Kliknąłeś, żeby zaoszczędzić 1600 zł? Teraz urzędnicy żądają zwrotu z odsetkami przez błąd, o którym nikt nie mówi

Do kancelarii księgowych i doradców podatkowych zgłaszają się przerażeni ludzie, którzy otrzymali decyzje nakazujące zwrot „zaoszczędzonych” pieniędzy wraz z odsetkami. Dlaczego prezent od państwa okazał się dla wielu pułapką i jak nie popełnić tego samego błędu, składając wniosek na 2026 rok?

Kiedy rząd ogłaszał wprowadzenie wakacji składkowych, narracja była prosta: „Raz w roku, przez wybrany miesiąc, nie płacisz składek na ubezpieczenia społeczne. Państwo bierze to na siebie”. Brzmiało jak bajka. Przedsiębiorcy, przyzwyczajeni do skomplikowanych przepisów, tym razem uwierzyli, że będzie łatwo. Wystarczyło wejść na PUE ZUS (obecnie system eZUS), wybrać miesiąc i wysłać wniosek.

Niestety, diabeł tkwił w definicji tego wsparcia. Zwolnienie ze składek nie jest „prezentem socjalnym”. Jest pomocą publiczną udzielaną w ramach limitu de minimis. To prawnicze określenie, które dla przeciętnego hydraulika, programisty czy fryzjerki brzmi jak łacina, w 2025 roku zebrało żniwo. Okazuje się bowiem, że aby skorzystać z wakacji, trzeba mieć wolny limit tej pomocy. A limit ten pomniejszają rzeczy, o których w ogóle byśmy nie pomyśleli w kategoriach „pomocy od państwa”.

Jednorazowa amortyzacja – ograniczenia wakacji od ZUS

Najwięcej dramatów w styczniu 2026 roku dotyczy przedsiębiorców, którzy w ostatnich trzech latach inwestowali w firmę. Wyobraźmy sobie Pana Krzysztofa, który prowadzi firmę budowlaną. W 2024 roku kupił koparkę za 200 tysięcy złotych i skorzystał z tzw. jednorazowej amortyzacji (pomoc de minimis), by obniżyć podatek dochodowy. To standardowy zabieg optymalizacyjny.

W 2025 roku Pan Krzysztof złożył wniosek o wakacje od ZUS. W rubryce „wykorzystana pomoc de minimis” wpisał „0”, bo przecież nie brał żadnych dotacji z Urzędu Pracy ani grantów unijnych. System wniosek przyjął. Pan Krzysztof nie zapłacił składek za listopad.

Dziś, w 2026 roku, ZUS po weryfikacji danych w systemie SUDOP (System Udostępniania Danych o Pomocy Publicznej) stwierdził, że Pan Krzysztof poświadczył nieprawdę lub przekroczył dopuszczalne limity w specyficznych sektorach (np. transport drogowy ma inne limity). Jednorazowa amortyzacja JEST pomocą de minimis. Jej wartość nie jest równa cenie koparki, ale wartości zaoszczędzonego podatku (czyli korzyści finansowej). Jeśli przedsiębiorca tego nie wykazał lub źle policzył dostępny limit (który w 2024 roku wzrósł do 300 tys. euro, ale w transporcie drogowym towarów jest niższy), traci prawo do wakacji. Decyzja ZUS? Nakaz zapłaty zaległych składek wraz z odsetkami za zwłokę.

Gwarancje bankowe i szkolenia – tego też nie policzyłeś?

Kolejną pułapką są „drobne” pomoce, o których zapominamy. Czy Twoja firma brała udział w szkoleniach dofinansowanych z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS)? Czy korzystałeś z gwarancji de minimis przy kredycie obrotowym w banku (np. gwarancje BGK)?

Wielu przedsiębiorców w 2025 roku było przekonanych, że to są sprawy między nimi a bankiem. Błąd. Każda złotówka zaoszczędzona dzięki gwarancji BGK zjada Twój limit de minimis. Składając wniosek o wakacje od ZUS, musisz znać dokładną kwotę wykorzystanego limitu z trzech ostatnich lat (rok bieżący i dwa poprzednie). Jeśli we wniosku wpisałeś kwotę mniejszą niż widnieje w rejestrach państwowych, ZUS ma podstawę do odrzucenia wniosku lub – co gorsza – cofnięcia decyzji przyznającej ulgę po czasie.

W 2026 roku urzędnicy są już wyposażeni w algorytmy, które automatycznie krzyżują dane z wniosków RWS z bazą SUDOP. To, co w 2025 roku mogło umknąć w chaosie wdrożeniowym, teraz jest wyłapywane bezlitośnie.

Składka zdrowotna – bolesne przebudzenie

Choć minął rok, wciąż wielu przedsiębiorców nie rozumie podstawowej zasady: wakacje od ZUS nie dotyczą składki zdrowotnej. W styczniu 2026 roku księgowi masowo korygują błędne przelewy swoich klientów.

Scenariusz jest typowy: przedsiębiorca dostaje informację „masz wakacje w grudniu”. Z ulgą nie płaci nic do ZUS-u. Tymczasem zwolnienie obejmuje tylko składki społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe) i Fundusz Pracy/Solidarnościowy. Składkę zdrowotną trzeba zapłacić normalnie!

Jeśli w miesiącu wakacji nie zapłaciłeś składki zdrowotnej, w systemie ZUS widnieje niedopłata. Niedopłata oznacza, że wypadasz z systemu dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego (jeśli opóźnienie jest duże) lub po prostu naliczane są odsetki. Co gorsza, brak opłacenia składki zdrowotnej w terminie może być przesłanką do… zakwestionowania prawa do wakacji od składek społecznych (jako naruszenie warunków ustawowych o niezaleganiu).

Błąd we wniosku = blokada na rok?

Procedura składania wniosku w 2026 roku jest surowa. Wniosek składa się w miesiącu poprzedzającym wybrany miesiąc (np. w styczniu na luty). Jeśli zrobisz błąd we wniosku (np. źle zaznaczysz wielkość firmy – mikro/mała), a ZUS go odrzuci, często nie masz już czasu na korektę, by zdążyć w terminie na wybrany miesiąc.

Ale prawdziwy dramat dotyczy sytuacji, w której ZUS przyznał ulgę, a potem ją cofnął (np. przez wspomniane de minimis). Przepisy mówią, że z ulgi można skorzystać raz w roku. Jeśli skorzystałeś (nie zapłaciłeś), a potem ZUS uznał to za nieuprawnione i kazał dopłacić, to technicznie rzecz biorąc… „wykorzystałeś” swój slot na ten rok? Prawnicy toczą o to spory, ale interpretacja ZUS w 2026 roku bywa niekorzystna: „Próbowałeś, nie udało się, limit wniosków wyczerpany. Zapraszamy za rok”.

Wspólnicy spółek cywilnych – chaos do kwadratu

Dla wspólników spółek cywilnych rok 2025 był lekcją pokory. Limit de minimis przysługuje przedsiębiorcy. W spółce cywilnej przedsiębiorcami są wspólnicy, ale pomoc de minimis często jest przypisana do NIP-u spółki (jeśli to spółka była beneficjentem np. dotacji). Jak to podzielić przy wniosku o wakacje od ZUS, który składa każdy wspólnik indywidualnie na swój własny ZUS?

W 2026 roku wiemy już, że błędy w przyporządkowaniu pomocy w spółkach cywilnych są masowe. Wspólnicy wpisywali całą pomoc spółki na siebie, albo – w drugą stronę – nie wpisywali nic, twierdząc, że „to spółka dostała”. Oba podejścia kończą się korektami. ZUS wymaga precyzyjnego wydzielenia części pomocy przypadającej na konkretnego wspólnika.

Co to oznacza dla Ciebie? Instrukcja bezpieczeństwa na 2026

Chcesz skorzystać z wakacji od ZUS w 2026 roku i spać spokojnie? Musisz odrobić pracę domową, której nie zrobiłeś rok temu.

1. Sprawdź bazę SUDOP przed wysłaniem wniosku

To Twój obowiązek. Wejdź na stronę sudop.uokik.gov.pl, wpisz swój NIP i zobacz, co widzi państwo. Zsumuj kwoty pomocy de minimis z roku bieżącego i dwóch lat wstecz (w euro). Jeśli suma zbliża się do limitu (obecnie 300 000 euro dla większości branż, ale uwaga na transport!), skonsultuj się z księgową.

2. Pamiętaj o amortyzacji jednorazowej

Jeśli kupowałeś środki trwałe i wrzucałeś je w koszty jednorazowo (do 50 tys. euro), sprawdź, czy otrzymałeś zaświadczenie o pomocy de minimis. Jeśli nie masz papierka, to nie znaczy, że pomocy nie było! Wartość tej pomocy to iloczyn wartości odpisu i stawki podatku (np. 12%, 19%). Tę kwotę musisz uwzględnić we wniosku.

3. Zaznacz odpowiedni miesiąc (strategicznie)

Nie wybieraj miesiąca „na chybił trafił”.

• Najbardziej opłaca się wziąć wakacje w miesiącu, w którym spodziewasz się najniższych przychodów (płynność finansowa).
• Pamiętaj, że za miesiąc wakacji podstawa wymiaru składek wynosi 0 zł, co wpływa na wysokość ewentualnego zasiłku chorobowego w przyszłości. Jeśli planujesz iść na L4 lub macierzyński, wakacje od ZUS mogą drastycznie obniżyć Twoje świadczenie!

4. Pilnuj terminu opłacenia składki zdrowotnej

W miesiącu, w którym masz „wakacje”, ustaw sobie w telefonie przypomnienie: „ZAPŁAĆ ZDROWOTNĄ”. Zwykły przelew, ten sam co zawsze, tylko kwota inna (sama zdrowotna). Nie licz na to, że księgowa zrobi to za Ciebie, jeśli sam puszczasz przelewy.

Wakacje od ZUS to świetne rozwiązanie, które pozwala zostawić w kieszeni około 1500-1600 złotych rocznie (w zależności od podstawy). Ale w 2026 roku nie jest to już rozwiązanie „dla każdego, bez pytań”. To instrument dla świadomych przedsiębiorców, którzy potrafią liczyć nie tylko zyski, ale i otrzymaną wcześniej pomoc publiczną.