Masz 7 dni na donos do ZUS. Brak druku RUD to 5000 zł kary. Sprawdź, kogo musisz zgłosić [02.01.2026]

W noworocznym zamieszaniu często korzystamy z usług osób trzecich: sąsiadki-emerytki do pilnowania dzieci, studenta do puszczania muzyki, czy „złotej rączki” do naprawy kranu. Rozliczamy się gotówką lub szybkim przelewem, spisujemy prostą umowę „na kolanie” i myślimy, że sprawa jest załatwiona. Błąd. Od kilku lat w Polsce funkcjonuje Rejestr Umów o Dzieło (RUD) prowadzony przez ZUS. Jeśli zawrzesz taką umowę – nawet ustną lub na jedną noc – i nie zgłosisz tego faktu urzędnikom w ciągu 7 dni, narażasz się na grzywnę do 5000 złotych. Nowy Rok może zacząć się od bolesnej lekcji biurokracji.

Obowiązek raportowania umów o dzieło został wprowadzony jako narzędzie uszczelniania systemu podatkowego i ubezpieczeniowego. ZUS chce wiedzieć, ile takich umów jest zawieranych w Polsce i czy nie są one nadużywane w celu unikania płacenia składek (tzw. ukrywanie stosunku pracy). Dla przedsiębiorców temat jest znany, ale dla osób fizycznych (płatników składek) lub małych firm organizujących okazjonalne wydarzenia, formularz RUD wciąż brzmi egzotycznie. Tymczasem w okresie sylwestrowo-noworocznym liczba takich „szybkich zleceń” lawinowo rośnie, a wraz z nią – ryzyko wpadki podczas kontroli.

Kim jest „wykonawca dzieła”?

Aby zrozumieć powagę sytuacji, musimy zdefiniować, kogo ten problem dotyczy. Umowa o dzieło to umowa rezultatu. Płacisz za konkretny efekt, a nie za czas pracy. W kontekście sylwestrowym najczęstsze przykłady to:

• DJ / Zespół muzyczny: Jeśli zatrudniasz osobę fizyczną (nie firmę wystawiającą fakturę VAT), by zagrała na Twojej imprezie, i spisujesz umowę o dzieło na „oprawę muzyczną”.
• Fotograf: Wynajmujesz freelancera, by zrobił zdjęcia z balu i dostarczył 100 obrobionych fotek. To klasyczne dzieło.
• Dekorator: Ktoś przygotowuje dekoracje sali, balony, girlandy na Twoje zamówienie.
• Kucharz / Catering domowy: Pani, która lepi dla Ciebie 200 pierogów i piecze ciasta na imprezę.
• Niania (UWAGA!): Tu sprawa jest śliska. Opieka nad dzieckiem to zazwyczaj umowa zlecenia (staranności), która podlega oskładkowaniu ZUS. Jednak wielu rodziców próbuje podpisywać umowę o dzieło na „wykonanie opieki w nocy sylwestrowej”. Jeśli tak zrobisz – wpadasz w obowiązek RUD. (A ZUS może taką umowę zakwestionować i oskładkować wstecz, ale to temat na osobny artykuł).

Jeśli zatrudniasz te osoby i nie prowadzą one działalności gospodarczej, zazwyczaj podpisujesz umowę cywilnoprawną. I tu wchodzi ZUS, cały na biało, żądając informacji.

7 dni – termin, którego nie wolno przegapić

Przepisy są bezlitosne. Masz 7 dni od dnia zawarcia umowy na zgłoszenie jej do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych na formularzu RUD (Zgłoszenie umowy o dzieło).

Przykład: Podpisujesz umowę z DJ-em 29 grudnia. Termin na wysłanie zgłoszenia mija 5 stycznia 2026 roku.

Przykład 2: Podpisujesz umowę w Sylwestra, 31 grudnia. Termin mija 7 stycznia.

Wielu organizatorów budzi się z tym tematem w połowie stycznia, przy okazji rozliczania podatków (PIT-11). Wtedy jest już za późno. System ZUS rejestruje datę wpływu. Przekroczenie terminu jest wykroczeniem przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

To tylko informacja, a nie podatek?

Wielu ludzi pyta: „Ale po co mam to zgłaszać, skoro od umowy o dzieło nie płaci się składek ZUS?”. To prawda – co do zasady, umowa o dzieło z osobą obcą (niebędącą naszym pracownikiem) nie jest oskładkowana (płaci się tylko podatek dochodowy). Nie wysyłasz do ZUS pieniędzy.

Właśnie dlatego wprowadzono rejestr RUD. Państwo chce widzieć przepływy na rynku pracy, które nie generują składek. ZUS gromadzi te dane do celów statystycznych i analitycznych, ale też kontrolnych. Jeśli dana osoba (np. ów DJ) ma w systemie 50 umów o dzieło rocznie, a żadnego ubezpieczenia, ZUS może wszcząć kontrolę i sprawdzić, czy te umowy nie powinny być zleceniami (które są oskładkowane). Ty, jako zamawiający, jesteś donosicielem w tym systemie.

Kogo NIE trzeba zgłaszać? Wyjątki

Nie każda umowa o dzieło musi trafić do rejestru. Są cztery ważne wyjątki, które mogą uratować Ci skórę:

1. Umowa z własnym pracownikiem: Jeśli zatrudniasz kogoś na etacie i dodatkowo dajesz mu umowę o dzieło – nie zgłaszasz RUD (bo i tak płacisz od tego pełny ZUS).
2. Dzieło wykonywane na rzecz własnego pracodawcy: Jeśli pracownik podpisuje umowę z firmą zewnętrzną, ale efekt pracy trafia do Ciebie (skomplikowana konstrukcja) – też nie zgłaszasz.
3. Umowa z przedsiębiorcą: Jeśli Twój DJ wystawia Ci fakturę VAT lub rachunek jako firma – nie zgłaszasz tego do ZUS. To relacja B2B.
4. Umowa z podmiotem, który nie jest płatnikiem składek: To najważniejszy punkt dla „zwykłego Kowalskiego”. Jeśli jesteś osobą fizyczną, nie prowadzisz firmy i nie zatrudniasz nikogo (nie zgłaszasz nikogo do ubezpieczeń, np. niani na legalnej umowie uaktywniającej) – teoretycznie nie jesteś płatnikiem składek. Wtedy obowiązek RUD Cię nie dotyczy.

UWAGA! Pułapka tkwi w definicji „płatnika”. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą (nawet zawieszoną, choć tu interpretacje są różne) albo zatrudniasz legalnie nianię, jesteś płatnikiem. Wtedy, organizując prywatną imprezę i biorąc DJ-a na umowę, masz obowiązek go zgłosić.

Kara 5000 zł – straszak czy realne zagrożenie?

Zgodnie z art. 98 ustawy systemowej: „Kto, jako płatnik składek albo osoba obowiązana do działania w imieniu płatnika, nie dopełnia obowiązku przesyłania zgłoszeń (…) podlega karze grzywny do 5000 złotych”.

Czy ZUS faktycznie nakłada te kary? Tak, choć rzadko w maksymalnej wysokości za pierwsze przewinienie. Zazwyczaj kończy się na kilkuset złotych. Jednak w 2026 roku, w dobie cyfryzacji, wyłapanie braku RUD jest banalnie proste.

Jak? Poprzez Urząd Skarbowy.

Od umowy o dzieło musisz odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy (PIT-4R) i wystawić PIT-11. Te dane trafiają do Skarbówki. ZUS i KAS (Krajowa Administracja Skarbowa) coraz ściślej wymieniają się danymi. Jeśli w PIT wykażesz umowę o dzieło, a w systemie ZUS nie ma druku RUD – algorytm zapala czerwoną lampkę. „Wezwanie do wyjaśnienia” przychodzi automatycznie.

Umowa ustna – czy chroni przed ZUS?

Wielu organizatorów sylwestrowych imprez mówi: „My nic nie podpisywaliśmy, daliśmy gotówkę do ręki, więc nie ma śladu”. To działanie w szarej strefie, które niesie inne ryzyka.

Jeśli DJ nie dostanie pieniędzy i pójdzie do sądu pracy (lub cywilnego), zezna, że łączyła Was umowa ustna. Umowa o dzieło w Polsce może być zawarta ustnie i jest ważna. Wtedy sąd powiadomi ZUS o ujawnionym stosunku prawnym. Wówczas zapłacisz nie tylko zaległe wynagrodzenie, ale i karę za brak zgłoszenia RUD oraz ewentualne odsetki podatkowe. W 2026 roku, gdy każda transakcja zostawia cyfrowy ślad (nawet wypłata z bankomatu skorelowana z datą imprezy), „brak papierka” to słaba linia obrony.

Co to oznacza dla Ciebie? – Instrukcja krok po kroku

Jesteś przedsiębiorcą lub płatnikiem składek i organizujesz Sylwestra z pomocą freelancerów? Oto co musisz zrobić, by spać spokojnie:

1. Zidentyfikuj rodzaj umowy

Upewnij się, że to faktycznie umowa o dzieło (rezultat: „zagranie koncertu”, „namalowanie obrazu”), a nie zlecenie (staranność: „kelnerowanie”, „opieka nad dziećmi”).

• Jeśli to Zlecenie -> musisz zgłosić do pełnego ZUS (druk ZUA/ZZA) i zapłacić składki.
• Jeśli to Dzieło -> musisz zgłosić do RUD (bez składek).

2. Zaloguj się na PUE ZUS / eZUS

Nie musisz iść do urzędu. Formularz RUD wyślesz w 3 minuty przez platformę internetową ZUS. Potrzebujesz tylko danych wykonawcy (Imię, Nazwisko, PESEL) oraz daty rozpoczęcia i zakończenia wykonywania dzieła.

3. Pilnuj terminu 7 dni

Ustaw przypomnienie w telefonie. Jeśli impreza jest 31 grudnia, wyślij zgłoszenie najpóźniej 2-3 stycznia, gdy emocje opadną. Nie czekaj do 7 stycznia, bo systemy informatyczne lubią płatać figle, a „brak dostępu do sieci” nie jest usprawiedliwieniem dla urzędnika.

4. Rozważ B2B

Jeśli masz taką możliwość, zawsze wybieraj wykonawców prowadzących działalność gospodarczą. Faktura zdejmuje z Ciebie cały ten biurokratyczny ciężar. Czasem warto dopłacić 100 zł DJ-owi z firmą, niż ryzykować 5000 zł kary za DJ-a „na umowę o dzieło”, o której zgłoszeniu zapomnisz.

Początek roku to czas zabawy, ale dla ZUS to po prostu kolejny okres rozliczeniowy. Nie daj się złapać w pułapkę „małej szkodliwości czynu”. W systemie zero-jedynkowym brak jednego formularza to błąd krytyczny.