Nowy chaos w blokach. Od kwietnia czynsze mogą gwałtownie wzrosnąć

Mieszkańcy bloków w całej Polsce mogą wkrótce zobaczyć kolejne podwyżki w swoich rachunkach. Tym razem powodem nie są ceny energii ani inflacja, lecz zmiany w systemie rozliczeń faktur. Chodzi o Krajowy System e-Faktur (KSeF), który miał uprościć księgowość, a w praktyce powoduje poważne problemy dla spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych.

Od początku 2026 roku wielu mieszkańców zauważa rosnące opłaty za czynsz. W części budynków miesięczne rachunki przekroczyły już 1000 zł. Zarządcy nieruchomości ostrzegają jednak, że to może być dopiero początek.

Nowy system fakturowania wprowadzony przez państwo sprawił, że liczba dokumentów do obsługi w spółdzielniach wzrosła wielokrotnie.

E-faktury zmieniają sposób rozliczania prądu

Od lutego obowiązuje Krajowy System e-Faktur, który zmienia sposób wystawiania dokumentów przez firmy energetyczne. Zamiast jednego zbiorczego zestawienia rachunków za energię, dostawcy wystawiają oddzielne faktury dla każdego punktu poboru prądu.

Dla spółdzielni oznacza to ogromny wzrost liczby dokumentów.

Przykładowo jedna z mniejszych spółdzielni otrzymywała wcześniej około 10 faktur miesięcznie. Po zmianach liczba dokumentów wzrosła nawet do 170.

Każda faktura musi być osobno sprawdzona, wprowadzona do systemu i rozliczona przez księgowość.

Więcej pracy oznacza wyższe koszty

Obsługa tak dużej liczby dokumentów wymaga znacznie więcej pracy administracyjnej. Spółdzielnie i wspólnoty muszą zatrudniać dodatkowe osoby lub zwiększać czas pracy działów księgowych.

Te koszty ostatecznie trafiają do mieszkańców w postaci wyższych opłat za zarządzanie budynkiem.

W niektórych miejscach podwyżki już się pojawiły. Jedna ze wspólnot w Trójmieście zdecydowała się zwiększyć opłaty administracyjne o ponad 17 procent.

Problemem są także niejednolite dane w e-fakturach

Kolejną trudnością są różnice w sposobie wystawiania e-faktur przez dostawców mediów.

W wielu przypadkach dane w plikach XML są zapisane w różnych polach lub formatach. Systemy księgowe nie zawsze potrafią je automatycznie odczytać.

To zmusza pracowników spółdzielni do ręcznego sprawdzania dokumentów, co jeszcze bardziej zwiększa nakład pracy.

Największe zmiany dopiero przed nami

Na razie system KSeF obejmuje głównie największe firmy. Jednak od 1 kwietnia 2026 roku do systemu mają zostać włączone także średnie i małe przedsiębiorstwa oraz wiele mikrofirm.

Oznacza to, że liczba e-faktur w spółdzielniach jeszcze bardziej wzrośnie. Do dokumentów za prąd dołączą kolejne faktury, między innymi za wodę, wywóz śmieci czy inne usługi.

Zarządcy nieruchomości obawiają się, że dopiero wtedy problemy staną się naprawdę odczuwalne.

Spółdzielnie apelują do rządu

Przedstawiciele branży zarządzania nieruchomościami zwracają uwagę, że największym problemem jest brak jednolitych standardów w wystawianiu e-faktur.

Ich zdaniem konieczne jest wprowadzenie jasnych zasad dla dostawców mediów, aby dokumenty były tworzone w jednolitej formie i mogły być automatycznie obsługiwane przez systemy księgowe.

Bez takich zmian koszty administracyjne mogą dalej rosnąć.

Co to oznacza dla mieszkańców

Dla lokatorów oznacza to jedno: wyższe opłaty za utrzymanie budynków. Koszty dodatkowej pracy administracyjnej mogą zostać przeniesione na mieszkańców w formie wyższych opłat za zarządzanie nieruchomością.

Eksperci ostrzegają, że w części spółdzielni kolejne podwyżki mogą pojawić się już w najbliższych miesiącach, gdy system KSeF zacznie działać w pełnym zakresie.