Skarbówka wie wszystko, zanim zdążysz kliknąć „wyślij”. W 2026 grzywna może sięgnąć 96 tys. zł

Jeszcze 10 lat temu kontrola podatkowa oznaczała wizytę urzędnika, segregatory i wielodniowe przesłuchania. Dziś większość pracy dzieje się bez kontaktu z tobą – algorytmy analizują transakcje w czasie rzeczywistym, a ty dowiadujesz się o problemie dopiero wtedy, gdy mandat ląduje w skrzynce. Od stycznia 2026 sankcje wzrosły wraz z płacą minimalną. Podstawowa grzywna to teraz 481 zł, ale maksymalna przekracza 96 tys. zł. I co najgorsze – fiskus często wie o twoich błędach wcześniej niż ty sam.

Grafika poglądowa (generowana automatycznie – Gemini)

Ile kosztuje pomyłka w 2026 roku?

Każdego roku w styczniu dzieje się coś, o czym większość przedsiębiorców nie myśli – wszystkie kary podatkowe automatycznie rosną. Nie dlatego, że ktoś zmienił przepisy. Po prostu wzrasta płaca minimalna, a od niej zależy wysokość grzywien w Kodeksie karnym skarbowym.

Od stycznia 2026 minimalne wynagrodzenie wynosi 4806 zł brutto. Oznacza to, że podstawowa grzywna – liczona jako jedna dziesiąta tej kwoty – to 481 zł. Teoretycznie niewiele. Ale maksymalna kara, którą sąd może wymierzyć za wykroczenie skarbowe, to dwudziestokrotność minimalnej płacy. Czyli 96 120 zł.

Rok temu maksimum wynosiło 93 320 zł. Różnica to prawie 3 tysiące. Dla firmy balansującej na granicy rentowności to może być cios, który zburzy cały budżet na najbliższe miesiące.

Urzędnik może ukarać na miejscu – bez sądu

Nie każda sprawa trafia do sądu. Kodeks karny skarbowy daje funkcjonariuszom prawo do nakładania mandatów w trybie uproszczonym. Limit? 24 030 zł – czyli pięć najniższych krajowych.

Jeśli kontroler z urzędu skarbowego stwierdzi wykroczenie, może wystawić mandat od razu. Nie potrzebuje zgody przełożonego, nie musi kierować sprawy do prokuratury. Wypełnia formularz, ty go podpisujesz (albo odmawiasz, ale wtedy sprawa i tak idzie do sądu) i masz karę do zapłaty.

Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy w firmie inFakt, komentuje dla TVN24 Biznes wzrost płacy minimalnej: „To zmiana, która uruchamia efekt domina. Dotknie nie tylko pracowników, ale także przedsiębiorców i pracodawców.”

Granica między drobnym błędem a przestępstwem

Prawo dzieli problemy z fiskusem na dwie kategorie: wykroczenia i przestępstwa skarbowe. Różnica? Kwota 24 030 zł.

Jeśli zaniżyłeś podatek, nie zgłosiłeś przychodu albo nie wystawiłeś faktury, a kwota uszczuplenia lub zagrożenia dla budżetu państwa nie przekroczyła tej granicy – to wykroczenie. Za nie grozi mandat lub grzywna do 96 120 zł. Brzmi poważnie, ale przynajmniej nie wisi nad tobą widmo więzienia.

Gdy przekroczysz 24 030 zł, wchodzisz w strefę przestępstwa skarbowego. Wtedy zaczynają się kary w stawkach dziennych – od 10 do 720 dziennie. Przy obecnej płacy minimalnej jedna stawka to od 160 zł do ponad 64 tys. zł. Maksymalna grzywna może osiągnąć 46 mln zł, a w szczególnych przypadkach nawet 69 mln zł.

Do tego dochodzi możliwość orzeczenia kary ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności. To już nie żarty.

Systemy, które nigdy nie śpią

Jeszcze dekadę temu urząd skarbowy musiał wysłać kontrolera, żeby sprawdzić twoje dokumenty. Dziś wystarczy, że włączy komputer. Krajowa Administracja Skarbowa dysponuje systemami, które analizują miliony transakcji dziennie, porównują je ze sobą i szukają wzorców wskazujących na nieprawidłowości.

Głównym narzędziem jest ARANEA – system oparty na sztucznej inteligencji. Nazwa pochodzi od łacińskiego słowa „pająk” i nie jest przypadkowa. ARANEA buduje sieci powiązań między firmami, transakcjami i kontami bankowymi. Wykrywa karuzelę VAT, fikcyjne faktury, zaniżanie obrotów.

Ale to tylko jeden element całego ekosystemu. Urząd korzysta także z: STIR – systemu monitorującego przelewy bankowe w czasie rzeczywistym, JPK_LUNETKA – narzędzia analizującego pliki JPK, KARTA, ALINA, ARIADNA2 i wielu innych.

Algorytmy wiedzą o tobie więcej niż sąsiad

Systemy łączą dane z kilkunastu źródeł. Twoje faktury z KSeF. Przelewy z banku przez STIR. Dane o koncie firmowym i prywatnym. Informacje z platform cyfrowych – jeśli wynajmujesz mieszkanie przez Airbnb albo sprzedajesz na Allegro, fiskus dostaje raporty (dyrektywa DAC7). Międzynarodowa wymiana danych o kryptowalutach (DAC8).

Wszystko to trafia do jednego wielkiego kotła, który gotuje się 24 godziny na dobę. Algorytm ocenia dla każdego podatnika tzw. wskaźnik ryzyka. Jeśli przekroczysz próg, system wysyła alert. Analityk z KAS dostaje powiadomienie i zaczyna dokładniejsze sprawdzanie.

Nie musisz robić nic złego. Wystarczy, że twoje transakcje odbiegają od normy. Nagle dostałeś duży przelew? Zmieniłeś kontrahenta? Koszty wzrosły szybciej niż przychody? Każda z tych sytuacji może uruchomić czerwoną lampkę w systemie.

KSeF – fiskus widzi każdą fakturę w sekundę

Od 1 lutego 2026 największe firmy, a od 1 kwietnia wszystkie pozostałe, muszą wystawiać faktury przez Krajowy System e-Faktur. Brzmi niewinnie – „e-faktura”. Ale konsekwencje są ogromne.

Każda faktura, którą wystawisz lub otrzymasz, ląduje w centralnej bazie Ministerstwa Finansów. Natychmiast. W momencie kliknięcia „wyślij” urząd wie, komu sprzedałeś, za ile, z jakim VAT-em. Nie musi czekać na twoją deklarację. Nie musi prosić o dokumenty podczas kontroli. Po prostu wie.

System automatycznie porównuje twoje faktury sprzedaży z fakturami zakupu u kontrahentów. Sprawdza, czy VAT się zgadza. Czy koszty są realne. Czy przychody pokrywają się z przelewami na koncie.

Jeśli coś nie gra, dostaniesz wezwanie do wyjaśnień. Czasem nawet zanim zdążysz złożyć deklarację za dany miesiąc.

Koniec z Excelem i zeszytem

Wielu przedsiębiorców prowadziło do tej pory księgę przychodów i rozchodów w arkuszu kalkulacyjnym. Niektórzy wręcz w papierowym zeszycie. Od 2026 to nielegalne.

Najpierw obowiązek dotyczy podatników VAT miesięcznych – od stycznia 2026. Rok później obejmie kwartalnych oraz zwolnionych z VAT. KPiR musi być prowadzona w programie komputerowym, który potrafi wygenerować plik JPK_KPiR i wysłać go do urzędu.

Nowy wzór księgi wymaga wpisywania dodatkowych danych: numeru KSeF faktury, NIP kontrahenta. Bez odpowiedniego oprogramowania po prostu tego nie zrobisz.

Za co najczęściej nakładają kary?

Teoretycznie katalog wykroczeń skarbowych jest szeroki. W praktyce kilka uchybień dominuje w statystykach kontroli.

Bałagan w dokumentach. Księga prowadzona nierzetelnie, z opóźnieniem, z błędami. Brakujące wpisy, przekłamania kwot, brak podpisów. To najczęstszy powód mandatów. Kary wahają się od 2 tys. do kilkunastu tysięcy złotych.

Znikające faktury. Dokumenty trzeba przechowywać 5 lat. Jeśli podczas kontroli nie możesz pokazać faktury, paragonu, umowy – dostajesz karę za każdy brakujący dokument. Często po kilka tysięcy złotych.

Błędy w deklaracjach. Pomyliłeś kwotę przychodu? Wpisałeś zły VAT? Zapomniałeś doliczyć kosztu? Nawet jeśli to nieumyślne, możesz dostać mandat. Wysokość zależy od różnicy – ale jeśli nie przekracza 24 030 zł, to „tylko” wykroczenie.

Spóźnialstwo. Wysłanie JPK po terminie, złożenie deklaracji z opóźnieniem, zapłata podatku po czasie. Do kary dochodzą odsetki. W 2026 ich wysokość też wzrosła proporcjonalnie do stóp procentowych.

Kasy fiskalne. Brak paragonu, niezarejestrowana kasa, manipulacje przy urządzeniu. Kontroler może wystawić mandat na miejscu, często kilka tysięcy złotych.

Zapłata zaległości nie zawsze ratuje

Kodeks mówi jasno: jeśli uregulowałeś cała należność przed przyjęciem mandatu, urzędnik może odstąpić od ukarania. Ale to „może”, nie „musi”. W praktyce zależy to od okoliczności, skali uchybienia i dobrej woli funkcjonariusza.

A jeśli to przestępstwo, nie wykroczenie? Zapłata zaległości może złagodzić karę, ale nie wymaże odpowiedzialności karnej.

Inne kary powiązane z płacą minimalną

Wzrost najniższej krajowej przełożył się na wszystkie sankcje liczone w jej wielokrotnościach. Brak ubezpieczenia OC samochodu osobowego to maksymalnie 9612 zł (dwie płace minimalne). Ciężarówki, autobusy, ciągniki – 14 418 zł (trzy płace). Pozostałe pojazdy – 1602 zł (jedna trzecia).

Wysokość zależy od długości przerwy w polisie. Od 1 do 3 dni – 20% maksymalnej kwoty. Od 4 do 14 dni – 50%. Powyżej 14 dni – pełna stawka.

Prezydent powiedział „nie” łagodniejszym karom

W 2025 Senat uchwalił nowelizację Kodeksu karnego skarbowego, która miała obniżyć sankcje za wykroczenia i przestępstwa formalne – takie, które nie powodują bezpośrednio strat w budżecie. Chodzi na przykład o niezłożenie deklaracji na czas, niewskazanie osoby odpowiedzialnej za obliczanie podatków.

Prezydent Karol Nawrocki zawetował ustawę. W efekcie od stycznia 2026 obowiązują pełne kary, niepomniejszone, przeliczone według nowej płacy minimalnej.

Ale pojawiły się także zmiany korzystne dla podatników

Pod koniec 2025 prezydent podpisał natomiast inną ustawę – nowelizację Ordynacji podatkowej, która chroni podatników przed przewlekłością kontroli. Jeśli kontrola nie skończy się w ciągu 6 miesięcy od wszczęcia, urząd traci prawo naliczania odsetek za zwłokę za okres przekraczający ten termin.

Wcześniej opieszałość urzędników działała na ich korzyść – im dłużej trwała kontrola, tym większe odsetki. Teraz fiskus ma motywację, żeby działać szybko. Jeśli nie zmieści się w 6 miesiącach, to budżet straci, nie ty.

Dodatkowo wprowadzono zasadę rozstrzygania wątpliwości na korzyść podatnika. Jeśli przepis jest niejednoznaczny, urząd musi go interpretować po twojej myśli. To standard znany z Kodeksu postępowania administracyjnego od 2017, ale do Ordynacji podatkowej trafił dopiero teraz.

Jak przetrwać erę cyfrowej skarbówki?

Przejdź na porządny program księgowy już dziś. Nie czekaj do ostatniej chwili. Excel nie jest wystarczający, papierowy zeszyt jest nielegalny. Wybierz system, który obsługuje KSeF, generuje JPK i aktualizuje się automatycznie. Koszt? Od kilkuset do kilku tysięcy złotych rocznie. Ale mandat za brak ewidencji to 24 030 zł.

Prowadź księgę na bieżąco. Nie odkładaj na koniec miesiąca. Wpisy musisz dokonywać najpóźniej do 20 dnia następnego miesiąca. Opóźnienie wykryje system automatycznie.

Sprawdzaj zgodność przed wysłaniem deklaracji. Zanim klikniesz „wyślij”, upewnij się, że przychody, koszty i VAT się zgadzają. Porównaj z fakturami w KSeF. Jeśli coś nie pasuje, lepiej to napraw teraz niż tłumaczyć się urzędnikowi.

Przechowuj wszystko – i to dobrze. Nie tylko faktury. Umowy, maile, korespondencję z kontrahentami, dowody przelewów. Przechowuj elektronicznie, z kopią zapasową w chmurze. 5 lat to długo. Dokumenty giną, płoną, zalewają. Kopia w chmurze to ubezpieczenie.

Reaguj na wezwania natychmiast. Dostałeś pismo z urzędu? Nie ignoruj. Brak odpowiedzi to kolejne wykroczenie i dodatkowy mandat. Jeśli nie rozumiesz pytania, zadzwoń do urzędu albo skonsultuj się z księgowym.

Błąd? Koryguj zaraz. Znalazłeś pomyłkę w deklaracji? Złóż korektę jak najszybciej. Samodzielna korekta zmniejsza ryzyko kary, często całkowicie.

Rozważ pomoc profesjonalisty. Jeśli twoja działalność urrosła – zatrudniasz ludzi, masz wielu klientów, sprzedajesz za granicę – samodzielna księgowość staje się ryzykowna. Biuro rachunkowe zna przepisy, ma systemy i ma ubezpieczenie OC. Jeśli popełni błąd, ubezpieczyciel pokryje stratę.

Nie lekceważ drobiazgów. „To tylko literówka w NIP-ie”, „to tylko jeden paragon” – w erze algorytmów AI takie myślenie kończy się mandatem. Systemy wykrywają najmniejsze nieprawidłowości.

Dostałeś mandat? Nie panikuj

Możesz odmówić przyjęcia. Wtedy sprawa idzie do sądu. Sąd może wymierzyć wyższą karę, ale może też uznać, że wykroczenia w ogóle nie było. Jeśli przyjmiesz mandat i zapłacisz, sprawa jest zamknięta – ale tracisz prawo odwołania.

Prawomocny mandat można uchylić tylko przez sąd. Wniosek musisz złożyć w ciągu 7 dni. To możliwe w wyjątkowych sytuacjach – na przykład gdy kara została nałożona za czyn, który w ogóle nie jest wykroczeniem.

Era, w której fiskus wie wszystko

Transakcje bankowe, faktury, deklaracje, przelewy zagraniczne, sprzedaż na platformach – wszystko ląduje w systemach KAS. Algorytmy pracują bez przerwy, porównując dane i szukając anomalii. Nie potrzebują urlopu, nie męczą się, nie popełniają błędów.

Dla uczciwych podatników to w teorii dobra wiadomość – mniej kontroli na miejscu, szybsze rozliczenia, mniej biurokracji. Ale w praktyce oznacza to także koniec pobłażliwości dla drobnych uchybień. To, co kiedyś uszłoby na sucho, dziś kończy się mandatem.

2026 to rok, w którym prowadzenie firmy „na oko” stało się niemożliwe. Albo robisz wszystko dokładnie, zgodnie z przepisami, na bieżąco – albo płacisz. Czasem krocie.

Michał Wierzbicki

Redaktor naczelny portalu. Absolwent Dziennikarstwa i Nauk Politycznych Uniwersytetu Warszawskiego. Zawodowo interesuje się prawem i ekonomią.