To będzie prawdziwy armegedon? Czas się kończy. Firmy muszą szykować budżety, a pracownicy przygotować się na konflikty z kolegami

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń nie jest kolejnym unijnym wymogiem do odhaczenia. Jest mechanizmem, który odwraca jeden z fundamentów prawa pracy: to pracodawca musi teraz udowodnić, że różnice w płacach są uzasadnione – nie pracownik. Instytut Wynagradzania – eksperci SGH właśnie opublikowali pierwsze polskie szacunki kosztów wdrożenia. Liczby są poważne. A czas się kończy.

Dwa etapy, dwie różne daty – co już obowiązuje, a co dopiero nadejdzie

Polska wdraża dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. dwuetapowo. Etap pierwszy – ustawa z 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy (Dz.U. 2025 poz. 807) – obowiązuje od 24 grudnia 2025 roku i dotyczy rekrutacji. Pracodawcy nie mogą już pytać kandydatów o dotychczasowe wynagrodzenie. Muszą podawać widełki płacowe w ogłoszeniach. Przepisy obowiązują każdego pracodawcę – niezależnie od liczby pracowników.

Etap drugi – projekt ustawy UC127 „o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet” – jest wciąż w fazie konsultacji. Najnowsza wersja z 29 kwietnia 2026 roku zakłada wejście w życie po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy. Oznacza to, że pełna implementacja dyrektywy wejdzie w życie najwcześniej pod koniec 2026 roku – realnie w 2027 roku, a nie 7 czerwca 2026 r., jak pierwotnie planowano.

Ile to kosztuje – pierwsze polskie szacunki z SGH

Prof. dr hab. Tomasz Rostkowski i dr Dariusz Danilewicz z Instytutu Wynagradzania i SGH opublikowali 28 kwietnia 2026 roku stanowisko nr 05/2026, w którym po raz pierwszy przedstawili szacunki kosztów wdrożenia dyrektywy dla polskich przedsiębiorstw prywatnych. Liczby są podane jako dolna granica – policzona konserwatywnie z 15-procentowym rabatem wobec stawek rynkowych.

Wielkość firmy	Minimalny koszt wdrożenia	Realny koszt (x1,5-2,5)
100-249 pracowników	256 000 zł	384 000 – 640 000 zł
250-999 pracowników	739 000 zł	1,1 mln – 1,85 mln zł
1 000 i więcej pracowników	1 780 000 zł	2,67 mln – 4,45 mln zł

Te kwoty to dolna granica przy konserwatywnych założeniach. Jak podkreślają autorzy stanowiska: „Rzeczywisty koszt projektu prowadzonego rzetelnie jest od 1,5 do 2,5 razy wyższy.”

– Koszt wdrożenia wydaje się ogromny, ale jest małą częścią potencjalnych strat związanych ze skutkami zaniechania, ale to nie jest najważniejsze – jak pokazuje przykład firm, które takie projekty zrobiły jest to minimalna część korzyści, które osiągają zarówno firmy, jak ich pracownicy. Jawność i sprawiedliwość systemu wynagradzania to ogromna korzyść jednocześnie dla pracowników i pracodawców. Tam nie ma sprzecznych interesów. Tam jest wspólna, finansowa korzyść!” – mówi prof. dr hab. Tomasz Rostkowski, współautor raportu i ekspert z zakresu HR.

Największy koszt nie trafi na żadną fakturę

Struktura kosztów wdrożenia jest dla większości zarządów zaskoczeniem. Konsultanci zewnętrzni i prawnicy to zaledwie 18-29 proc. kosztu całkowitego. Pozostałe 71-82 proc. to czas własnych menedżerów, specjalistów HR i pracowników firmy – poświęcony na sesje wartościowania stanowisk, opisy ról, przeglądy struktury wynagrodzeń i wdrożenie systemu raportowania.

W liczbach: firma zatrudniająca 250-999 osób potrzebuje ponad 800 dni pracy własnych ludzi. Firma z tysiącem pracowników i więcej – ponad 2 000 dni. W skali całego sektora prywatnego autorzy stanowiska szacują łączne obciążenie na ponad 6 mln dni pracy – ekwiwalent 24 000 etatów rocznych. Żaden z tych dni nie pojawi się na żadnej fakturze za projekt.

Konsekwencja jest prosta: zarząd, który planuje budżet wdrożeniowy uwzględniając wyłącznie koszty zewnętrzne, pomija największą pozycję kosztową – i jednocześnie nie rezerwuje czasu swoich ludzi. Projekt albo się opóźni, albo będzie realizowany przez menedżerów przeciążonych dwoma priorytetami naraz.

– Czas, który na wprowadzenie wymaganych działań musi ponieść organizacja to przede wszystkim koszt czasu pracy jej pracowników. Ważne, aby takie działania były dobrze przygotowane. Dzięki temu efekty mogą być znacznie większe, ale przede wszystkim będą szybciej i bez niepotrzebnych konfliktów i frustracji – radzi profesor Rostkowski.

Dlaczego tanie wdrożenie będzie najdroższe

Polskie firmy mają wieloletnią praktykę pozornego spełniania wymogów regulacyjnych – dokumentacja powstaje, wymogi formalne są odhaczane, realia się nie zmieniają. Z RODO to przeszło. Z wieloma innymi regulacjami też. Z dyrektywą 2023/970 nie przejdzie. I to jest najważniejsza konkluzja stanowiska Instytutu Wynagradzania.

Powód jest mechaniczny. Dyrektywa daje każdemu pracownikowi konkretne, łatwe w użyciu narzędzie: prawo do informacji o własnym wynagrodzeniu i o średnich wynagrodzeniach w porównywalnych kategoriach stanowisk. Pracodawca ma obowiązek odpowiedzieć. Jeśli odpowiedź ujawni nierówność, pracownik ma gotowy materiał dowodowy do sądu – bez potrzeby zbierania czegokolwiek innego.

I tu jest mechanizm, który zmienia wszystko: dyrektywa odwraca ciężar dowodu. To pracodawca musi wykazać, że stwierdzona różnica w wynagrodzeniach jest uzasadniona obiektywnymi kryteriami. Bez wartościowania stanowisk, bez rzetelnych opisów stanowisk, bez udokumentowanego systemu ocen – tej obrony zbudować się nie da. Tanie wdrożenie dokumentacyjne, które nie naprawia systemu wynagrodzeń, nie chroni przed roszczeniami. Tworzy tylko iluzję ochrony – do pierwszego wniosku pracowniczego.

Scenariusz jest konkretny: firma, która wyda 300 000 zł na wdrożenie dokumentacyjne i zaoszczędzi 150 000 zł na rzetelnym projekcie, może stanąć w sądzie z roszczeniami pracowniczymi, których łączna wartość wielokrotnie przekracza oba budżety. Do tego dochodzi koszt wizerunkowy – sprawy o dyskryminację płacową są medialne, wyroki i ugody są publiczne.

– Nowe prawo jest nowe jedynie w Polsce. Mamy jednak doświadczenia z innych krajów. Nierzetelność w realizacji prawa jest ogromnie kosztowna. Dotychczas błędy mogły kosztować jednego pracodawcę nawet kilkaset milionów euro. To oczywiście przykład skrajny dotyczący bardzo dużych organizacji. Nasze szacunki pokazują, że w przypadku średniej wielkości pracodawców w Polsce koszt błędów wielkości 20 milionów złotych jest jak najbardziej realny – Ostrzega profesor Rostkowski.

8 decyzji, które zarząd musi podjąć – konsekwencje zaniechania każdej z nich

Instytut Wynagradzania identyfikuje osiem konkretnych decyzji z horyzontem czasowym. Każda ma opisaną konsekwencję zaniechania. W skrócie: brak audytu wstępnego oznacza projekt „kupiony w ciemno”; brak osoby z uprawnieniami decyzyjnymi oznacza, że projekt stanie na pierwszym problemie; brak rezerwacji czasu menedżerów oznacza, że projekt będzie realizowany kosztem ich normalnych obowiązków; wybór wykonawcy wyłącznie po cenie oznacza dokumentację, która nie wytrzyma kontroli PIP ani postępowania sądowego.

Autorzy stanowiska rekomendują zabudżetowanie rezerwy 50-100 proc. wartości oferty wykonawcy na koszty nieuwzględnione w ofercie: zmiany systemów IT, wzrost funduszu płac po wyrównaniu nierówności, obsługę sporów pracowniczych i wewnętrzną komunikację wdrożeniową.

Profesor Tomasz Rostkowski uczula jednak, że to nie tyle koszty, co po prostu inwestycje. – Z doświadczeń najlepszych pracodawców w Polsce wynika, że warto jest założyć znaczący margines na koszty, które wynikną w trakcie realizacji projektów. Tak naprawdę to nie są koszty. To są bardzo szybko zwracające się inwestycje w innowacje opracowane przez pracowników organizacji. Na początku zwykle zadania wydają się być trudne, ale w trakcie realizacji pojawiają się pomysły, które zadziwiają zarządy innowacyjnością. Tak się dzieje bardzo często i żal byłoby utracić szansę na gwałtowny rozwój i udoskonalenie firm w Polsce – ostrzega ekspert.

Warszawa: największa koncentracja firm objętych obowiązkiem w Polsce

Mazowsze skupia ponad 24 proc. wszystkich przedsiębiorstw zarejestrowanych w Polsce – ok. 900 tys. podmiotów. Firmy zatrudniające co najmniej 100 pracowników są tu nieproporcjonalnie skoncentrowane: siedziby główne dużych korporacji, centrale polskich i zagranicznych grup kapitałowych, duże spółki technologiczne i finansowe. To właśnie Warszawa będzie centrum kosztów wdrożenia dyrektywy w Polsce – i centrum pierwszych spraw sądowych, gdy pracownicy zaczną korzystać z nowych uprawnień informacyjnych.

Branże szczególnie narażone na ujawnienie nierówności płacowych to sektor IT, usługi finansowe, duże kancelarie prawne i doradcze oraz handel detaliczny – wszędzie tam, gdzie wynagrodzenia negocjowane były indywidualnie przez lata, bez formalnego systemu widełek i wartościowania stanowisk.

Co to oznacza dla Ciebie? Dwie perspektywy – pracodawcy i pracownika

Jeśli jesteś pracodawcą lub menedżerem HR – czas na audyt wstępny systemu wynagrodzeń jest teraz. Koszt audytu to ok. 5 proc. kosztu całego wdrożenia – i jedyna racjonalna podstawa do decyzji o zakresie projektu. Bez audytu każda decyzja o wykonawcy jest decyzją opartą na domysłach. Nie czekaj na ostateczny kształt polskiej ustawy – projektuj system zgodny z dyrektywą. Polska ustawa może tylko dookreślić szczegóły, nie zmieni mechanizmu odwróconego ciężaru dowodu.

– Zlekceważenie nowego prawa jest największym błędem jaki można popełnić. Nie dlatego, że kary będą zapewne bardzo bolesne. Dlatego, że pojawia się sytuacja usprawnienia najważniejszego mechanizmu w organizacji – ukierunkowania pracowników na realizację faktycznych celów firmy zamiast na zastanawianie się „czy ktoś mnie przypadkiem nie oszukuje”? to ogromna i szybko odczuwalna różnica – ostrzega profesor Rostkowski.

Jeśli jesteś pracownikiem – masz już dziś prawo do informacji o wynagrodzeniu, choć polskie przepisy precyzujące procedurę wciąż nie obowiązują. Od 24 grudnia 2025 r. pracodawca nie może Cię pytać o dotychczasowe zarobki w rekrutacji i musi podawać widełki w ogłoszeniach. Gdy pełna ustawa wejdzie w życie – będziesz mógł zapytać, ile średnio zarabiają osoby na porównywalnych stanowiskach. Pracodawca będzie musiał odpowiedzieć w ciągu najdalej dwóch miesięcy.

– Badania potwierdzają, że jawność wynagrodzeń jest czymś oczekiwanym przez ogromną większość pracowników. Jednocześnie te same badania wskazują, że pracownicy obawiają się negatywnych emocji związanych z ujawnieniem płac, konfliktami itp. Obawy te wynikają przede wszystkim z tego, że w Polsce o pieniądzach rzadko rozmawia się otwarcie. Jest to ciągle temat tabu. Wkrótce po prostu przestanie nim być. Ułatwi to planowanie własnego rozwoju i budowanie własnej przyszłości na twardych faktach zamiast na przypuszczeniach i plotkach. To bardzo korzystna zmiana – prognozuje profesor Rostkowski.

Jeśli uważasz, że Twoje wynagrodzenie jest niższe niż wynagrodzenie osób na porównywalnych stanowiskach – po wdrożeniu dyrektywy ciężar dowodu będzie po stronie pracodawcy, nie Twojej. To fundamentalna zmiana wobec obecnego stanu prawnego, w którym to pracownik musiał udowodnić dyskryminację. Polska ustawa prawdopodobnie wejdzie w życie z opóźnieniem. Dla Ciebie niewiele to zmienia. Jesteś obywatelem UE i z tej przyczyny opóźnienia w pracach polskiego sejmu nie mogą negatywnie wpływać na Twoją sytuację.

– Na początku czerwca wielu pracowników dostanie informację o wynagrodzeniach na swoim i na podobnych stanowiskach. W najlepszych przedsiębiorstwach, które jeszcze tego nie zrobiły prawdopodobnie ujawnione zostaną całe siatki płac.
~Prof. dr hab. Tomasz Rostkowski.

– Będzie to doskonała okazja to rozmowy o planach, potrzebach rozwoju, ambicjach w taki sposób, aby najlepiej wykorzystać to co firma oferuje. Z pewnością będą też firmy, które nie będą przygotowane na zmiany prawa. Nie zmienia to Twojej sytuacji, jeśli nie dostaniesz informacji możesz o nią poprosić. Zgodnie z prawem będziesz mógł jej „zażądać”, ale nie ma takiej potrzeby. Wystarczy poprosić – to całkowicie normalne, że chcesz wiedzieć jakie możliwości daje pracodawca i jeszcze bardziej normalne, że chcesz wiedzieć co dokładnie trzeba zrobić, aby być na górze a nie na dole widełek. Przecież na zatrudnianiu najlepszych pracowników korzysta nie tylko pracownik, ale przede wszystkim pracodawca. Przede wszystkim jednak żaden pracodawca nie chce stracić ani najlepszych pracowników, ani tych którzy mają ambicję, aby nimi zostać. – podsumowuje nasz rozmówca.