Prawo jest jasne: od stycznia będą mogli sprawdzić Twoje dokumenty. Niektórym grozi więzienie

Od 1 stycznia 2026 każdy pracodawca będzie mógł zweryfikować autentyczność dokumentów bezpośrednio na uczelni. Koszt? Niecałe 50 złotych. Zasięg? Ostatnie pół wieku. Dla jednych to dobra wiadomość, dla innych – potencjalny koszmar, zwolnienie z pracy i więzienie.

Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego zakończyło prace nad rewolucyjną nowelizacją ustawy o szkolnictwie wyższym. Projekt, który trafił już na stronę Rządowego Centrum Legislacji, wprowadza mechanizm bezpośredniej weryfikacji dyplomów przez firmy. Co najważniejsze – sprawdzenie będzie możliwe dla dokumentów wydanych nawet w latach 70. ubiegłego wieku.

Według danych z systemu POL-on, rocznie w Polsce wydawanych jest średnio 299 tysięcy dyplomów ukończenia studiów. Przez ostatnie 50 lat oznacza to potencjalnie kilkanaście milionów dokumentów, które znajdą się w zasięgu nowego systemu kontroli.

Jak będzie działać system weryfikacji

Nowe przepisy wprowadzają jasne reguły gry. Pracodawca nie będzie mógł sprawdzać dyplomów „na wyczucie” – musi najpierw wykazać uzasadnione wątpliwości co do autentyczności dokumentu oraz posiadać interes prawny. Jak informuje portal PortalFK.pl, przed złożeniem wniosku do uczelni firma będzie musiała samodzielnie zweryfikować zabezpieczenia przed fałszerstwem – hologramy, znaki wodne i inne elementy określone w ustawie o dokumentach publicznych.

Dopiero po stwierdzeniu nieprawidłowości w zabezpieczeniach pracodawca będzie mógł wystąpić do uczelni z formalnym wnioskiem. Dokument musi zawierać konkretne dane: imię, nazwisko oraz numer dyplomu posiadacza, dane identyfikacyjne firmy oraz szczegółowe wyjaśnienie powodów podejrzeń. Brak któregokolwiek z tych elementów oznacza odrzucenie wniosku.

Cały proces będzie realizowany wyłącznie drogą elektroniczną, co ma zapewnić sprawność i bezpieczeństwo procedury. Uczelnie będą miały obowiązek udzielenia odpowiedzi w określonym terminie – potwierdzą lub zaprzeczą faktowi wydania danego dyplomu.

47 złotych za każde sprawdzenie

Za weryfikację trzeba będzie zapłacić. Wysokość opłaty ustalono na poziomie 1% minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w dniu złożenia wniosku. Przy obecnej płacy minimalnej to około 47 złotych, ale kwota będzie systematycznie rosła wraz ze wzrostem krajowej najniższej.

Opłata ma dwa cele. Z jednej strony pokryje koszty administracyjne uczelni związane z obsługą systemu, z drugiej – zniechęci do masowych, nieuzasadnionych zapytań. Ministerstwo zakłada, że pracodawcy będą musieli rozważnie podchodzić do decyzji o weryfikacji, co ograniczy liczbę wniosków do rzeczywiście uzasadnionych przypadków.

Dla większych firm koszt weryfikacji stanie się prawdopodobnie standardowym elementem budżetów działów HR. Firma przeprowadzająca rocznie 50 rekrutacji na stanowiska wymagające wyższego wykształcenia zapłaci za weryfikacje wszystkich kandydatów około 2 350 złotych rocznie – to niewiele w porównaniu do potencjalnych kosztów błędnej decyzji kadrowej, które mogą sięgać dziesiątek tysięcy złotych.

Gigantyczne wyzwanie dla uczelni

Uniwersytety i politechniki mają przed sobą ogromne zadanie. Nowe przepisy wchodzą w życie 1 stycznia 2026 roku, co daje uczelniom nieco ponad rok na przygotowanie infrastruktury technicznej i odpowiednich procedur obsługi wniosków.

Największym wyzwaniem będzie digitalizacja starych archiwów. Wiele dokumentów z lat 70., 80. i 90. przechowywanych jest w papierowej formie w piwnicach budynków. Większe uczelnie mają w swoich zasobach setki tysięcy dyplomów – każdy z nich musi trafić do systemu umożliwiającego szybkie wyszukiwanie.

Jak podaje portal PortalSamorządowy.pl, uczelnie będą musiały przeszkolić pracowników, wydać stosowne upoważnienia oraz stworzyć dedykowane zespoły do obsługi zapytań od pracodawców. To inwestycja rzędu milionów złotych dla największych ośrodków akademickich.

Kto powinien się martwić

Szczególnie narażone na weryfikację są osoby na stanowiskach wymagających specjalistycznego wykształcenia. Do grupy podwyższonego ryzyka należą: inżynierowie, kierownicy budów, projektanci w firmach budowlanych, pracownicy służby zdrowia – lekarze, pielęgniarki, farmaceuci, nauczyciele i wykładowcy akademiccy, prawnicy, księgowi, audytorzy oraz osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo – ochrona przeciwpożarowa, BHP, bezpieczeństwo informacji.

Firmy będą szczególnie zainteresowane weryfikacją w przypadkach, gdzie fałszywy dyplom może stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa lub jakości usług. Działy HR będą musiały wypracować wewnętrzne procedury określające, kiedy weryfikacja jest konieczna, a kiedy wystarczy oświadczenie kandydata.

Przykład? Kierownik budowy, który 25 lat temu w CV podał, że ukończył studia inżynierskie, ale w rzeczywistości przerwał naukę po trzecim roku. Przez ćwierć wieku awansował dzięki doświadczeniu i praktyce, nikt nigdy nie sprawdzał jego wykształcenia. Od stycznia 2026 firma może zweryfikować ten dyplom, cofając się nawet do lat 90.

Konsekwencje wykrycia fałszerstwa mogą być druzgocące

Osoba posługująca się fałszywym dyplomem ryzykuje natychmiastową utratę pracy. Pracodawca może dodatkowo dochodzić zwrotu niesłusznie pobranych wynagrodzeń, nagród, premii czy dodatków związanych z wyższym wykształceniem.

Grozi też odpowiedzialność karna. Za posługiwanie się fałszywym dokumentem kodeks karny przewiduje karę do 5 lat pozbawienia wolności. W praktyce oznacza to nie tylko utratę pracy, ale również zniszczoną reputację zawodową i niemożność znalezienia nowej posady w branży.

Jeśli osoba z fałszywym dyplomem zajmowała stanowisko wymagające specjalistycznych kwalifikacji i doszło do szkody, może dodatkowo ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą. Firma może dochodzić zwrotu wszystkich kosztów związanych z zatrudnieniem osoby bez wymaganych kwalifikacji.

Nauczyciel, którego dyplom pedagogiczny okazał się fałszywy, straci nie tylko pracę i zostanie oskarżony o fałszerstwo dokumentów – może otrzymać zakaz wykonywania zawodu oraz zostać zobowiązany do zwrotu części wynagrodzenia za lata pracy.

Ochrona danych pod lupą

System weryfikacji będzie przetwarzał wrażliwe dane osobowe, co wymaga szczególnych zabezpieczeń. Nowe przepisy precyzyjnie określają zakres informacji, które mogą być przekazywane przez uczelnie – wyłącznie podstawowe dane zawarte w dyplomie, bez dodatkowych szczegółów o przebiegu studiów.

Informacje uzyskane w ramach weryfikacji mogą być wykorzystywane tylko do celów, dla których zostały pozyskane. Jakiekolwiek inne użycie danych, ich udostępnianie osobom trzecim czy przechowywanie dłużej niż niezbędne może skutkować surowymi konsekwencjami. Zgodnie z RODO, kary za naruszenie ochrony danych osobowych mogą sięgać nawet 4% rocznego obrotu firmy lub 20 mln euro – w zależności od tego, która kwota jest wyższa.

Co to oznacza dla ciebie?

Jeśli ukończyłeś uczciwie studia – to dobra wiadomość. Weryfikacja potwierdzi prawdziwość twojego wykształcenia i wzmocni twoją pozycję na rynku pracy. Pracodawcy będą mieli pewność, że zatrudniają osoby z rzeczywistymi kwalifikacjami, co zwiększy ogólne zaufanie do procesu rekrutacji.

Jeśli kiedykolwiek podałeś w CV nieprawdziwe informacje o wykształceniu – sytuacja staje się poważna. Od stycznia 2026 ryzyko wykrycia kłamstwa drastycznie wzrośnie. Warto zastanowić się nad swoją sytuacją już teraz, zanim pracodawca zdecyduje się na weryfikację.

Dla osób obecnie studiujących lub planujących studia to przypomnienie, jak ważne jest dokończenie edukacji i zdobycie prawdziwego dyplomu. System uniemożliwi oszukiwanie, a rynek pracy stanie się bardziej sprawiedliwy.

Jak się przygotować

Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości co do swojego wykształcenia, wyjaśnij je teraz. Sprawdź w uczelni, czy dyplom został prawidłowo wydany i czy wszystkie dane się zgadzają. Zachowaj kopie wszystkich dokumentów związanych z ukończeniem studiów – mogą się przydać w przyszłości.

Dla pracodawców to moment na opracowanie wewnętrznych procedur. Trzeba zdecydować, w jakich przypadkach przeprowadzać weryfikację, uwzględniając koszt procedury i specyfikę stanowiska. Duże korporacje prawdopodobnie wprowadzą weryfikację jako standard przy wszystkich rekrutacjach na stanowiska menedżerskie i specjalistyczne. Mniejsze firmy mogą ograniczyć sprawdzanie do kluczowych stanowisk lub sytuacji budzących wątpliwości.

Warto też przygotować się na nieznaczne wydłużenie procesów rekrutacyjnych – weryfikacja w uczelni zajmie dodatkowy czas. Z drugiej strony możliwość szybkiego sprawdzenia dyplomu zwiększy pewność decyzji kadrowych i ograniczy ryzyko zatrudnienia osoby bez wymaganych kwalifikacji.

Branże, które odczują zmianę najbardziej

Budownictwo będzie jedną z najbardziej dotkniętych branż. Inżynierowie, kierownicy budów i projektanci często zajmują stanowiska, na których fałszywe wykształcenie może prowadzić do zagrożenia bezpieczeństwa. Firmy budowlane prawdopodobnie masowo zweryfikują dyplomy swoich pracowników.

Służba zdrowia to kolejny sektor, gdzie weryfikacja będzie priorytetem. Szpitale i przychodnie będą chciały mieć pewność, że zatrudniają osoby z prawdziwymi kwalifikacjami medycznymi. Podobnie w edukacji – szkoły i uczelnie sprawdzą wykształcenie pedagogiczne swoich nauczycieli.

Sektor finansowy – banki, firmy ubezpieczeniowe, kancelarie prawne – również wprowadzi systemową weryfikację. W branżach regulowanych prawnie, gdzie wymagane są konkretne kwalifikacje, nowy system stanie się standardem.

Dla uczciwych to dobra zmiana

Polski rynek pracy czeka transformacja. System weryfikacji dyplomów to rozwiązanie, które od lat postulowali pracodawcy zmagający się z problemem fałszywych dokumentów. Dotychczas przepisy o ochronie danych osobowych skutecznie blokowały możliwość sprawdzenia autentyczności wykształcenia – stanowisko Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych wskazywało, że takie działania mogą naruszać RODO.

Nowe przepisy rozwiązują ten problem, wprowadzając przejrzysty mechanizm weryfikacji z jednoczesnym poszanowaniem ochrony danych osobowych. Dla uczciwych kandydatów i pracowników to wzmocnienie ich pozycji – nie będą już musieli konkurować z osobami posługującymi się fałszywymi dokumentami.

Czy system jest idealny? Czas pokaże. Pierwsze miesiące po wejściu w życie przepisów przyniosą odpowiedź, jak w praktyce będzie funkcjonowała weryfikacja, ile uczelni poradzi sobie z digitalizacją archiwów i jak pracodawcy wykorzystają nowe narzędzie. Jedno jest pewne – od 1 stycznia 2026 roku polski rynek pracy zmieni się na zawsze.