Od stycznia możesz doliczyć sobie nawet dziesięć lat stażu pracy. Ale tylko jeśli złożysz wniosek do końca 2027 roku i udokumentujesz każdy miesiąc pracy na zleceniu lub z własnej firmy

Miliony Polaków, którzy przez lata pracowali na umowach zlecenia, prowadzili działalność gospodarczą lub dorobili się doświadczenia za granicą, w końcu mogą oficjalnie to zaliczyć do stażu pracy. Od pierwszego stycznia dwa tysiące dwadzieścia sześć roku wchodzi rewolucyjna zmiana w Kodeksie pracy, która pozwoli zamienić niewidzialne dla prawa lata ciężkiej pracy na konkretne korzyści: dłuższy urlop, wyższe dodatki stażowe i większe odprawy. Ale jest haczyk – masz tylko dwadzieścia cztery miesiące na zebranie dokumentów, a po tym terminie twoje dawne zlecenia i firma przepadną bezpowrotnie.

Co konkretnie możesz doliczyć do stażu od stycznia

Nowy artykuł trzysta dwa do potęgi pierwszej Kodeksu pracy całkowicie zmienia zasady liczenia stażu pracy. Do tej pory liczyły się tylko lata przepracowane na etacie – umowa zlecenie, własna firma czy praca za granicą były kompletnie niewidzialne. Od stycznia możesz doliczyć do stażu prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej, współpracę z osobą prowadzącą działalność jako osoba współpracująca, okres zawieszenia działalności w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, wykonywanie umów zlecenia i umów o świadczenie usług, pracę na podstawie umowy agencyjnej, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych oraz udokumentowaną pracę zarobkową za granicą.

Kluczowy warunek: w trakcie tych okresów musiały być opłacane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe albo musisz wykazać, że przepisy w danym czasie nie przewidywały obowiązku ich opłacania. To oznacza, że studenckie zlecenia wykonywane do dwudziestego szóstego roku życia, kiedy byłeś zwolniony ze składek, też się liczą. Równie ważne: nowe zasady działają wstecz. Możesz doliczyć okresy sprzed dwa tysiące dwadzieścia sześć roku, jeśli tylko zdołasz je odpowiednio udokumentować.

Konkretne korzyści, które zyskasz doliczając staż

Najważniejsza zmiana dotyczy urlopu wypoczynkowego. Obecnie pracownicy z doświadczeniem krótszym niż dziesięć lat mają prawo do dwudziestu dni urlopu rocznie, a po przekroczeniu tego progu – do dwudziestu sześciu dni. Jeśli przez osiem lat prowadziłeś działalność gospodarczą, a teraz pracujesz na etacie od trzech lat, dotychczas miałeś tylko dwadzieścia dni urlopu. Po doliczeniu działalności będziesz miał jedenaście lat stażu, czyli automatycznie dwadzieścia sześć dni urlopu – to sześć dodatkowych dni wolnego rocznie.

Dodatki stażowe w sektorze publicznym rosną wraz ze stażem. W wielu urzędach i instytucjach państwowych dodatek wynosi pięć procent wynagrodzenia zasadniczego po pięciu latach stażu, dziesięć procent po dziesięciu latach i piętnaście procent po piętnastu latach. Jeśli zarabiasz pięć tysięcy złotych i doliczy się ci pięć lat z własnej firmy, możesz awansować z dodatku pięcioprocentowego na dziesięcioprocentowy – to trzysta złotych więcej miesięcznie, trzy tysiące sześćset złotych rocznie.

Wyższe odprawy przy zwolnieniu to kolejna korzyść. Wysokość odprawy zależy od stażu: jedno wynagrodzenie przy stażu do dwóch lat, dwa wynagrodzenia przy stażu od dwóch do ośmiu lat i trzy wynagrodzenia przy stażu powyżej ośmiu lat. Doliczenie kilku lat z działalności może sprawić, że zamiast odprawy w wysokości jednego wynagrodzenia otrzymasz trzykrotność pensji. Nagrody jubileuszowe w sektorze publicznym również zależą od stażu – po dziesięciu latach pracy przysługuje nagroda w wysokości siedemdziesięciu pięciu procent wynagrodzenia, po piętnastu latach sto procent, po dwudziestu latach sto pięćdziesiąt procent, a po dwudziestu pięciu latach dwieście procent.

Jak udokumentować dawne zlecenia i działalność gospodarczą

Podstawowym dokumentem potwierdzającym dodatkowe okresy jest zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o okresach podlegania ubezpieczeniom społecznym. Od stycznia dwa tysiące dwadzieścia sześć roku w systemie Platforma Usług Elektronicznych ZUS pojawi się nowy formularz elektroniczny: Wniosek o potwierdzenie okresów aktywności zawodowej. Logujesz się na PUE ZUS, wchodzisz w zakładkę Dokumenty i wiadomości, potem Wnioski, wybierasz nowy formularz, wskazujesz okresy pracy na zleceniu, działalności lub pracy za granicą, zatwierdzasz i wysyłasz elektronicznie. ZUS wyda zaświadczenie w formie PDF, które przekazujesz pracodawcy.

Jeśli w systemie ZUS brakuje danych – na przykład dlatego że pracowałeś na zleceniach piętnaście lat temu i część dokumentacji się nie zachowała – możesz dołączyć własne dokumenty potwierdzające aktywność zawodową. Mogą to być kopie umów zlecenia, rachunki, faktury, potwierdzenia przelewów, wyciągi bankowe pokazujące regularne wpływy z działalności, zaświadczenia od zleceniodawców czy wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Same umowy czy wpis do CEIDG nie wystarczą – pracodawca musi mieć pewność, że faktycznie wykonywałeś pracę i opłacałeś składki.

Terminy, których absolutnie nie możesz przegapić

W sektorze publicznym – urzędy, szkoły publiczne, samorządowe instytucje kultury, szpitale publiczne – pracownicy mają dwadzieścia cztery miesiące na złożenie dokumentów licząc od pierwszego stycznia dwa tysiące dwadzieścia sześć roku. Oznacza to, że ostateczny termin to trzydziesty pierwszy grudnia dwa tysiące dwadzieścia siedem roku. W sektorze prywatnym zmiany wchodzą później – od pierwszego maja dwa tysiące dwadzieścia sześć roku, więc dwadzieścia cztery miesiące liczysz od tej daty, co daje ci czas do trzydziestego kwietnia dwa tysiące dwadzieścia osiem roku.

Po upływie tych terminów pracodawca nie będzie zobowiązany do wliczania nieudokumentowanego okresu do stażu pracy. To oznacza, że jeśli spóźnisz się z dokumentami, twoje dziesięć lat pracy na zleceniach przepadnie bezpowrotnie i nigdy nie będą wliczone do stażu. ZUS ostrzega, że nie warto czekać do ostatniej chwili – przy poprzednich wdrożeniach system PUE był przeciążony w ostatnich tygodniach przed terminem i ludzie mieli problemy z wysłaniem wniosków.

Co to oznacza dla ciebie praktycznie

Jeśli jesteś freelancerem, który przez lata pracował na zleceniach i teraz przeszedł na etat, wreszcie możesz oficjalnie pokazać swoje doświadczenie. Jeśli prowadziłeś firmę, zlikwidowałeś ją i zatrudniłeś się gdzieś, te lata ciężkiej pracy jako przedsiębiorca w końcu się liczą. Jeśli wróciłeś z emigracji po latach pracy w Niemczech czy Wielkiej Brytanii, możesz doliczyć tamten staż. Ale musisz działać aktywnie – pracodawca nie ma obowiązku samodzielnie szukać twoich dawnych okresów zatrudnienia. To ty musisz złożyć wniosek do ZUS, otrzymać zaświadczenie i przekazać je działowi kadr.

Coraz więcej dużych firm już teraz wdraża aktualizacje kadrowe i przygotowuje procedury przyjmowania zaświadczeń od pracowników. Jeśli pracujesz w małej firmie, możesz być pierwszą osobą, która pojawi się z takim dokumentem – warto uprzedzić pracodawcę, że będziesz wnioskować o przeliczenie stażu, żeby dział kadr miał czas się przygotować. Pamiętaj: doliczenie stażu nie zadziała wstecz na już zawarte umowy ani zakończone rekrutacje. Liczy się od momentu dostarczenia zaświadczenia pracodawcy.