Kontrola może przyjść bez zapowiedzi. Urząd skarbowy zapuka do drzwi z dnia na dzień. Trzeba być gotowym w każdej chwili

Liczysz na kilka dni na przygotowanie dokumentów? W wielu przypadkach możesz się przeliczyć. Polskie prawo już teraz pozwala urzędom na przeprowadzanie kontroli bez wcześniejszego zawiadomienia. Dotyczy to m.in. czynności sprawdzających, kontroli celno-skarbowych oraz postępowań zabezpieczających dowody. Urzędnicy mogą zjawić się bez ostrzeżenia, jeśli zachodzi podejrzenie naruszenia przepisów.

Kiedy kontrola bez zapowiedzi jest możliwa

Eksperci podkreślają, że przedsiębiorcy muszą stale utrzymywać porządek w dokumentacji i być gotowi do okazania jej na żądanie. Zwłaszcza w branżach wysokiego ryzyka, takich jak gastronomia, budownictwo czy e-commerce, nieoczekiwane kontrole są coraz częstsze. Prawo dopuszcza kontrolę bez wcześniejszego zawiadomienia w kilku sytuacjach. Najczęściej dzieje się tak w przypadku kontroli celno-skarbowych, które mają pierwszeństwo przed klasyczną kontrolą podatkową. Urzędnicy mogą wejść do firmy bez zapowiedzi, aby zabezpieczyć dokumenty lub przeprowadzić czynności dowodowe.

Podobne zasady obowiązują w przypadku czynności sprawdzających. Fiskus może żądać przedstawienia faktur, umów czy ewidencji sprzedaży bez wcześniejszego informowania podatnika o kontroli. ZUS również może przeprowadzić kontrolę w trybie natychmiastowym, jeżeli zachodzi podejrzenie naruszenia przepisów ubezpieczeniowych.

Co ważne, brak możliwości przeprowadzenia kontroli z powodu nieobecności przedsiębiorcy lub nieprzygotowania dokumentów może zostać potraktowany jako utrudnianie czynności urzędowych. W skrajnych przypadkach grożą za to sankcje finansowe.

Nie tylko firmy

Jednak nie tylko firmy są kontrolowane. Na niezapowiedzianą wizytę kontrolera ZUS mogą liczyć pracownicy pracujący na umowę o pracę, którzy zdecydowali się iść na zwolnienie lekarskie. Krótkie zwolnienie raczej nie będzie stanowiło problemu, ale ZUS korzysta już ze sztucznej inteligencji, która sama typuje osoby do kontroli. Najczęściej to pracownicy, którzy biorą częste i dłuższe zwolnienie.

Kontroler z ZUS może zjawić się w każdej chwili i nie wymaga to wcześniejszej zapowiedzi. W ten sposób wykryto wiele nieprawidłowości. Pełne statystyki za poprzedni rok jeszcze nie są dostępne, ale tylko w III kwartale 2024 roku skontrolowano ponad 115 tys. osób. Od stycznia do września ZUS przeprowadził 376 tys. kontroli, z czego wstrzymał wypłatę zasiłków chorobowych w 27,8 tys. przypadków.

Czego robić nie wolno? Niedozwolone jest pracowanie w tym terminie dla innego pracodawcy oraz wykonywanie zwolnienia niezgodnie z przeznaczeniem. To znaczy, że pracownik może wyjść do lekarza, apteki czy do sklepu, ale nie może np. wyjechać do ciepłych krajów czy wykonywać prac remontowych. Przepisy mają się zmienić i w przypadku osób, które pracują dla wielu pracodawców możliwe będą ustępstwa ustalane z lekarzem. Te przepisy są obecnie w toku sejmowych prac. Poza sankcjami finansowymi, czyli koniecznością oddania świadczenia wraz z odsetkami, możliwe są dotkliwe konsekwencje u pracodawcy, ze zwolnieniem dyscyplinarnym włącznie.

Jak przygotować się na niezapowiedzianą wizytę

Prawnicy doradzają, by przedsiębiorcy traktowali gotowość na kontrolę jako codzienny obowiązek. W praktyce oznacza to konieczność bieżącego prowadzenia dokumentacji, przechowywania aktualnych danych w CEIDG lub KRS oraz przygotowania pełnomocnictw dla osób upoważnionych do reprezentowania firmy w przypadku nieobecności właściciela.

Coraz więcej firm decyduje się na cyfrowe archiwizowanie faktur, umów i rejestrów sprzedaży. Dzięki temu w razie kontroli możliwe jest szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów. Eksperci zalecają również, aby przedsiębiorcy ustalili z biurem rachunkowym zasady udostępniania dokumentów na żądanie.

Nie ma zmian w przepisach, ale ryzyko wzrosło

Chociaż w 2025 roku nie zmieniły się przepisy o kontrolach, w praktyce przedsiębiorcy muszą być bardziej czujni niż kiedykolwiek. Kontrole bez zapowiedzi nie są już wyjątkiem, a urzędnicy coraz chętniej korzystają z istniejących uprawnień. Brak przygotowania na niezapowiedzianą wizytę może skutkować nie tylko problemami formalnymi, ale także poważnymi konsekwencjami finansowymi.