Polacy muszą popędzić do urzędów. W 2026 roku obowiązek obejmie 3,3 mln obywateli. Lepiej zrobić to jak najwcześniej, bo kary są dotkliwe

Około 2,8 miliona Polaków będzie musiało wymienić dowód osobisty w 2026 roku. To znacząca liczba, choć nie największa w ostatnich latach – w 2025 roku urzędy obsłużyły ponad 3,3 miliona wymian. Ministerstwo Cyfryzacji zapewnia, że administracja jest przygotowana, ale warto zaplanować wizytę z wyprzedzeniem. Zwłaszcza jeśli twój dowód wygasa w pierwszych miesiącach roku.

Dlaczego akurat 2026 rok

Historia tej masowej wymiany sięga roku 2015. Wtedy Ministerstwo Spraw Wewnętrznych podjęło przełomową decyzję – zniesiono dowody bezterminowe. Od stycznia 2015 roku nawet osoby po 65. roku życia zaczęły otrzymywać dokumenty ważne tylko przez 10 lat.

Wszystkie dowody wydane w 2016 roku tracą więc ważność dokładnie dekadę później – właśnie w 2026 roku. Dotyczą głównie osób, które wyrabiały pierwszy dorosły dokument po ukończeniu 18 lat, oraz tych, którzy wymieniali dowód z innych przyczyn.

W 2016 roku nastąpiła też pewna koncentracja wydawanych dokumentów – wiele osób wymieniało dowody w związku z wprowadzeniem nowych zasad. Stąd spore liczby w 2026 roku, choć wcale nie rekordowe.

Czy będą kolejki jak w 2017 roku

W 2017 roku Polska rzeczywiście przeżywała dramatyczny okres masowej wymiany dokumentów. Wtedy ponad 5 milionów obywateli musiało wymienić dowody osobiste. Kolejki ustawiały się od samego rana, urzędy pękały w szwach, szczególnie w ostatnich miesiącach roku. Według Ministerstwa Cyfryzacji milion osób pozostawał z nieważnymi dokumentami jeszcze długo po terminie.

Sytuacja w 2026 roku będzie zdecydowanie mniej dramatyczna. Dlaczego? Po pierwsze, liczba wymian to 2,8 miliona – prawie dwukrotnie mniej niż w 2017 roku. Po drugie, administracja już przeszła test w 2025 roku, gdy wymieniła ponad 3,3 miliona dokumentów. To więcej niż czeka nas w 2026.

Jeśli urzędy poradziły sobie z większą liczbą wymian w 2025 roku, nie ma powodu do paniki przed 2026. Oczywiście pewne kolejki się pojawią, szczególnie w pierwszych miesiącach roku i tuż przed terminami wygasania dokumentów. Ale to będzie normalne obciążenie, nie kryzys jak osiem lat temu.

Kto musi wymienić dowód

Przede wszystkim osoby, których dowody zostały wydane w 2016 roku. To głównie urodzeni w 1998 roku, którzy wyrabiali swój pierwszy dorosły dokument po ukończeniu 18 lat. Dołączają do nich osoby starsze, które w 2016 roku wymieniały dowód z różnych przyczyn – zmiana nazwiska, zagubienie, uszkodzenie.

Wymiana dotyczy też każdego, kto zmienił dane osobowe. Po zawarciu związku małżeńskiego i zmianie nazwiska masz 120 dni od zarejestrowania zmiany w systemie PESEL na wymianę dokumentu. Po tym czasie stary dowód zostaje automatycznie unieważniony.

Jeśli twój wygląd zmienił się na tyle, że zdjęcie w dowodzie utrudnia identyfikację, również powinieneś wymienić dokument. Operacja plastyczna, znaczna zmiana wagi, długotrwała choroba zmieniająca rysy twarzy – to wszystko powody do wyrobienia nowego dowodu.

Co grozi za nieważny dowód

Zgodnie z ustawą o dowodach osobistych z 2010 roku, uchylanie się od obowiązku posiadania lub wymiany dokumentu może kosztować bardzo drogo. Kodeks wykroczeń przewiduje karę grzywny do 5000 złotych, a w najcięższych przypadkach nawet karę ograniczenia wolności.

Sądy zazwyczaj orzekają kary finansowe, ale ich wysokość potrafi być naprawdę dotkliwa. Nie chodzi o symboliczną grzywnę za przekroczenie terminu o kilka dni. Jeśli świadomie i uporczywie uchylasz się od wymiany dokumentu przez wiele miesięcy, kara może sięgnąć maksymalnej wysokości.

Posługiwanie się nieważnym dowodem rodzi też codzienne problemy. Banki mogą odmówić przyjęcia takiego dokumentu. W czasie kontroli drogowej funkcjonariusze potraktują nieważny dowód jako brak dokumentu tożsamości. Na poczcie nie odbierzesz paczki, w urzędzie nie załatwisz sprawy, na lotnisko się nie dostaniesz.

Jak wymienić dowód – prostsze niż myślisz

Proces wymiany jest naprawdę prosty. Nie musisz wypełniać żadnych wniosków ani formularzy – to wszystko robi za ciebie urzędnik w systemie komputerowym. Przynosisz tylko stary dowód osobisty i aktualne zdjęcie. To dosłownie wszystko, czego potrzebujesz.

Jeśli straciłeś lub zgubiłeś stary dowód, nawet to nie stanowi problemu. Urzędnik wyrobi nowy dokument na podstawie danych z rejestru PESEL. Nie potrzebujesz żadnych dodatkowych zaświadczeń czy dokumentów potwierdzających tożsamość.

Zdjęcie możesz przynieść z zakładu fotograficznego lub zrobić samodzielnie w aplikacji mObywatel – o tym za chwilę. Musi być wykonane nie wcześniej niż 6 miesięcy przed złożeniem wniosku, w formacie 35 x 45 milimetrów na papierze fotograficznym.

Możesz udać się do dowolnego urzędu gminy w całej Polsce, niezależnie od miejsca zameldowania. To ogromne ułatwienie. Studiujesz w Krakowie, a zameldowany jesteś we Wrocławiu? Możesz wymienić dowód bez problemu w krakowskim urzędzie najbliżej uczelni.

Na miejscu urzędnik wypełni wniosek w systemie, pobierze odciski twoich palców i wzór podpisu – to elementy, które zostaną umieszczone w nowym dokumencie. Cała procedura w urzędzie trwa zazwyczaj kilkanaście minut. Otrzymasz potwierdzenie złożenia wniosku i będziesz czekać na gotowy dokument maksymalnie 30 dni.

Najlepsza wiadomość – wymiana dowodu osobistego jest całkowicie bezpłatna. Jedynym kosztem może być opłata za zdjęcie w zakładzie fotograficznym, chyba że skorzystasz z funkcji w aplikacji mObywatel.

Śpieszy Ci się z wymianą? Zrób zdjęcie telefonem

Od września 2025 roku aplikacja mObywatel oferuje narzędzie, które eliminuje konieczność wizyty u fotografa. Możesz samodzielnie wykonać zdjęcie do dowodu własnym smartfonem bezpośrednio w aplikacji.

System działa intuicyjnie. Po uruchomieniu funkcji na ekranie pojawia się owal wyznaczający obszar dla twarzy. Widoczne są linie pomocnicze wskazujące właściwą wysokość oczu. Gdy ustawienie jest prawidłowe, owal zmienia kolor na zielony – możesz robić zdjęcie.

Aplikacja automatycznie analizuje fotografię i sprawdza podstawowe wymagania. Jeśli wykryje błędy – nieprawidłowe kadrowanie czy złe ustawienie głowy – wyświetla wskazówki, jak poprawić zdjęcie. Musisz tylko zadbać o jasne, jednolite tło, bo tego aplikacja sama nie weryfikuje.

Ostateczne zatwierdzenie zdjęcia należy do urzędnika podczas rozpatrywania wniosku. Ale nowe narzędzie minimalizuje ryzyko odrzucenia z powodu złej fotografii. Oszczędzasz czas i pieniądze – nie musisz jechać do fotografa ani szukać fotobudki przy urzędzie.

E-dowód to coś więcej niż plastikowa karta

Wszystkie dowody wydawane od marca 2019 roku zawierają warstwę elektroniczną. To nie tylko dokument tożsamości, ale pełnoprawne narzędzie do załatwiania spraw online.

E-dowód umożliwia elektroniczne uwierzytelnianie w systemach e-usług administracji, podpisywanie dokumentów podpisem osobistym oraz korzystanie z automatycznych bramek granicznych na lotniskach. W warstwie elektronicznej znajdują się specjalne certyfikaty wydawane przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Dzięki nim możesz załatwiać sprawy urzędowe przez internet bez konieczności osobistej wizyty. Ważna informacja – po wymianie dowodu stare certyfikaty tracą ważność. Musisz zaktualizować dane we wszystkich systemach, w których z nich korzystałeś.

Jak uniknąć kolejek

Doświadczenia z poprzednich lat pokazują, że najbardziej oblegane są urzędy w dwóch okresach – na początku roku, gdy koncentruje się wiele dowodów tracących ważność, oraz tuż przed końcem okresu ważności, gdy ludzie zostawiają sprawę na ostatnią chwilę.

Jeśli twój dowód traci ważność w styczniu czy lutym 2026 roku, rozważ wymianę już teraz – jeszcze w ostatnich tygodniach 2025 roku. Urzędy będą mniej obciążone, a ty unikniesz grudniowego szturmu ludzi z dowodami wygasającymi 31 grudnia.

Możesz wymienić dowód nawet wtedy, gdy jest jeszcze ważny. Chcesz mieć najnowszą wersję dokumentu z pełną funkcjonalnością elektroniczną? Nic nie stoi na przeszkodzie. To pozwala rozłożyć obciążenie urzędów w czasie i uniknąć koncentracji w ostatniej chwili.

Najlepsza pora na wizytę w urzędzie to zazwyczaj środek tygodnia rano. Poniedziałki i piątki są oblegane, wtorki, środy i czwartki między godziną 9 a 11 to moment najmniejszego natłoku. Warto to uwzględnić planując wizytę.

Nie ryzykuj podczas zagranicznych podróży

Szczególnie ostrożne powinny być osoby planujące wyjazdy zagraniczne w 2026 roku. Dowód osobisty wystarcza do podróżowania po krajach Unii Europejskiej i strefy Schengen, ale tylko wtedy, gdy jest ważny.

Nieważny dokument może skutkować odmową wejścia na pokład samolotu, problemami na granicy lub kłopotami z powrotem do Polski. Niektóre linie lotnicze nie akceptują dokumentów, którym kończy się ważność w trakcie podróży.

Jeśli twój dowód traci ważność w lutym, a wyjazd planujesz na marzec, lepiej wymień dokument wcześniej. Proces wydawania trwa do 30 dni, więc musisz to uwzględnić w planach. Nie ryzykuj wakacji czy służbowego wyjazdu przez brak ważnego dokumentu.

Sprawdź termin już dziś

Nie czekaj do ostatniej chwili. Wyjmij teraz swój dowód osobisty i sprawdź datę ważności na pierwszej stronie dokumentu. Jeśli został wydany w 2016 roku, masz maksymalnie kilkanaście miesięcy na załatwienie sprawy.

Przygotuj się odpowiednio – pobierz aplikację mObywatel i zrób zdjęcie do dowodu albo zrób aktualne zdjęcie u fotografa. To naprawdę wszystko, czego potrzebujesz do wizyty w urzędzie. Resztę załatwi urzędnik.

Zaplanuj wizytę z wyprzedzeniem, najlepiej w godzinach najmniejszego natłoku. Pamiętaj, że wymiana dowodu to nie tylko formalność – to obowiązek, za którego niedopełnienie grożą realne konsekwencje finansowe i prawne. Ale jeśli działasz z głową i odpowiednim wyprzedzeniem, cała procedura jest prosta i zajmuje kilkanaście minut.