Masowe wiadomości z urzędów skarbowych. Od 2026 r. nowy obowiązek obejmie niemal wszystkich

Urzędy skarbowe zaczęły rozsyłać wiadomości do przedsiębiorców w całej Polsce, przypominając o zmianie, która w 2026 roku stanie się obowiązkowa dla niemal wszystkich firm. Chodzi o Krajowy System e-Faktur, czyli nowy sposób wystawiania i odbierania faktur, do którego przygotowania – jak podkreśla fiskus – trzeba zacząć już teraz.

Początek 2026 roku przyniósł wielu przedsiębiorcom niemiłą niespodziankę. Do skrzynek pocztowych i na firmowe adresy e-mail zaczęły trafiać wiadomości z urzędów skarbowych, które – choć nie zawierają decyzji ani kar – wywołują spore emocje. Fiskus przypomina w nich o nowym obowiązku, który wkrótce obejmie niemal wszystkie firmy w Polsce. Chodzi o Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF.

To pierwszy tak wyraźny sygnał, że rewolucja w fakturowaniu wchodzi w decydującą fazę. Urząd skarbowy nie tylko informuje o zmianach, ale wprost zachęca przedsiębiorców, by zaczęli przygotowania już teraz, niezależnie od tego, kiedy formalnie obejmie ich obowiązek.

Co dokładnie wynika z korespondencji, którą dostają Polacy prowadzący działalność gospodarczą?

Krajowy System e-Faktur to centralna, państwowa platforma, przez którą firmy będą wystawiać, odbierać i przechowywać faktury sprzedażowe. Zamiast wysyłać dokumenty e-mailem, w PDF-ach albo w formie papierowej, wszystko ma trafiać do jednego systemu zarządzanego przez administrację skarbową.

Dla fiskusa oznacza to pełniejszą kontrolę obrotu gospodarczego i szybszy dostęp do danych. Dla przedsiębiorców – zupełnie nowy model pracy z fakturami, który wymaga zmian w księgowości, programach finansowych i codziennych procedurach.

W listach i wiadomościach urząd skarbowy podkreśla, że KSeF ma docelowo uprościć rozliczenia, ograniczyć błędy oraz zwiększyć bezpieczeństwo dokumentów. Jednocześnie jasno daje do zrozumienia, że nie jest to rozwiązanie dobrowolne.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy

Jednym z kluczowych elementów informacji wysyłanych przez urzędy są konkretne daty, które dla wielu firm mają ogromne znaczenie.

Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie największe podmioty, czyli firmy, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Dla pozostałych przedsiębiorców graniczną datą jest 1 kwietnia 2026 roku – od tego momentu KSeF stanie się standardem dla zdecydowanej większości rynku.

Przewidziano jednak ulgę dla najmniejszych firm. Przedsiębiorcy, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto, będą mogli korzystać z dotychczasowych form fakturowania aż do końca 2026 roku. Dla nich obowiązek korzystania z KSeF zacznie się dopiero 1 stycznia 2027 roku.

Jest jednak jeden ważny szczegół, o którym fiskus wyraźnie przypomina.

Nawet jeśli firma nie musi jeszcze wystawiać faktur w KSeF, już od lutego 2026 roku każdy przedsiębiorca musi być gotowy na ich odbieranie. Oznacza to konieczność założenia dostępu do systemu i przygotowania się technicznie na to, że kontrahenci będą przesyłać faktury wyłącznie w formie ustrukturyzowanej.

To szczególnie istotne dla małych firm i jednoosobowych działalności, które do tej pory działały bez zaawansowanych systemów księgowych. Brak dostępu do KSeF może oznaczać realne problemy z obiegiem dokumentów i rozliczeniami.

Co fiskus obiecuje przedsiębiorcom

W korespondencji urzędy skarbowe starają się tonować obawy i wskazują na konkretne korzyści. Wśród nich wymieniają m.in. brak konieczności drukowania i archiwizowania faktur, stały dostęp do dokumentów przez 10 lat, szybszą wymianę danych między kontrahentami oraz skrócony termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni.

Podkreślane jest również to, że Ministerstwo Finansów udostępni bezpłatne narzędzia do obsługi KSeF. Przedsiębiorcy będą mogli korzystać z aplikacji webowej, aplikacji mobilnej oraz systemu e-mikrofirma, a większe podmioty – z komercyjnych programów zintegrowanych z platformą.

Niektóre firmy będą musiały jednak dopełnić dodatkowych formalności, w tym złożyć formularz ZAW-FA, jeśli nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Dlaczego urzędy piszą już teraz

Fiskus jasno sygnalizuje, że wdrożenie KSeF to proces, którego nie da się przeprowadzić w kilka dni. Konieczne może być dostosowanie programów księgowych, zmiana umów z biurami rachunkowymi, przeszkolenie pracowników oraz uporządkowanie procedur wewnętrznych.

Wysyłane wiadomości mają więc charakter ostrzegawczy i informacyjny. To sygnał: czas na przygotowania się kończy, a brak reakcji może oznaczać chaos organizacyjny, a w przyszłości także ryzyko sankcji.

Jedno jest pewne – Krajowy System e-Faktur nie jest już odległym projektem. Dla tysięcy firm w Polsce to realny obowiązek, który zacznie wpływać na codzienne funkcjonowanie już w najbliższych miesiącach.