Urząd skarbowy wie o Tobie wszystko. Ruszają kontrole. Warszawa na czele zestawienia

W 2025 roku Krajowa Administracja Skarbowa wszczęła o ponad 16% mniej formalnych kontroli niż rok wcześniej. Wielu podatników odetchnęło z ulgą. Słusznie – ale nie z tego powodu, z jakiego myśleli. W tym samym czasie łączna wartość wykrytych nieprawidłowości skoczyła o 29,1%, do historycznego rekordu 19,05 mld zł. Fiskus nie odpuszcza – przestaje tylko marnować czas na przypadkowe wizyty.

Skuteczność typowania podatników do kontroli – czyli odsetek postępowań, w których faktycznie znajdowane są nieprawidłowości – wyniosła w I półroczu 2025 roku 99,2%. Cel zapisany przez Ministra Finansów w zarządzeniu o kierunkach działania KAS na lata 2025-2028 zakładał 93,1%. Realia przebiły ten plan o niemal 6 punktów procentowych. I to zanim w grę weszło narzędzie uruchomione 1 kwietnia 2026 roku, przy którym dotychczasowa analityka to zaledwie rozgrzewka.

Rzadziej, ale z chirurgiczną precyzją – 19 miliardów w jeden rok

Liczby z Ministerstwa Finansów układają się w jeden czytelny obraz. W 2024 roku zakończono 9 829 kontroli podatkowych – o blisko 24% mniej niż rok wcześniej, kiedy było ich 13 023. W pierwszym półroczu 2025 ten trend przyspieszył: zakończono 3 979 kontroli, o 25,6% mniej niż w analogicznym okresie 2024 roku. Liczba spada, wartość ustaleń rośnie.

Najwyraźniej widać to w kontrolach celno-skarbowych – najtwardszych, nakierowanych na wykrywanie zorganizowanych oszustw. W 2025 roku ich liczba zmniejszyła się o 27,4%, ale wartość ustaleń wzrosła o 46,4%, do 6,52 mld zł. W całym roku wykryto rekordowe 376,8 tys. fikcyjnych faktur – o 29,2% więcej niż w 2024 roku, o łącznej wartości przekraczającej 10,9 mld zł. To najwyższy wynik od 2017 roku. Mechanizm jest prosty: narzędzia analityczne KAS pozwalają z wyprzedzeniem wytypować podmioty z bardzo wysokim prawdopodobieństwem nieprawidłowości. Nie ma przypadkowych kontroli – są precyzyjnie dobierani winni.

Cicha wersja kontroli, którą trudniej zakwestionować

Formalna kontrola podatkowa ma swoje reguły – ograniczone ramy czasowe, ścisłe procedury, prawo podatnika do aktywnej obrony. Zupełnie inaczej wygląda czynność sprawdzająca: szybsza, mniej sformalizowana i znacznie trudniejsza do podważenia. W 2025 roku KAS przeprowadziła ich blisko 2,64 mln – o 9,4% więcej niż rok wcześniej. Dla porównania: formalnych kontroli podatkowych było w całym 2025 roku 8 722.

Czynność sprawdzająca nie ma limitu czasowego. Urząd może ją prowadzić wielokrotnie dla różnych okresów rozliczeniowych, żądać dokumentów i wyjaśnień, a zebrany materiał trafia bezpośrednio do akt potencjalnej kontroli. Podatnik nie ma przy tym pełnego dostępu do dowodów, na których urząd opiera swoje pytania. Kwoty ustalone na tym etapie wzrosły w 2025 roku o blisko 28% – o ponad 2,4 mld zł względem 2024. Problem podatkowy coraz rzadziej zaczyna się od urzędnika w drzwiach. Coraz częściej – od zwykłego pisma z prośbą o wyjaśnienie rozbieżności.

Warszawa na czele zestawień – mazowiecka skarbówka gra w innej lidze

Logika jest prosta: tam gdzie jest najwięcej firm, jest najwięcej kontroli. Mazowsze skupia ok. 900 tys. zarejestrowanych podmiotów – ponad 24% wszystkich firm w Polsce. IAS Warszawa oraz Mazowiecki Urząd Celno-Skarbowy w Warszawie od lat prowadzą krajowe zestawienia zarówno pod względem liczby wszczynanych postępowań, jak i wartości wykrytych nieprawidłowości.

Dane Ministerstwa Finansów za I półrocze 2022 roku – najnowsze dostępne w ujęciu regionalnym według UCS – pokazują skalę stołecznej skarbówki. UCS Warszawa wszczął wówczas 253 kontrole celno-skarbowe (rok wcześniej 221), a ustalenia sięgnęły 1,104 mld zł, co stanowiło 25,7% wszystkich ustaleń celno-skarbowych w Polsce. IAS Warszawa w tym samym okresie zainicjował 1 613 kontroli podatkowych – żadna inna izba nie zbliżyła się do tej liczby. W zestawieniu znalazły się daleko w tyle Wrocław (1 071), Kraków (939) i Katowice (766). Struktura ta nie zmieniła się zasadniczo do dziś.

Przy łącznych ogólnopolskich ustaleniach z kontroli celno-skarbowych w 2025 roku na poziomie 6,52 mld zł i historycznie utrzymywanym udziale Mazowsza przekraczającym jedną czwartą krajowego wymiaru – widać, że Warszawa to zdecydowanie największy „rynek” dla fiskusa. Branże pod szczególnym nadzorem to te same co od lat: budownictwo, e-commerce i usługi IT. Według danych MF, właśnie te sektory skupiły największy odsetek czynności sprawdzających w I kwartale 2025 roku.

Od 1 kwietnia każda faktura trafia do skarbówki w sekundę

1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) objął największych podatników VAT – tych, których sprzedaż przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek rozszerzył się na zasadniczo wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Koniec faktur papierowych i tradycyjnych plików PDF – jedyną prawnie dopuszczalną formą jest faktura ustrukturyzowana przesyłana bezpośrednio przez platformę KSeF, skąd trafia natychmiast do systemu administracji skarbowej.

Równolegle od 1 stycznia 2026 roku przedsiębiorcy są zobowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych w programach komputerowych i przekazywania ich organom podatkowym. W praktyce oznacza to, że rozbieżności między fakturami zarejestrowanymi w KSeF a treścią deklaracji mogą być wychwytywane automatycznie – bez żadnej formalnej kontroli, bez urzędnika w drzwiach. Analitycy podatkowi mówią już wprost o erze ciągłej kontroli: ryzyko podatkowe przestaje być incydentalne, staje się permanentne. Dla przedsiębiorcy oznacza to fundamentalną zmianę – spójność danych przestaje być kwestią dobrego zarządzania, staje się kwestią przetrwania.

75 procent za każdą złotówkę bez dokumentu – najwyższa stawka w Polsce

Mechanizm sankcyjnego podatku od nieujawnionych dochodów działa równolegle do KSeF i DAC7 – i dotyczy nie tylko przedsiębiorców, ale każdego podatnika. Zgodnie z art. 25e ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.) przychody niemające pokrycia w ujawnionych źródłach opodatkowane są stawką 75%. To najwyższa stawka w całym polskim systemie podatkowym – sztywna, bez wyjątków.

Mechanizm uruchamia się, gdy wydatki podatnika przekraczają jego udokumentowane dochody. Na pierwszym etapie urząd próbuje ustalić źródło różnicy – można jeszcze wykazać, że środki pochodziły z pożyczki, darowizny albo dziedziczenia. Gdy tego nie uda się udowodnić, wchodzi 75%. Trybunał Konstytucyjny potwierdził, że to nie kara, lecz – jak ujął to w uzasadnieniu – „szczególnego rodzaju podatek”. Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 6 maja 2025 r. (sygn. I SA/Po 120/25) przesądził zaś, że ciężar dowodu spoczywa w całości na podatniku.

Ważne zastrzeżenie: 75% naliczane jest wyłącznie od nieudokumentowanej nadwyżki, nie od całej kwoty transakcji. Ktoś, kto kupił mieszkanie za 500 000 zł i udokumentuje oszczędności, kredyt i darowiznę od rodziców na łączną kwotę 450 000 zł, zapłaci sankcyjny podatek tylko od 50 000 zł. Problem w tym, że – jak wyraził to Naczelny Sąd Administracyjny – samo twierdzenie o latami odkładanej gotówce, przy jednoczesnym posiadaniu rachunków bankowych, jest niewystarczające. Potrzeba konkretnych dowodów: wyciągów, podpisanych umów, potwierdzeń przelewów.

Pan Krzysztof, mieszkaniec Pragi-Północ, dowiedział się o tym mechanizmie po fakcie. Kupił mieszkanie z oszczędności gromadzonych latami w gotówce, część dostał od ojca. Ojciec nie żyje od 3 lat. Brak pisemnej umowy, brak przelewu, brak świadków – jedyne co pozostało, to słowo podatnika. Urząd skarbowy nie uznał tego za wystarczający dowód. Sprawa trafiła do sądu administracyjnego.

Allegro, Vinted i Airbnb przekazały twoje dane. Urząd już to wie

Od 2023 roku w Polsce obowiązuje unijna dyrektywa DAC7, nakładająca na platformy cyfrowe obowiązek raportowania dochodów użytkowników do krajowych organów podatkowych. Allegro, OLX, Vinted, Airbnb, Booking – każda z tych platform przekazała lub przekaże fiskusowi dane o osobach, które zarobiły powyżej 2 000 euro rocznie lub przeprowadziły więcej niż 30 transakcji. Raportowanie obejmuje dane od 2023 roku, a urząd ma prawo badać transakcje przez ostatnie 5 lat.

Dotyczy to setek tysięcy osób traktujących sprzedaż używanych rzeczy czy wynajem mieszkania jako dochód poza radarami. Kluczowe rozróżnienie: jednorazowe pozbycie się własnych rzeczy – stary rower, sprzęt po remoncie – co do zasady nie podlega opodatkowaniu. Regularna sprzedaż towarów w celach zarobkowych już tak. Fiskus ma pełne dane od 2023 roku i czas na weryfikację do 2028.

Co to oznacza dla Ciebie? Dokumentuj, zanim fiskus zapyta

Podstawowa zasada jest prosta i działa niezależnie od skali majątku: każdą większą transakcję finansową dokumentuj na bieżąco, zanim pojawi się jakikolwiek sygnał z urzędu. Wyciągi bankowe, podpisane umowy pożyczki, potwierdzenia przekazania darowizny, orzeczenia sądowe przy spadkach, umowy kredytowe – te dokumenty muszą być dostępne od ręki, nie do rekonstrukcji po fakcie.

Jeśli przez ostatnie lata pożyczałeś pieniądze od rodziny, sprawdź, czy te pożyczki są prawidłowo udokumentowane. Od 2016 roku pożyczki od najbliższych muszą być zawarte na piśmie i zgłoszone do urzędu skarbowego. Niezgłoszona pożyczka może zostać potraktowana jako nieujawnione źródło dochodu – i zamiast preferencyjnej stawki podatku od czynności cywilnoprawnych, zapłacisz 75%.

Jeśli regularnie sprzedajesz przez internet, przejrzyj historię transakcji na platformach. Próg 2 000 euro rocznie lub 30 transakcji jest niższy niż się wydaje – przy cenie sprzedaży rzędu 100-200 zł za sztukę można go przekroczyć szybciej niż w ciągu pół roku. Jeśli masz wątpliwości, warto skonsultować się z doradcą podatkowym, zanim urząd zrobi to za ciebie. Kontrola celno-skarbowa trwa przeciętnie ponad 370 dni – to rok życia z toczącą się procedurą, który łatwiej uprzedzić niż przeżyć.