Obowiązek wszedł w życie, a niemal nikt o nim nie wie. Zaskoczy setki tysięcy Polaków

Choć przepisy już obowiązują, gotowych jest zaledwie 11 procent. Zmiany obejmują ogromną liczbę podmiotów, a ich brak może sporo kosztować. Sprawdziliśmy, o co chodzi i kto musi działać natychmiast.

Nowy obowiązek, który przeszedł bez echa

Od 1 kwietnia 2025 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy dotyczące cyfrowej korespondencji. Zmiany dotyczą ponad 740 tysięcy podmiotów zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym. Mimo że termin wejścia w życie przepisów był znany od miesięcy, tylko niewielki procent zdążył się przygotować.

Z danych Ministerstwa Cyfryzacji wynika, że obowiązkowy adres do e-Doręczeń posiada jedynie 81 tysięcy firm. To oznacza, że aż 89 procent przedsiębiorstw nie wdrożyło nowego systemu na czas. Skutki? Utrudnienia w kontaktach z urzędami i możliwe opóźnienia w realizacji spraw formalnych.

Jak działa system e-Doręczeń?

E-Doręczenia to cyfrowy odpowiednik listu poleconego. Każda wysłana wiadomość ma potwierdzenie nadania i doręczenia, a korespondencja posiada pełną moc prawną. System działa w relacji instytucja–firma, firma–firma i firma–obywatel, więc jego potencjał znacznie wykracza poza samą administrację.

Dotychczas obowiązek korzystania z e-Doręczeń dotyczył głównie urzędów i instytucji publicznych. Od kwietnia system obejmuje również sektor prywatny – na razie tylko podmioty z KRS, ale za kilka miesięcy również przedsiębiorców z CEIDG.

Dla kogo obowiązek, a kto ma jeszcze czas?

Nowe przepisy dotyczą firm zarejestrowanych w KRS przed 2024 rokiem. Natomiast osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mają więcej czasu – do 1 stycznia 2026 roku. Różnicowanie terminów wdrożenia ma na celu odciążenie najmniejszych podmiotów.

Warto jednak pamiętać, że nic nie stoi na przeszkodzie, by wdrożyć system wcześniej – rejestracja jest bezpłatna i w pełni zdalna. Wystarczy profil zaufany lub podpis elektroniczny.

Początki były trudne, ale dziś system działa

Pierwsze miesiące działania platformy nie były wolne od problemów. W styczniu tego roku instytucje publiczne zgłaszały liczne błędy techniczne, co zmusiło resort cyfryzacji do pilnej interwencji. Poczta Polska, odpowiedzialna za funkcjonowanie systemu, szybko rozwiązała problemy i platforma działa obecnie stabilnie.

Zdaniem ekspertów właśnie te początkowe trudności mogły zniechęcić część przedsiębiorców do wcześniejszej rejestracji. Teraz jednak, gdy system jest sprawny, brak wdrożenia staje się poważnym ryzykiem operacyjnym.

Dlaczego warto wdrożyć e-Doręczenia?

Nowy sposób korespondencji ma wiele zalet. Przede wszystkim oszczędza czas i papier, zwiększa bezpieczeństwo dokumentów i eliminuje konieczność wizyt na poczcie. Dodatkowo system minimalizuje ryzyko błędów i zagubień korespondencji – wszystko jest cyfrowo potwierdzane i rejestrowane.

To także krok w kierunku pełnej cyfryzacji kontaktów biznesowych. Dla firm, które postawią na nowoczesną komunikację, to realna szansa na przyspieszenie procesów i obniżenie kosztów.

Trzeba działać. Proces jest prosty i darmowy

Założenie adresu do e-Doręczeń nie wymaga wizyt w urzędach. Cała procedura odbywa się online – przez platformę gov.pl lub zintegrowane systemy branżowe. Po weryfikacji danych firma otrzymuje unikalny adres, który należy zgłosić do KRS.

Z systemu mogą korzystać również obywatele, a jego rozwój wpisuje się w szerszą strategię cyfryzacji państwa. Po e-receptach, mObywatelu i e-Urząd Skarbowym – przyszedł czas na cyfrową korespondencję firm.

Co grozi za brak wdrożenia?

Choć obecnie nie ma kar finansowych, brak adresu do e-Doręczeń może skutkować poważnymi opóźnieniami. Urzędy uznają wiadomość za doręczoną, nawet jeśli firma nie ma jeszcze aktywnego konta – co może mieć wpływ na terminy czy postępowania administracyjne.

Eksperci apelują, by nie czekać na wezwania i nie ryzykować zaległości. System już działa – czas, by zaczęli z niego korzystać także ci, którzy dotąd go ignorowali.