Masz jeszcze 10 dni urlopu? 1 stycznia zmieniają się zasady. Szef może wysłać cię na wolne „na siłę”, a „żądanie” przepada

W firmowych systemach HR trwa gorączka. Pracownicy nerwowo przeliczają dni wolne, które „chomikowali” przez cały rok, a działy kadr wysyłają monity z prośbą o zaplanowanie zaległości. Wiele osób żyje w stresie, że z wybiciem północy w Sylwestra ich ciężko zapracowane dni urlopowe wyparują niczym bąbelki z szampana. Inni z kolei liczą na to, że niewykorzystany „urlop na żądanie” przejdzie na kolejny rok, dając im luksusowy bufor bezpieczeństwa. Rzeczywistość prawna jest jednak inna, niż podpowiada „chłopski rozum”. Czy wiesz, że od 1 stycznia Twój szef zyskuje potężne narzędzie, by pozbyć się Ciebie z biura, nawet jeśli wcale nie chcesz iść na wakacje?

Prawo do płatnego wypoczynku to fundamentalny przywilej pracownika, gwarantowany przez Kodeks pracy. W 2025 roku standardem było 20 lub 26 dni urlopu. Jednak życie pisze różne scenariusze – zwolnienia lekarskie, natłok projektów czy chęć oszczędzania dni na „wielką podróż” sprawiają, że wielu z nas kończy rok z pokaźnym zapasem niewykorzystanych godzin. Wchodząc w 2026 rok, ten zapas zmienia swój status prawny. Z „urlopu bieżącego” staje się „urlopem zaległym”. Ta semantyczna różnica ma gigantyczne konsekwencje dla Twojej relacji z pracodawcą.

Czy urlop przepada 1 stycznia? Wielki mit

Zacznijmy od najważniejszej wiadomości: Twoje dni wolne nie przepadają z końcem roku. Jeśli 31 grudnia 2025 roku masz na liczniku jeszcze 12 dni urlopu, to 1 stycznia 2026 roku budzisz się z tym samym pakietem 12 dni (plus nowa pula na rok 2026).

Strach przed utratą urlopu jest bezpodstawny, o ile nie mówimy o przedawnieniu (o czym później). Państwowa Inspekcja Pracy stoi na straży tego prawa. Jednak fakt, że dni nie znikają, nie oznacza, że możesz nimi dysponować tak samo swobodnie jak w grudniu. Od Nowego Roku wchodzisz w tryb awaryjny, regulowany przez artykuł 168 Kodeksu pracy.

Magiczna data: 30 września. Co się wtedy dzieje?

Zgodnie z przepisami, urlop niewykorzystany w terminie ustalonym zgodnie z planem urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Oznacza to, że dni, które zostały Ci z 2025 roku, musisz wykorzystać (fizycznie być na wolnym) do 30 września 2026 roku.

Dlaczego ta data jest tak ważna dla pracodawcy? Bo za nieudzielenie urlopu zaległego w tym terminie firmie grozi grzywna od Inspekcji Pracy (nawet do 30 000 zł). Pracodawca, który ma w systemie pracownika z 30 dniami zaległości w październiku 2026, jest na celowniku inspektora. Dlatego działy HR tak bardzo naciskają na „wyczyszczenie” kont urlopowych.

Warto wiedzieć: w okresie pandemii i zagrożenia epidemicznego termin ten był zawieszony, ale w 2025 i 2026 roku wróciliśmy do „starych”, sztywnych zasad. 30 września to deadline.

Przymusowy urlop – czy szef może Cię wyrzucić z biura?

To najbardziej kontrowersyjny temat, który co roku budzi emocje. Wyobraź sobie sytuację: masz 15 dni zaległego urlopu. Chcesz je zachować na grudzień 2026, żeby pojechać na miesiąc do Tajlandii. Twój szef mówi: „Nie. Masz iść na urlop w lutym”. Ty odmawiasz. Kto ma rację?

W przypadku urlopu zaległego, orzecznictwo Sądu Najwyższego jest jasne i staje po stronie pracodawcy. Szef ma prawo jednostronnie skierować pracownika na zaległy urlop, nawet bez jego zgody, aby uniknąć odpowiedzialności karnej za nieudzielenie go w terminie (do 30 września). Jeśli dostaniesz polecenie służbowe udania się na wypoczynek w terminie wskazanym przez firmę (w celu wybrania zaległości), odmowa może zostać potraktowana jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych i skutkować dyscyplinarką.

Pamiętaj: zasada ta dotyczy urlopu zaległego (z 2025 r.). Urlop bieżący (z 2026 r.) nadal powinien być ustalany w porozumieniu z Tobą (Plan Urlopów).

Urlop na żądanie – pułapka, w którą wpada wielu

To pytanie pojawia się najczęściej: „Mam 4 dni urlopu na żądanie z 2025 roku, których nie wykorzystałem. Czy w 2026 roku będę miał 8 dni na żądanie?”.

Odpowiedź brzmi: NIE. Urlop na żądanie nie kumuluje się.

• Każdemu pracownikowi przysługują 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym (są one częścią puli 20/26 dni, a nie dodatkiem).
• Jeśli nie wykorzystasz ich w 2025 roku, to 1 stycznia 2026 roku tracą one status „na żądanie”. Stają się zwykłym urlopem zaległym.
• W 2026 roku znowu otrzymasz prawo do 4 dni na żądanie (z nowej puli), ale te „stare” 4 dni musisz zaplanować i uzgodnić z szefem. Nie będziesz mógł zadzwonić rano i powiedzieć „nie ma mnie, biorę żądanie” korzystając z puli zeszłorocznej.

Czy mogę zamienić urlop na pieniądze?

Wielu pracowników, widząc dużą liczbę zaległych dni, zaciera ręce, licząc na dodatkowy zastrzyk gotówki. „Szefie, ja nie pójdę na wolne, niech mi szef wypłaci ekwiwalent”.

Niestety (lub stety dla Twojego zdrowia), jest to nielegalne w trakcie trwania stosunku pracy. Urlop wypoczynkowy, jak sama nazwa wskazuje, służy regeneracji sił (cel prozdrowotny). Prawo pracy zabrania zamiany go na pieniądze, jeśli nadal pracujesz w danej firmie. Pracodawca, który by się na to zgodził, popełnia wykroczenie.

Ekwiwalent pieniężny przysługuje TYLKO w jednym przypadku: gdy umowa o pracę zostaje rozwiązana (zwolnienie, wypowiedzenie, porozumienie stron), a Ty nie zdążyłeś wykorzystać dni wolnych. Wtedy (i tylko wtedy) firma musi wypłacić Ci żywą gotówkę za każdy niewykorzystany dzień.

Przedawnienie – kiedy urlop faktycznie przepada?

Wspomnieliśmy, że urlop nie przepada 1 stycznia. Ale czy można go trzymać w nieskończoność? Nie. Roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat.

Termin ten liczy się od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. W przypadku urlopu za 2025 rok, staje się on wymagalny 30 września 2026 roku (ostateczny termin udzielenia). Zatem urlop za 2025 rok przedawni się dopiero 30 września 2029 roku. Masz więc sporo czasu, ale pamiętaj o prawie szefa do wysłania Cię na przymusowe wakacje znacznie wcześniej.

Zmiana pracy a „przenoszenie” urlopu

Kolejny mit to przekonanie, że urlop „przechodzi” do nowego pracodawcy. Jeśli zmieniasz pracę 1 stycznia 2026 roku, stary pracodawca ma obowiązek rozliczyć się z Tobą z urlopu.

1. Albo wysyła Cię na urlop w okresie wypowiedzenia (przymusowo!).
2. Albo wypłaca ekwiwalent pieniężny.

Nie dostaniesz „świadectwa urlopowego”, które zaniesiesz do nowej firmy, by tam odebrać wolne. U nowego pracodawcy nabywasz prawo do urlopu od zera (proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w danym roku).

„Siła wyższa” i urlop opiekuńczy – to nie to samo!

W 2025 roku Polacy uczyli się korzystać z nowych typów wolnego wprowadzonych przez dyrektywę work-life balance. Warto pamiętać o nich przy planowaniu 2026 roku.

• Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej: 2 dni (lub 16h) płatne 50%. Niewykorzystane w 2025 roku PRZEPADAJĄ. Nie przechodzą na kolejny rok.
• Urlop opiekuńczy: 5 dni bezpłatnych na opiekę nad członkiem rodziny. Niewykorzystane w 2025 roku PRZEPADAJĄ.

Tylko klasyczny urlop wypoczynkowy jest „przechodni”.

Co to oznacza dla Ciebie? Strategia urlopowa na styczeń

Koniec roku to idealny moment na strategię, by w 2026 roku wypocząć mądrze i nie narazić się na gniew kadr.

1. Sprawdź stan licznika 29 grudnia

Zaloguj się do portalu pracowniczego lub zapytaj w kadrach, ile dokładnie dni Ci zostało. Czasem systemy HR mylą się o jeden dzień. Warto to wyjaśnić teraz, a nie przy planowaniu wakacji.

2. Zaplanuj zaległy urlop na „długie weekendy”

Rok 2026 oferuje kilka ciekawych opcji na przedłużenie wolnego (np. majówka, Boże Ciało). Jeśli masz 5-10 dni zaległych, wpisz je w plan urlopów właśnie w te luki. Szef chętniej zaakceptuje „łatanie dziur” w kalendarzu niż nagłe zniknięcie na dwa tygodnie w marcu. Dzięki temu pozbędziesz się statusu „zaległy” i unikniesz przymusowego wysłania na urlop w listopadzie.

3. Wykorzystaj „żądanie”, jeśli musisz

Jeśli masz jeszcze 4 dni na żądanie za 2025 rok i naprawdę nie chcesz, by stały się zwykłym urlopem (bo np. planujesz zmienić pracę w styczniu i wolisz mieć wolne „na telefon”), możesz spróbować wykorzystać je 29, 30 lub 31 grudnia. Ale pamiętaj – urlop na żądanie też wymaga zgody pracodawcy (choć odmowa jest trudna, to możliwa w wyjątkowych sytuacjach). Lepiej jednak po prostu pogodzić się z tym, że od 1 stycznia wejdą one do puli ogólnej.

4. Nie bój się planów urlopowych

Wielu pracowników unika wpisywania się w „Plan Urlopów” na początku roku, bo „jeszcze nie wiedzą”. To błąd. Wpisanie terminu chroni Cię. Pracodawca nie może bez ważnej przyczyny odwołać Cię z zaplanowanego urlopu, a Ty masz pewność, że w lipcu nikt nie powie „sorry, za dużo ludzi wyjeżdża”.

Urlop to Twoje prawo i pieniądze (w formie płatnego czasu). Zarządzaj nim mądrze, by w 2026 roku faktycznie wypocząć, a nie stresować się tabelkami w Excelu.