KSeF był teoretycznie darmowy. Koszty jego wdrożenia płacą mieszkańcy bloków

Od 1 lutego 2026 największe firmy muszą wystawiać faktury wyłącznie przez Krajowy System e-Faktur. System jest bezpłatny, ale wdrożenie kosztuje dziesiątki tysięcy złotych. I kto za to płaci? Mieszkańcy bloków, klienci sklepów, użytkownicy usług. Pierwsza wspólnota w Gdańsku już podniosła opłaty o 17%.

17% podwyżki przez system „za darmo”

Mieszkańcy jednej ze wspólnot mieszkaniowych w Gdańsku dostali w styczniu 2026 nieprzyjemny prezent – podwyżkę opłat za zarządzanie o ponad 17%. W piśmie od zarządcy znalazło się wytłumaczenie: wzrost cen najmu biura, paliwa, wynagrodzeń pracowników. I jeszcze jedno: „Dodatkowym czynnikiem wpływającym na koszty jest wdrożenie od 2026 r. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), które wymaga zmian w oprogramowaniu, zakupu licencji, abonamentu oraz przeszkolenia personelu”.

Brzmi niewinnie. Tyle że KSeF to system państwowy, dostępny bezpłatnie dla wszystkich przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów nieustannie powtarza: dostęp do systemu nie kosztuje złotówki. Aplikacja Podatnika KSeF jest darmowa. API również. Ale diabeł tkwi w szczegółach.

Darmowe API, płatna integracja

Małe firmy – jednoosobowe działalności, mikroprzedsiębiorstwa – faktycznie mogą korzystać z KSeF niemal bez dodatkowych kosztów. Wystarczy zalogować się do aplikacji webowej Ministerstwa Finansów, wypełnić formularz faktury i wysłać. Zero złotych.

Problem zaczyna się w większych firmach. Firma zarządzająca kilkoma lub kilkunastoma wspólnotami mieszkaniowymi wystawia setki faktur miesięcznie. Ręczne wypełnianie formularzy w aplikacji rządowej? Niemożliwe. Potrzebna jest integracja z systemem księgowym. I tu się zaczyna.

Portal Bezprawnik.pl policzył, że integracja oprogramowania księgowego z KSeF może kosztować od kilkuset złotych rocznie dla małych firm do kilkudziesięciu tysięcy złotych dla dużych przedsiębiorstw. Do tego dochodzą abonamenty – niektóre systemy ERP pobierają opłaty za każdą fakturę wysłaną przez KSeF. Koszt jednostkowy dokumentu waha się od 0,07 zł przy dużych wolumenach do nawet 0,79 zł w mniejszych pakietach.

Co trzeba kupić, żeby KSeF działał

Zakup lub aktualizacja oprogramowania księgowego – nie każdy system obsługuje KSeF od razu. Trzeba dokupić moduł, zaktualizować licencję, a czasem wymienić cały system ERP.

Szkolenia pracowników – księgowi muszą się nauczyć obsługi nowego systemu. Średni koszt szkolenia to 500-2000 zł na osobę.

Doradztwo podatkowe i prawne – niektóre firmy zatrudniają zewnętrznych konsultantów, którzy pomagają w prawidłowym wdrożeniu KSeF zgodnie z przepisami.

Dostosowanie procedur wewnętrznych – zmiana moment u wystawienia faktury, reorganizacja obiegu dokumentów, konfiguracja uprawnień dla pracowników.

Wspólnoty zapłacą najwięcej

Firmy zarządzające nieruchomościami znalazły się w szczególnie trudnej sytuacji. Każda wspólnota mieszkaniowa musi mieć osobne konto w KSeF – z własnym numerem NIP, własnymi uprawnieniami, własnym dostępem. Zarządca obsługujący 20 wspólnot musi skonfigurować 20 różnych kont, pobrać 20 zestawów certyfikatów, zintegrować 20 różnych kluczy dostępowych z systemem księgowym.

To nie jest praca na jedną godzinę. To dni, a czasem tygodnie konfiguracji, testowania, sprawdzania. Koszt? Trudno oszacować, ale biura rachunkowe szacują, że obsługa KSeF dla klienta może drożeć o 50-150 zł miesięcznie, w zależności od skali działalności.

Sklepy, hotele, usługi – wszyscy przerzucają koszty

Wspólnota w Gdańsku to tylko pierwszy głośny przypadek. Firmy z każdej branży stoją przed tym samym dylematem: albo zaakceptować spadek marży, albo podnieść ceny.

Większość wybiera wariant drugi. Nie ma w tym nic zaskakującego – każdy przedsiębiorca chce utrzymać rentowność. Koszty wdrożenia KSeF to koszty działalności, więc naturalnym odruchem jest przerzucenie ich na klientów.

W praktyce oznacza to, że zwykły Kowalski, który nawet nie słyszał o KSeF, zapłaci za jego wprowadzenie. Wyższy czynsz w bloku, droższe usługi księgowe, wyższe ceny u dostawców – wszystko to pośrednie konsekwencje jednego systemu „za darmo”.

Trzy etapy wdrożenia, jeden skutek

Krajowy System e-Faktur wszedł w życie etapami, żeby rozłożyć obciążenie. Od 1 lutego 2026 obowiązek dotyczy największych firm – tych, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. To giganci rynku, duże sieci handlowe, korporacje.

Od 1 kwietnia 2026 dołączają wszyscy pozostali przedsiębiorcy: małe i średnie firmy, jednoosobowe działalności gospodarcze, biura rachunkowe. To zdecydowana większość polskich przedsiębiorców.

Od 1 stycznia 2027 włączą się najmniejsze podmioty – te, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł. Ministerstwo nazwało ich „wykluczonymi cyfrowo” i dało im rok dodatkowego czasu na przygotowanie.

Niezależnie od daty wdrożenia efekt jest ten sam: koszty ponoszą wszyscy, zyski ma fiskus.

Fiskus wie wszystko w czasie rzeczywistym

Ministerstwo Finansów nie ukrywa, że głównym celem KSeF jest uszczelnienie systemu podatkowego. Dzięki centralnemu systemowi każda faktura trafia do bazy danych Krajowej Administracji Skarbowej niemal natychmiast po wystawieniu.

Koniec z długimi postępowaniami wyjaśniającymi. Koniec z prośbami o dokumentację. Fiskus ma dostęp do transakcji w czasie rzeczywistym. Widzi wszystko: kto, komu, ile, kiedy. System automatycznie porównuje faktury sprzedażowe z kosztowymi, wykrywa rozbieżności, sygnalizuje nieprawidłowości.

Dla uczciwych przedsiębiorców to nie problem – wręcz ułatwienie. Faktury są archiwizowane centralnie przez 10 lat, nie trzeba martwić się o kopie zapasowe. Zwroty VAT mają przyspieszyć z 60 do 40 dni. Automatyzacja fakturowania oszczędza czas.

Dla tych, którzy kombinowali z VAT-em, karuzele podatkowe, fikcyjne faktury – KSeF to koniec zabawy. I właśnie dlatego system powstał.

Czy można uniknąć kosztów wdrożenia

Dla mikrofirm – tak. Jednoosobowa działalność wystawiająca kilka faktur miesięcznie może korzystać z darmowej aplikacji podatnika. Zero kosztów, wszystko działa w przeglądarce.

Dla średnich i dużych firm – nie. Integracja z systemem księgowym jest koniecznością. Ręczne przepisywanie setek faktur miesięcznie to strata czasu i pieniędzy większa niż koszt oprogramowania.

Niektóre programy księgowe – jak Fakturownia, inFakt czy Fakt – oferują obsługę KSeF w ramach standardowego abonamentu bez dodatkowych opłat. Inne – szczególnie rozbudowane systemy ERP dla dużych firm – pobierają dodatkowe opłaty licencyjne lub naliczają koszt za każdą fakturę.

Biura rachunkowe podnoszą ceny

Eksperci z branży księgowej ostrzegają: wzrost opłat za prowadzenie księgowości o 50-150 zł miesięcznie na klienta to najbliższa przyszłość. Biura rachunkowe muszą zakupić nowe oprogramowanie, przeszkolić pracowników, poświęcić czas na konfigurację dostępów dla każdego klienta z osobna.

Te koszty nie znikną. Biura albo je zaakceptują, tracąc rentowność, albo przerzucą na klientów. Większość wybierze wariant drugi, bo tak działa biznes.

Wydatki na KSeF jako koszt podatkowy

Dobra wiadomość: wydatki na wdrożenie KSeF można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Zakup oprogramowania, szkolenia pracowników, doradztwo podatkowe – wszystko to koszty prowadzenia działalności, więc można je odliczyć od podstawy opodatkowania.

Ministerstwo Finansów potwierdza również, że przedsiębiorcy czynni VAT mogą odliczyć VAT od wydatków poniesionych na wdrożenie KSeF, o ile są one związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

To częściowa rekompensata, ale nie zmienia faktu, że pieniądze trzeba najpierw wydać. A dla małych firm każda złotówka się liczy.

Ulga B+R? Niekoniecznie

W pierwotnych założeniach KSeF 1.0 (który miał wejść w życie w 2024 r.) planowano dedykowaną ulgę podatkową na wydatki związane z wdrożeniem. Ministerstwo Finansów ostatecznie z tego pomysłu zrezygnowało.

Niektórzy przedsiębiorcy próbują rozliczać koszty KSeF w ramach ulgi badawczo-rozwojowej (B+R). Krajowa Informacja Skarbowa w niektórych interpretacjach uznała to za dopuszczalne – ale tylko wtedy, gdy wdrożenie ma charakter twórczy, jest „szyte na miarę” i nie polega wyłącznie na zakupie gotowego oprogramowania.

W praktyce oznacza to, że większość firm nie skorzysta z ulgi B+R. Zakup standardowego modułu KSeF w programie księgowym to nie działalność badawczo-rozwojowa. To zwykły koszt operacyjny.

Co dalej z cenami

Czy podwyżki czynszów i cen usług to tylko początek? Eksperci są podzieleni. Z jednej strony – większość firm już poniosła koszty wdrożenia KSeF. Oprogramowanie zakupione, pracownicy przeszkoleni, systemy skonfigurowane. Nie ma powodu, żeby podnosić ceny drugi raz.

Z drugiej strony – pojawiają się dodatkowe koszty operacyjne. Abonament za oprogramowanie, opłaty za każdą fakturę, obsługa techniczna, aktualizacje systemu. Te wydatki będą pojawiać się cyklicznie, rok w rok.

W dłuższej perspektywie KSeF ma przynieść oszczędności – automatyzacja fakturowania, szybsze zwroty VAT, brak kosztów archiwizacji papierowej. Ale to działa głównie dla dużych firm, które wystawiają tysiące faktur miesięcznie. Dla małych przedsiębiorstw korzyści są mniej widoczne.

Czy to się opłaci państwu

Ministerstwo Finansów liczy, że KSeF uszczelni system VAT i zmniejszy luki podatkowe. W 2025 r. luka VAT w Polsce wynosiła około 11-12% – to dziesiątki miliardów złotych rocznie, które powinny trafić do budżetu, ale nie trafią przez oszustwa podatkowe.

KSeF ma tę lukę zamknąć. Karuzele VAT, fikcyjne faktury, znikające podmioty – wszystko to staje się znacznie trudniejsze, gdy każda faktura trafia od razu do systemu KAS. Automatyczne porównywanie danych, wykrywanie rozbieżności, natychmiastowa reakcja – to narzędzia, których fiskus dotąd nie miał.

Jeśli system zadziała zgodnie z założeniami, dodatkowe wpływy do budżetu mogą wynieść miliardy złotych. To wielokrotnie więcej niż koszty poniesione przez przedsiębiorców na wdrożenie.

Tylko czy ta kalkulacja uwzględnia to, że ostatecznie za wszystko zapłaci konsument? Wspólnota w Gdańsku to tylko pierwszy sygnał. Będzie ich więcej.