Paragon na maila zamiast na papierze. Rozwiązanie będzie obowiązkowe?

Ministerstwo Finansów kontynuuje proces cyfryzacji dokumentów handlowych w Polsce. Po wprowadzeniu obowiązkowego systemu e-faktur KSeF, kolejnym krokiem będzie upowszechnienie e-paragonów, które w przyszłości mogą zastąpić wersje papierowe. Nowe rozwiązanie ma usprawnić zarządzanie wydatkami konsumentów i pomóc w walce z szarą strefą.

Jak działa system e-paragonów

Od marca 2020 roku przedsiębiorcy korzystający z kas fiskalnych online, a od czerwca 2020 roku również z wirtualnych kas fiskalnych, mogą wystawiać paragony w formie elektronicznej. We wrześniu 2023 roku Ministerstwo Finansów uruchomiło specjalną platformę HUB Paragonowy wraz z aplikacją mobilną e-paragony 2.0. System umożliwia anonimowe generowanie e-paragonów poprzez kod kreskowy, a użytkownicy mogą zapisywać dokumenty na urządzeniach mobilnych lub w chmurze. Po uruchomieniu KSeF w 2026 roku używanie e-paragonów stanie się bardziej powszechne.

Dobrowolność nowego rozwiązania

Obecnie Ministerstwo Finansów nie planuje wprowadzenia obowiązku stosowania e-paragonów. Korzystanie z rządowej platformy pozostaje dobrowolne, a sprzedawcy mogą stosować własne aplikacje lub rozwiązania firm technologicznych do wystawiania e-paragonów. Zachowują również możliwość wydawania paragonów wyłącznie w formie papierowej.

Wdrożenie rządowego systemu e-paragonów budzi jednak inne obawy wśród przedsiębiorców. Główne zastrzeżenia dotyczą możliwości zwiększonej kontroli podatkowej oraz kwestii ochrony danych użytkowników.

Niezależnie od formy – papierowej czy elektronicznej – paragon fiskalny musi spełniać określone wymogi prawne. Dokument powinien zawierać unikalny numer, oznaczenie „PARAGON FISKALNY”, szczegółowe informacje o transakcji oraz dane sprzedawcy, w tym NIP. Istotne są również informacje o dacie i godzinie sprzedaży, numerze kasy oraz oznaczeniu kasjera.

Paragon fiskalny pozostaje kluczowym dokumentem przy zwrotach towarów i realizacji gwarancji. W przypadku jego braku konsumenci mogą wykorzystać alternatywne formy potwierdzenia zakupu, takie jak potwierdzenia płatności z konta bankowego czy zdjęcia paragonów. Dokument ten jest również niezbędny przy ubieganiu się o zwrot podatku w ramach systemu TAX FREE dla podróżnych spoza Unii Europejskiej.