Tak będą teraz wyglądały kontrole. Gigantyczne zmiany w prawie. Największa reforma od 2018 roku. Na samym Mazowszu z uwagą patrzy 600 tys. firm

To najgłębsza reforma zasad przeprowadzania kontroli od czasu uchwalenia Prawa przedsiębiorców w 2018 roku. Wchodzi w życie w momencie, gdy Polska ma ponad 2,8 mln aktywnych przedsiębiorstw, a samo województwo mazowieckie skupia niemal 600 tys. z nich – więcej niż jakikolwiek inny region w kraju. Tak teraz będą wyglądały kontrole.

Co się zmieniło: firmy dostały kategorie ryzyka i limity wizyt

Serce reformy to nowy art. 55a ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz.U. 2018 poz. 646 ze zm.). Przepis wprowadza obowiązek przeprowadzania kontroli planowych wyłącznie na podstawie wcześniejszej, okresowej analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w danej branży lub przez daną grupę podmiotów. Na podstawie tej analizy każdy przedsiębiorca zostaje przypisany do jednej z 3 kategorii ryzyka.

Przy niskim ryzyku – kontrola planowa nie częściej niż raz na 5 lat. Przy średnim ryzyku – nie częściej niż raz na 3 lata. Przy wysokim ryzyku – bez limitu, tak często jak to konieczne. Brzmi prosto, ale skutki są konkretne: firma z długim stażem, czystą historią kontrolną i działalnością w nieproblematycznej branży może w praktyce nie widzieć inspektorów przez pół dekady.

Organy kontrolne mają też nowy obowiązek publikowania zasad przypisywania firm do kategorii ryzyka w Biuletynie Informacji Publicznej – w ciągu 3 miesięcy od przyjęcia kolejnej analizy. Przedsiębiorcy po raz pierwszy mogą sprawdzić, według jakich kryteriów są typowani do kontroli. To ogranicza uznaniowość, która dotąd była jedną z głównych skarg środowisk biznesowych – wizyta inspektora nie powinna już być zaskoczeniem bez racjonalnego uzasadnienia.

Inspekcje objęte nowymi zasadami – i te, które z nich wypadły

Nowe przepisy dotyczą wszystkich organów kontrolnych działających na podstawie Prawa przedsiębiorców, o ile inne ustawy nie stanowią inaczej. W praktyce oznacza to, że pod nowy reżim podpadają m.in. Państwowa Inspekcja Pracy, Inspekcja Handlowa, Inspekcja Sanitarna (sanepid), Inspekcja Ochrony Środowiska, Inspekcja Budowlana czy Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

Z przepisów o limitach częstotliwości i z obowiązku publikacji w BIP wyłączone zostały natomiast wprost: kontrole i analizy będące we właściwości organów KAS, kontrole działalności podlegającej koncesjonowaniu, oraz kontrole prowadzone na podstawie ustawy o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw. To znaczące wyłączenie. Kontrola skarbowa i celno-skarbowa nadal odbywa się według własnych przepisów – przede wszystkim ustawy z 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz.U. 2023 poz. 615 ze zm.) oraz Ordynacji podatkowej.

Nie oznacza to, że KAS działa bez żadnych reguł. Organy skarbowe od dawna prowadzą wewnętrzne analizy ryzyka i plany kontrolne – to nie jest nowość. Różnica polega na tym, że na gruncie nowej ustawy deregulacyjnej nie mają formalnego obowiązku publikowania tych zasad ani przestrzegania ustawowych limitów wizyt w roku.

Nowe prawa przedsiębiorców podczas kontroli skarbowej – to już obowiązuje

Deregulacja przyniosła też kilka zmian, które dotyczą bezpośrednio relacji z KAS – choć inaczej niż limit wizyt. Pierwsze z nich weszły w życie wcześniej, już w lipcu 2025 roku. Mowa o możliwości wniesienia sprzeciwu wobec czynności kontrolnych nawet wtedy, gdy organ powołuje się na wyłączenia z zasad ochrony przedsiębiorców. Dotychczas sprzeciw automatycznie wstrzymywał kontrolę – teraz organ może ją kontynuować, ale musi wykazać zasadność wyłączenia. Dla przedsiębiorcy to nie zatrzymanie kontroli, ale realne narzędzie do późniejszego zakwestionowania jej wyników.

Osobną, ważniejszą zmianą są 2 nowelizacje Ordynacji podatkowej podpisane przez prezydenta w październiku 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1414 i 1417), które weszły w życie w listopadzie 2025 r. i obowiązują w pełni od tego roku. Jeśli kontrola podatkowa lub postępowanie podatkowe przekroczy 6 miesięcy z przyczyn leżących po stronie organu, odsetki za zaległości podatkowe za ten okres nie narastają – wynika to z nowego brzmienia art. 54 § 1 pkt 7c Ordynacji podatkowej. Drugi przepis nakazuje organom rozstrzyganie niedających się usunąć wątpliwości co do stanu faktycznego na korzyść podatnika.

To dwa miecze obosieczne. Z jednej strony KAS zachowuje nieograniczoną elastyczność w planowaniu kontroli. Z drugiej – przedsiębiorca, który trafia na przewlekłe postępowanie lub sporną interpretację faktów, ma teraz konkretne przepisy, na które może się powołać w sądzie administracyjnym.

Warszawa: prawie 600 tys. firm i największa izba skarbowa w Polsce

Warszawa i województwo mazowieckie skupiają największy zasób przedsiębiorstw w Polsce. Według danych GUS za 2024 rok w województwie mazowieckim zarejestrowanych było ok. 586 tys. podmiotów gospodarczych – to niemal 21 proc. ogółu polskich firm. Same działalności wpisane do CEIDG i KRS na terenie m.st. Warszawy szacuje się na ponad 390 tys.

Obsługę podatkową tego zasobu – obok urzędów skarbowych – zapewnia Izba Administracji Skarbowej w Warszawie, największa IAS w Polsce zarówno pod względem liczby obsługiwanych podatników, jak i wpływów budżetowych. To stąd koordynowane są działania kontrolne wobec firm z regionu, tu trafiają odwołania od decyzji podatkowych i tu pracuje kilka tysięcy urzędników skarbowych.

Dla warszawskich przedsiębiorców nowa deregulacja przynosi mieszane sygnały. Firmy kontrolowane przez PIP, sanepid czy UOKiK zyskują przewidywalność – jeśli trafią do kategorii niskiego ryzyka, przez 5 lat mogą spać spokojnie w kontekście planowych wizyt tych instytucji. Wzmożona aktywność kontrolna w stolicy dotyczy przede wszystkim obszarów wysokiego ryzyka: szarej strefy w usługach, platform marketplace, firm powiązanych z podmiotami z krajów trzecich i podmiotów korzystających ze struktur optymalizacyjnych. W Warszawie skupia się największa liczba firm zarejestrowanych w strukturach holdingowych i spółek powiązanych kapitałowo z zagranicą – to historycznie najczęściej typowane do kontroli celno-skarbowych segmenty.

Izba Administracji Skarbowej w Warszawie realizuje w 2026 roku własny plan kontroli, oparty na analizie ryzyka KAS, niezależnie od zmian wynikających z ustawy deregulacyjnej. Plany te nie są publikowane w BIP w zakresie metodologii – KAS nie ma takiego obowiązku. Dane o liczbie wszczętych kontroli i ich wynikach IAS publikuje w sprawozdaniach rocznych, których nowe zestawienie za 2025 rok ma pojawić się w drugiej połowie 2026 r.

Jak przedsiębiorcy dowiadują się o kategorii ryzyka

Przepisy nie przewidują indywidualnego powiadamiania firm o przypisanej kategorii ryzyka. Każdy organ kontrolny ma obowiązek opublikować w BIP zasady, według których firmy są klasyfikowane – ale nie wynik tej klasyfikacji dla konkretnego podmiotu. Oznacza to, że przedsiębiorca może zapoznać się z kryteriami i samodzielnie ocenić, do której kategorii prawdopodobnie należy, ale nie otrzyma oficjalnego zaświadczenia o kategorii niskiego ryzyka.

Ważne zastrzeżenie: ustawa explicite wskazuje, że „udostępniona informacja będzie mieć charakter informacyjno-poglądowy” i nie może służyć do podważania zasadności konkretnej kontroli ani kwestionowania przypisanej kategorii. Innymi słowy – firmie o niskim ryzyku nadal może trafić się kontrola planowa, jeśli organ wykaże szczególne przesłanki. Nowe przepisy mają ograniczać nadmiar kontroli, nie blokować ich całkowicie.

Wyłączenia spod systemu limitów obejmują też sytuacje, gdy organ ma uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia skarbowego, gdy kontrola jest konieczna do wykonania decyzji nakazującej usunięcie naruszeń, albo gdy wymagają tego przepisy unijne lub umowy międzynarodowe. W praktyce – organ może zawsze uzasadnić pilną kontrolę, nie musząc powoływać się na analizę ryzyka.

Co to oznacza dla Ciebie? Sprawdź, jak zmieniają się reguły gry przed każdą wizytą

1. Sprawdź, który organ Cię kontroluje i czy nowe limity go dotyczą. Kontrole PIP, sanepidu, Inspekcji Handlowej, UOKiK i Inspekcji Ochrony Środowiska podlegają nowym zasadom. Kontrole KAS – skarbowa i celno-skarbowa – rządzą się nadal własnymi przepisami. To fundamentalna różnica, którą musisz znać zanim zaczniesz powoływać się na nowe prawa.

2. Śledź BIP organu, który Cię dotyczy. Inspekcje objęte ustawą mają obowiązek opublikowania zasad przypisywania firm do kategorii ryzyka w ciągu 3 miesięcy od przyjęcia nowej analizy. Wejdź na BIP właściwego urzędu i sprawdź, czy taka informacja już się pojawiła. Możesz na tej podstawie ocenić, jak często możesz spodziewać się planowych wizyt.

3. Jeśli KAS wszczyna wobec Ciebie kontrolę, zweryfikuj czas jej trwania. Na mocy art. 54 § 1 pkt 7c Ordynacji podatkowej (Dz.U. 2025 poz. 1414) odsetki nie narastają za czas kontroli lub postępowania przekraczający 6 miesięcy z winy organu. Prowadź własny rejestr dat: wszczęcia, etapów, żądań dokumentów i odpowiedzi. To może być kluczowe przy obliczaniu odsetek w późniejszym sporze.

4. Przy spornych ustaleniach faktycznych – powołuj się wprost na zasadę „in dubio pro tributario”. Nowelizacja Ordynacji podatkowej (Dz.U. 2025 poz. 1417) nakazuje organom rozstrzyganie niedających się usunąć wątpliwości co do stanu faktycznego na korzyść podatnika. Jeśli KAS opiera ustalenia na niepewnych lub sprzecznych dowodach – wnioskuj pisemnie o zastosowanie tej zasady. Sądy administracyjne coraz chętniej jej bronią.

5. Skorzystaj z prawa do sprzeciwu – nawet jeśli nie wstrzymuje kontroli. Od lipca 2025 r. możesz wnieść sprzeciw wobec czynności kontrolnych nawet gdy organ powołuje się na wyłączenia z zasad ochrony przedsiębiorców. Kontrola będzie kontynuowana, ale organ musi wykazać zasadność wyłączenia. Nieuzasadniony sprzeciw nic nie kosztuje – uzasadniony może być podstawą do uchylenia ustaleń.

6. Prowadź dokumentację każdej kontroli. Notuj daty, żądania, przesłane materiały i odpowiedzi organu. Nowe przepisy dają narzędzia proceduralne – ale działają tylko wtedy, gdy masz dowody na to, co i kiedy się wydarzyło. Doradca podatkowy lub radca prawny, powołany już na początku kontroli KAS, może ustrzec przed błędami, które trudno naprawić po zakończeniu postępowania.

---

Podstawa prawna: ustawa z dnia 21 maja 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego (Dz.U. 2025 poz. 769); ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz.U. 2018 poz. 646 ze zm.) – w tym nowe art. 47 ust. 1 i art. 55a; ustawa z dnia 12 września 2025 r. o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2025 poz. 1414 – zasada in dubio pro tributario i ograniczenie odsetek przy przewlekłości; Dz.U. 2025 poz. 1417); ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz.U. 2023 poz. 615 ze zm.).