, a faktycznie termin wykorzystania urlopu przypadnie w październiku lub listopadzie.

Rewolucja w ekwiwalencie od 27 stycznia

Jeśli planujesz zmianę pracy w 2026 roku i masz niewykorzystany urlop, czeka cię niespodzianka. Od 27 stycznia 2026 roku obowiązują nowe zasady wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Jak informuje RMF24, ekwiwalent nie będzie już wypłacany automatycznie w ostatni dzień pracy. Nowe przepisy powiązały termin wypłaty ekwiwalentu z terminem wypłaty wynagrodzenia. Oznacza to, że jeśli firma wypłaca pensje dziesiątego dnia miesiąca, a odchodzisz z pracy ostatniego dnia poprzedniego miesiąca, ekwiwalent otrzymasz dopiero dziesiątego wraz z ostatnią wypłatą.

Jeśli natomiast termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed ostatnim dniem pracy, pracodawca ma maksymalnie dziesięć dni od zakończenia stosunku pracy na przelew za urlop. Gdy dziesiąty dzień przypada w święto lub niedzielę, pieniądze muszą znaleźć się na koncie w ostatni dzień roboczy przed tym terminem. Zmiana ta ma usprawnić proces rozliczeń przy zakończeniu zatrudnienia i ograniczyć liczbę pomyłek wynikających z niekompletnych danych w dniu ustania stosunku pracy, jak wyjaśnia Gazeta Prawna.

Co to oznacza dla ciebie?

Jeśli masz niewykorzystany urlop z 2025 roku, nie odkładaj go na ostatnią chwilę. Najlepiej zaplanuj wykorzystanie dni wolnych już w pierwszej połowie roku, aby uniknąć sytuacji, w której we wrześniu wszyscy walczą o wolne. Zaległy urlop ma pierwszeństwo przed bieżącym, więc najpierw musisz wykorzystać stare dni, a dopiero potem nowe. Pamiętaj, że pracodawca może wysłać cię na urlop bez twojej zgody, jeśli zwlekasz z planowaniem wypoczynku.

Jeśli planujesz zmianę pracy, przygotuj się na to, że ekwiwalent za niewykorzystany urlop może trafić na twoje konto później niż w ostatni dzień zatrudnienia. W zależności od tego, kiedy w firmie wypłacane są pensje, możesz dostać pieniądze razem z ostatnim wynagrodzeniem lub w ciągu dziesięciu dni od zakończenia umowy. To istotna zmiana dla osób, które liczą na szybki zastrzyk gotówki między jedną pracą a drugą.

Warto również pamiętać, że nie możesz zrezygnować z urlopu w zamian za pieniądze, jeśli nadal pracujesz. Ekwiwalent przysługuje wyłącznie przy zakończeniu stosunku pracy. Prawo do wypoczynku jest niezbywalne i pracodawca nie może wypłacić ekwiwalentu zamiast urlopu osobie, której zatrudnienie trwa nadal. W 2026 roku współczynnik ekwiwalentu wynosi 20,92 dla pełnego etatu. Aby obliczyć należną kwotę, trzeba podzielić średnie miesięczne wynagrodzenie przez ten współczynnik, a następnie pomnożyć przez liczbę dni niewykorzystanego urlopu.