Skarbówka będzie widzieć każdą płatność online. System zmieni wszystko od lutego 2026

Od 1 lutego 2026 roku największe firmy w Polsce będą musiały wystawiać wszystkie faktury przez Krajowy System e-Faktur. Nadchodzi era pełnej transparentności – fiskus będzie widział każdą transakcję w czasie rzeczywistym, w momencie jej dokonywania.

Ministerstwo Finansów ostatecznie potwierdziło harmonogram wdrożenia KSeF. Prezydent  podpisał ustawę przesuwającą termin wdrożenia obowiązkowego KSeF na dzień 1 lutego 2026 r. – informuje portal Podatki.gov.pl. System będzie wprowadzany etapowo, ale już od lutego fiskus zyska bezprecedensową kontrolę nad działalnością przedsiębiorców.

To największa rewolucja w fakturowaniu od wprowadzenia VAT. Każda faktura będzie automatycznie trafiać do bazy danych skarbówki bez opóźnień, bez możliwości zatajenia transakcji.

Trzy etapy cyfrowej rewolucji

Pierwszy etap ruszy 1 lutego 2026 roku i obejmie firmy z obrotem powyżej 200 milionów złotych za 2025 rok. To największe korporacje i duże przedsiębiorstwa, które staną się pierwszymi „królikami doświadczalnymi” nowego systemu – wyjaśnia portal Krajowa Informacja Skarbowa.

Dwa miesiące później, 1 kwietnia 2026 roku, do KSeF dołączą wszyscy pozostali przedsiębiorcy – zarówno czynni, jak i zwolnieni z VAT. Portal PIT.pl ostrzega, że nawet firmy startujące w kwietniu muszą być gotowe wcześniej, bo obowiązek odbierania faktur dotyczy wszystkich już od lutego.

Najmniejsze firmy z miesięczną sprzedażą do 10 tysięcy złotych otrzymały najdłuższą zwłokę. Będą musiały przejść na system dopiero od 1 stycznia 2027 roku, choć Ministerstwo Finansów może ten termin jeszcze skorygować w zależności od przebiegu wdrożenia.

Koniec z ukrywaniem wydatków

Anna Kowalska prowadzi firmę cateringową w Krakowie. Obecnie wystawia faktury w excelu, a do urzędu skarbowego wysyła jedynie deklaracje VAT raz na kwartał. Urzędnicy dowiadują się o jej transakcjach z kilkutygodniowym opóźnieniem. Od kwietnia 2026 roku sytuacja się zmieni radykalnie – każda faktura za tort weselny czy catering firmowy będzie natychmiast widoczna w systemie skarbowym.

Marcin Nowak prowadzi warsztat samochodowy w Gdańsku. Obecnie może wystawić fakturę za części samochodowe, a zgłosić ją w deklaracji VAT nawet miesiąc później. Po wdrożeniu KSeF każda transakcja – od zakupu olejów po sprzedaż usług naprawczych – będzie automatycznie widoczna dla fiskusa w czasie rzeczywistym.

System automatycznie sprawdzi wszystkie wydatki pod kątem związku z działalnością gospodarczą. Trudniej będzie ukryć faktury niezwiązane z prowadzeniem firmy, szybciej wykrywani będą nierzetelni dostawcy, a każda próba oszustwa podatkowego będzie natychmiast widoczna w systemie.

Algorytmy wyłapią każdą nieprawidłowość

Tomasz Zalewski prowadzi sklep spożywczy w Poznaniu. Pod koniec roku kupił trzy telewizory 65-calowe „na potrzeby sklepu”. W obecnym systemie taka transakcja może przejść niezauważona przez miesiące. Po wdrożeniu KSeF algorytmy analizujące dane natychmiast zwrócą uwagę na zakup sprzętu elektronicznego w sklepie spożywczym.

System automatycznie sprawdzi również, czy faktura została wystawiona przez zarejestrowanego podatnika VAT i czy kontrahent rzeczywiście prowadzi działalność gospodarczą. To oznacza koniec z fikcyjnymi fakturami i błyskawiczne wykrywanie oszustw podatkowych – podkreśla portal iFirma.

Maria Wiśniewska prowadzi salon fryzjerski we Wrocławiu. Dotychczas mogła odkładać zgłoszenie niektórych faktur lub „zapomnieć” o droższych wydatkach. Po wdrożeniu KSeF każdy zakup szamponów, farb czy sprzętu fryzjerskiego będzie automatycznie trafiał do systemu skarbowego. Próby manipulacji staną się niemożliwe.

Ukryta pułapka dla małych firm

Portal PIT.pl ostrzega przed ukrytą pułapką systemu. Przedsiębiorcy, których obowiązek korzystania z KSeF obejmie dopiero w kwietniu 2026 lub nawet w 2027 roku, myślą że mają jeszcze mnóstwo czasu. To błędne myślenie.

Problem dotyczy faktur kosztowych odbieranych od dostawców, którzy z KSeF będą korzystać już od lutego. Paweł Kowalski prowadzi małą firmę instalacyjną w Lublinie. Jego główny dostawca materiałów elektrycznych to duża hurtownia z obrotem przekraczającym 200 milionów złotych. Od lutego 2026 roku hurtownia będzie wystawiać faktury tylko przez KSeF.

Jeśli Paweł nie przygotuje się do odbioru faktur elektronicznych, będzie miał ogromne problemy z księgowością. Dostawca nie będzie już zobowiązany wystawiać alternatywnych faktur – system KSeF stanie się jedynym sposobem komunikacji.

Okresy łagodności na start

Ministerstwo Finansów przewidziało ułatwienia na pierwszych kilka miesięcy działania systemu. Do końca 2026 roku firmy nadal będą mogły wystawiać faktury z kas rejestrujących, co jest szczególnie ważne dla sklepów i punktów usługowych – informuje portal RP.

Nie będzie również kar za błędy związane z fakturowaniem w KSeF, a przedsiębiorcy nie będą musieli podawać numeru KSeF w przelewach za faktury. To okres przejściowy, który ma pomóc firmom w spokojnym dostosowaniu się do nowych wymogów.

Wprowadzono także tryb „offline24”, który pozwala wystawiać faktury bez dostępu do internetu. Wystarczy przesłać je do systemu następnego dnia roboczego, co rozwiązuje problem firm działających w obszarach ze słabym zasięgiem sieci.

Mobilna aplikacja już dostępna

Ministerstwo Finansów udostępniło wersję produkcyjną Aplikacji Mobilnej KSeF, którą można pobrać bezpłatnie ze sklepów Google Play i App Store. Po uwierzytelnieniu się Profilem Zaufanym użytkownicy mogą wystawiać, przeglądać i udostępniać faktury – informuje portal Podatki.gov.pl.

Aplikacja pozwala zarządzać profilami sprzedawcy, co jest przydatne dla osób prowadzących kilka firm. Można również tworzyć bazę nabywców i rachunków bankowych, które są przechowywane w prywatnej chmurze przedsiębiorcy.

Rewolucja w kontrolach skarbowych

KSeF oznacza fundamentalną zmianę w podejściu fiskusa do kontroli. To przejście od kontroli retrospektywnych do monitoringu w czasie rzeczywistym – wyjaśnia portal Poradnik Przedsiębiorcy. Zamiast analizować dane z deklaracji VAT po fakcie, skarbówka będzie widziała każdą transakcję natychmiast.

Oznacza to szybsze wykrywanie nieprawidłowości, ale także możliwość automatycznego potwierdzania prawidłowych rozliczeń. Uczciwe firmy mogą liczyć na mniej kontroli – system sam potwierdzi poprawność ich działań bez konieczności angażowania inspektorów.

Jednocześnie firmy próbujące oszukać fiskusa będą wykrywane niemal natychmiast. Algorytmy będą analizować wzorce zakupów i sprzedaży, wyłapując nieprawidłowości w czasie rzeczywistym.

Co to oznacza dla ciebie

Jeśli prowadzisz dużą firmę z obrotem powyżej 200 milionów złotych, masz już tylko kilka miesięcy na przygotowania. Sprawdź, czy twoje oprogramowanie księgowe jest kompatybilne z KSeF 2.0. Jeśli nie, natychmiast rozpocznij proces aktualizacji lub wymiany systemu.

Przeszkol pracowników z obsługi nowej aplikacji. Każdy, kto wystawia faktury, musi poznać nowy sposób pracy. Wybierz metodę autoryzacji – profil zaufany, token lub kwalifikowany podpis elektroniczny.

Jeśli prowadzisz mniejszą firmę, nie myśl że masz dużo czasu. Nawet jeśli sam będziesz wystawiać faktury przez KSeF dopiero od kwietnia 2026 lub stycznia 2027, musisz być gotowy na odbieranie faktur elektronicznych już od lutego 2026. Twoi dostawcy mogą należeć do grupy największych firm i przejść na nowy system wcześniej.

Przygotuj się na cyfrową rewolucję już dziś. Załóż profil zaufany jeśli go nie masz, przetestuj dostęp do systemu, sprawdź czy twój księgowy jest gotowy na zmiany. KSeF to nie opcja, ale obowiązek prawny.

Koniec epoki papierowych faktur

Robert Makowski prowadzi sklep z narzędziami w Katowicach. Przez lata przechowywał pudła z papierowymi fakturami w magazynie. Po wdrożeniu KSeF wszystkie dokumenty będą przechowywane elektronicznie w systemie. Koniec z archiwizacją, koniec z zagubionymi fakturami, koniec z wielogodzinnym szukaniem konkretnego dokumentu.

System oznacza automatyzację księgowości, szybsze rozliczenia z kontrahentami i mniejsze ryzyko kontroli dla uczciwych firm. Długoterminowe korzyści będą znaczące, ale tylko dla firm, które się przygotują.

Czas ucieka nieubłaganie. Portal inFakt alarmuje, że tylko 42 procent przedsiębiorców słyszało o KSeF, a zaledwie 11 procent rozpoczęło jakiekolwiek wdrożenie. To oznacza, że ogromna większość firm ma dramatycznie mało czasu na przygotowania.

Luty 2026 może wydawać się daleko, ale dla firm z tysiącami faktur miesięcznie przygotowania powinny ruszyć natychmiast. Każdy miesiąc zwłoki to większy stres, wyższe koszty i większe ryzyko problemów w ostatniej chwili.

Najważniejsze to zacząć już dziś. Skarbówka będzie widzieć każdą twoją transakcję – przygotuj się na tę rewolucję albo ona cię pokona.