Masz w domu takie urządzenie? Czas ucieka. Do końca stycznia musisz dopełnić ważny obowiązek albo zapłacisz karę

Styczeń 2026 roku to nie tylko czas postanowień noworocznych, ale dla tysięcy właścicieli domów w Polsce – ostateczny termin na uregulowanie formalności związanych z ogrzewaniem. Choć wielka akcja spisu źródeł ciepła (CEEB) teoretycznie zakończyła się kilka lat temu, przepisy nakładają na nas obowiązek ciągłej aktualizacji danych. Wiele osób, które w pośpiechu wymieniały kotły pod koniec 2025 roku, by zdążyć przed wejściem w życie nowych uchwał antysmogowych lub by rozliczyć dotacje, zapomniało o jednym, kluczowym dokumencie. Urzędy Gmin właśnie rozpoczynają weryfikację. Kto musi złożyć deklarację w najbliższych dniach i dlaczego „zapominalstwo” może kosztować nawet 5000 złotych?

System Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków (CEEB) stał się w 2026 roku jednym z najważniejszych narzędzi w rękach administracji państwowej. To już nie tylko statystyka, jak zapewniano nas na początku wdrażania systemu. Dziś baza ta jest połączona z systemami wypłat dodatków osłonowych, rozliczaniem ulg podatkowych oraz – co najważniejsze – z kontrolą przestrzegania uchwał antysmogowych. Mimo to świadomość obowiązków związanych z aktualizacją wpisów wciąż jest niska.

Szczególną grupą ryzyka są osoby, które dokonały zmian w swojej kotłowni w ostatnich tygodniach lub miesiącach. Końcówka 2025 roku była pod tym względem rekordowa – strach przed zakazami eksploatacji „kopciuchów” w kolejnych województwach skłonił tysiące Polaków do inwestycji. Hydraulicy i instalatorzy mieli pełne ręce roboty aż do Sylwestra. Problem w tym, że fizyczna wymiana pieca to tylko połowa sukcesu. Druga połowa to biurokracja, która ma sztywne, bardzo krótkie terminy.

14 dni, które mogą Cię zgubić. O jakim terminie mowa?

Wielu właścicieli nieruchomości żyje w przekonaniu, że deklarację CEEB składa się „raz na zawsze”. To błąd, który w 2026 roku jest bezlitośnie wykorzystywany podczas kontroli. Przepisy ustawy o wspieraniu termomodernizacji i remontów są w tej kwestii jednoznaczne, ale mało kto wczytuje się w drobny druk.

Zasada jest prosta: na złożenie pierwszej deklaracji dla starego domu mieliśmy rok (termin minął w 2022 r.). Jednak w przypadku uruchomienia nowego źródła ciepła, termin ten wynosi zaledwie 14 dni od momentu pierwszego uruchomienia. Dotyczy to każdej zmiany:

• Wymiany starego pieca węglowego na nowy kocioł 5. klasy lub Ecodesign.
• Instalacji pompy ciepła (nawet jeśli stary piec został jako awaryjny – to też trzeba zgłosić!).
• Montażu kominka rekreacyjnego („kozy”), nawet jeśli używamy go sporadycznie.
• Podłączenia do sieci gazowej lub ciepłowniczej.

Jeśli więc wymieniłeś piec w ferworze przedświątecznych przygotowań lub tuż po Nowym Roku, Twój termin na zgłoszenie zmiany w urzędzie właśnie mija lub już minął. Styczeń jest miesiącem krytycznym, ponieważ to teraz urzędy zaczynają „zamykać rok” i weryfikować, czy osoby, które złożyły wnioski o rozliczenie dotacji z programu „Czyste Powietrze” lub „Moje Ciepło”, dopełniły obowiązku ewidencyjnego.

Co to oznacza dla Ciebie?

Dla Ciebie oznacza to konieczność natychmiastowego sprawdzenia statusu swojej nieruchomości w systemie CEEB. Możesz to zrobić online, logując się przez Profil Zaufany lub aplikację mObywatel. Jeśli w Twojej kotłowni stoi nowa pompa ciepła lub kocioł gazowy, a w systemie wciąż widnieje stary „kocioł na paliwo stałe poniżej klasy 3”, znajdujesz się w pułapce prawnej.

W razie kontroli straży miejskiej lub urzędnika (o czym pisaliśmy w poprzednich artykułach), taka rozbieżność jest traktowana jako wykroczenie. Ale to nie jedyny problem. Rozbieżność danych może zablokować wypłatę środków z dotacji. Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w 2026 roku automatycznie zaciąga dane z CEEB. Jeśli wniosek o płatność mówi o nowym piecu, a rejestr państwowy go nie widzi – system odrzuci Twój wniosek, a wyjaśnianie sprawy może opóźnić przelew o wiele miesięcy.

Co więcej, dla Ciebie oznacza to ryzyko otrzymania mandatu, jeśli „życzliwy sąsiad” zgłosi, że wciąż dymisz (bo np. palisz w kominku), a w systemie widniejesz jako osoba, która ma tylko ogrzewanie elektryczne (bo zapomniałeś dopisać kominka). Transparentność w dokumentach to Twoja podstawowa tarcza ochronna.

Kupiłeś dom w 2025 roku? Sprawdź, czy poprzednik nie kłamał

Kolejną grupą, która w styczniu 2026 roku powinna udać się do urzędu (lub na stronę internetową), są nowi właściciele nieruchomości. Rynek wtórny w minionym roku był bardzo aktywny. Jeśli kupiłeś dom, masz obowiązek złożyć nową deklarację CEEB w terminie 14 dni od nabycia prawa własności, jeśli dokonałeś jakichkolwiek zmian w instalacji, lub po prostu, by zaktualizować dane właścicielskie.

Często zdarza się, że poprzedni właściciel, chcąc uniknąć problemów przy sprzedaży, zadeklarował nieprawdę (np. wpisał, że piec jest 5. klasy, choć w piwnicy stoi „kopciuch”). Jeśli nie złożysz własnej deklaracji ze stanem faktycznym, przejmujesz odpowiedzialność za fałszywe dane poprzednika. W momencie kontroli tłumaczenie „nie wiedziałem, taki dom kupiłem” może nie wystarczyć, by uniknąć kary. Właścicielem jesteś Ty i to na Tobie ciąży obowiązek sprawozdawczy.

Weryfikacja „śmieciowa” – urzędnicy łączą kropki

Dlaczego akurat styczeń 2026 jest tak gorącym okresem? Ponieważ gminy właśnie teraz analizują roczne raporty dotyczące gospodarki odpadami. W dobie cyfryzacji urzędy zaczęły stosować tzw. analizę krzyżową (cross-check).

Urzędnicy zestawiają dwie bazy danych:

1. Bazę osób, które zadeklarowały w CEEB, że ogrzewają dom piecem na węgiel lub drewno.
2. Bazę osób, które oddają popiół w ramach zbiórki odpadów komunalnych.

Jeśli w CEEB zadeklarowałeś piec węglowy, a przez cały rok 2025 nie oddałeś ani jednego worka z popiołem (a gmina prowadzi jego selektywną zbiórkę), system generuje alert. Może to oznaczać, że albo popiół wysypujesz w niedozwolonym miejscu, albo Twoja deklaracja CEEB jest fikcją i w rzeczywistości ogrzewasz dom czymś innym (lub co gorsza – spalasz śmieci i nie masz popiołu węglowego). W obu przypadkach możesz spodziewać się wezwania do złożenia wyjaśnień właśnie teraz, na początku roku.

Jak wysokie są kary i czy można ich uniknąć?

Przepisy karne związane z CEEB są surowe, choć w pierwszych latach funkcjonowania systemu stosowano taryfę ulgową. W 2026 roku okres ochronny definitywnie się skończył. Za niezłożenie deklaracji w terminie grozi:

• Mandat karny do 500 zł: Nakładany zazwyczaj podczas bezpośredniej kontroli lub w wyniku wezwania do urzędu, jeśli sprawa jest ewidentna, a zwłoka niezbyt długa.
• Grzywna sądowa do 5000 zł: Może zostać orzeczona, jeśli sprawa trafi do sądu. Dzieje się tak zazwyczaj, gdy właściciel uporczywie uchyla się od obowiązku mimo wezwań.

Czy istnieje sposób na uniknięcie kary, jeśli zorientowałeś się po terminie (np. minęło już 30 dni od wymiany pieca)? Tak. W polskim prawie istnieje instytucja tzw. Czynnego Żalu (choć w prawie wykroczeń nazywa się to inaczej, mechanizm jest podobny). Zgodnie z przepisami wprowadzającymi CEEB, karze nie podlega ten, kto złoży deklarację zanim wójt, burmistrz lub prezydent miasta poweźmie wiadomość o popełnieniu wykroczenia (czyli zanim urzędnik zapuka do drzwi lub wyśle wezwanie).

Dlatego, jeśli czytasz ten artykuł i uświadomiłeś sobie, że Twój nowy kocioł gazowy nie został zgłoszony, zrób to natychmiast. Samodzielne, dobrowolne uzupełnienie danych – nawet po terminie – automatycznie uwalnia Cię od odpowiedzialności karnej za opóźnienie. To wyścig z czasem: musisz zdążyć, zanim system wygeneruje listę do kontroli.

Pułapka domków letniskowych i działek

Styczeń to czas, gdy rzadko zaglądamy na działki rekreacyjne, ale obowiązek CEEB dotyczy również ich. To jeden z najczęstszych błędów interpretacyjnych. Właściciele domków letniskowych uważają, że skoro nie mieszkają tam na stałe, nie muszą nic zgłaszać.

To nieprawda. Każde źródło ciepła lub spalania paliw o mocy do 1 MW musi zostać zgłoszone, niezależnie od tego, czy budynek jest mieszkalny, czy rekreacyjny. Masz „kozę” w domku na działce ROD? Musisz ją zgłosić. Masz kominek w domku letniskowym nad jeziorem? Też podlega ewidencji. W 2026 roku gminy turystyczne zaczynają masowo weryfikować te obiekty, szukając dodatkowych wpływów do budżetu i uszczelniając system opłat za śmieci (często powiązany z istnieniem źródła ciepła).

Jak sprawdzić i zaktualizować dane bez wychodzenia z domu?

Proces jest prosty i zajmuje około 10 minut. Nie musisz stać w kolejkach w urzędzie gminy.

1. Wejdź na stronę ceeb.gov.pl.
2. Zaloguj się za pomocą Profilu Zaufanego, e-Dowodu lub bankowości elektronicznej (Węzeł Krajowy).
3. Wybierz opcję „Złóż deklarację” lub „Edytuj deklarację”.
4. System poprowadzi Cię krok po kroku. Będziesz musiał podać rodzaj zainstalowanego źródła ciepła (np. kocioł gazowy kondensacyjny, pompa ciepła powietrze-woda), jego funkcję (ogrzewanie CO + CWU) oraz klasę urządzenia.
5. Po wysłaniu formularza otrzymasz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) na maila. Zachowaj je – to Twój dowód w razie kontroli.

Pamiętaj, że w deklaracji podajemy stan faktyczny. Jeśli masz dwa źródła ciepła (np. pompę ciepła i kominek), musisz zaznaczyć oba. Ukrywanie kominka jest ryzykowne, bo dymu z komina nie da się ukryć, a dron antysmogowy wykryje go w kilka sekund.

Nie odkładaj tego na luty

Styczeń to ostatni dzwonek, by uporządkować te sprawy przed wiosennym sezonem audytów i rozliczeń podatkowych. W 2026 roku państwo polskie dysponuje potężnymi narzędziami informatycznymi, które same znajdują niespójności w Twoich dokumentach. Nie daj się zaskoczyć pismem z urzędu. Złożenie deklaracji nic nie kosztuje, a spokój ducha i uniknięcie grzywny są bezcenne. Sprawdź swoje dokumenty jeszcze dziś wieczorem – dla własnego bezpieczeństwa finansowego.