Nowe zasady zwolnień lekarskich wchodzą w życie. Praca na jednym L4 i zasiłek na drugim? Znamy szczegóły rewolucji w zwolnieniach lekarskich w 2026 roku.

Prezydent Karol Nawrocki złożył podpis pod nowelizacją ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która wprowadza najbardziej radykalne zmiany w zasadach korzystania ze zwolnień lekarskich od wielu dekad. Nowe przepisy oficjalnie dopuszczają wykonywanie tak zwanych czynności incydentalnych podczas choroby, co w praktyce może oznaczać obowiązek odebrania telefonu od pracodawcy lub odpisania na pilną wiadomość elektroniczną.

Czy te zmiany to faktyczne ułatwienie dla firm, czy może niebezpieczny precedens naruszający prawo pracownika do niezakłóconego powrotu do zdrowia w dwa tysiące dwudziestym szóstym roku?

Czynności incydentalne na L4. Co wolno pracownikowi według nowych przepisów?

Najważniejszym punktem nowej reformy jest wprowadzenie do polskiego porządku prawnego pojęcia czynności incydentalnej, która nie będzie już traktowana jako praca zarobkowa powodująca automatyczną utratę prawa do zasiłku chorobowego. Przez lata orzecznictwo sądowe było w tej kwestii niejednoznaczne, co często prowadziło do sytuacji, w których Zakład Ubezpieczeń Społecznych odbierał środki finansowe osobom, które jedynie podpisały list przewozowy lub przekazały hasło do komputera swojemu następcy. Od stycznia dwa tysiące dwudziestego szóstego roku prawo wprost określa, że sporadyczne działania wymuszone istotnymi okolicznościami nie są podstawą do odebrania świadczenia. Oznacza to, że pracownik może bez obaw o swoje finanse wykonać prostą czynność administracyjną, o ile jest ona niezbędna dla zachowania ciągłości procesów w zakładzie pracy.

Warto jednak podkreślić, że definicja czynności incydentalnej jest ściśle ograniczona czasowo oraz merytorycznie, co ma zapobiegać nadużyciom ze strony nieuczciwych pracodawców. Czynność taka nie może trwać długo ani powtarzać się w sposób sugerujący regularne świadczenie pracy, a jej wykonanie nie powinno kolidować z zaleceniami lekarza prowadzącego leczenie. Przykładowo, jeśli Twoja choroba wymaga leżenia w łóżku i całkowitego spokoju, nawet krótka rozmowa telefoniczna dotycząca skomplikowanego raportu może zostać uznana za działanie sprzeczne z celem zwolnienia. Ustawodawca zaznaczył, że kluczowym kryterium jest tutaj ochrona interesu firmy przed nagłą stratą przy jednoczesnym poszanowaniu procesu rekonwalescencji pracownika, co w praktyce będzie wymagało dużego wyczucia po obu stronach relacji służbowej.

Telefon od szefa na zwolnieniu. Czy masz obowiązek go odebrać?

Jednym z najbardziej kontrowersyjnych aspektów podpisanej przez prezydenta ustawy jest kwestia dostępności pracownika pod telefonem oraz obowiązku sprawdzania służbowej poczty elektronicznej w czasie trwania niezdolności do pracy. Nowe przepisy zakładają, że pracodawca ma prawo oczekiwać od podwładnego kontaktu w sprawach nagłych i niezbędnych, których nie da się rozwiązać bez jego unikalnej wiedzy. Nie oznacza to jednak, że pracownik na L4 staje się osobą pracującą w systemie zdalnym, a jedynie, że musi pozostać w zasięgu komunikacyjnym na wypadek wystąpienia sytuacji kryzysowej. Jest to zmiana o charakterze kulturowym, która formalizuje to, co w wielu branżach, szczególnie w sektorze kreatywnym i technologicznym, działo się od dawna poza oficjalnym obiegiem prawnym.

Z perspektywy bezpieczeństwa finansowego istotne jest zrozumienie, że prawo nie nakłada na chorego obowiązku ciągłego czuwania przy urządzeniach mobilnych, co byłoby sprzeczne z istotą odpoczynku regeneracyjnego. Jeśli Twój stan zdrowia, na przykład wysoka gorączka lub silne działanie leków, uniemożliwia Ci rozmowę, brak kontaktu nie może być podstawą do wyciągnięcia konsekwencji służbowych ani do wstrzymania zasiłku przez ZUS. Reforma ma jedynie chronić te osoby, które chcą pomóc firmie w krytycznym momencie, przed dotkliwymi karami finansowymi, które do tej pory były nakładane niemal mechanicznie przy jakiejkolwiek aktywności na zwolnieniu. Twoja dyspozycyjność musi być zatem zawsze filtrowana przez pryzmat realnych możliwości fizycznych, a każdy przypadek nadużywania tego prawa przez pracodawcę powinien być dokumentowany jako próba obejścia przepisów o czasie wolnym.

Dwa etaty i jedno zwolnienie. Rewolucja dla pracujących w kilku miejscach

Kolejna przełomowa zmiana, którą wprowadza nowa ustawa, dotyczy osób zatrudnionych u kilku pracodawców jednocześnie, co w dwa tysiące dwudziestym szóstym roku jest częstym modelem kariery zawodowej. Do tej pory otrzymanie zwolnienia lekarskiego w jednej firmie oznaczało całkowity zakaz pracy we wszystkich innych miejscach, nawet jeśli charakter tych prac był zupełnie odmienny. Od teraz lekarz orzecznik będzie mógł na wniosek pacjenta wystawić zaświadczenie o niezdolności do pracy tylko dla wybranych stanowisk. Przykładowo, chirurg, który doznał urazu dłoni i nie może operować w szpitalu, będzie mógł legalnie kontynuować prowadzenie wykładów na uczelni medycznej, pobierając jednocześnie zasiłek z tytułu niezdolności do pracy fizycznej oraz pełne wynagrodzenie za pracę dydaktyczną.

Taka elastyczność jest ogromną korzyścią dla budżetów domowych, ponieważ pozwala na zachowanie płynności finansowej w sytuacjach, gdy choroba wyklucza tylko jeden rodzaj aktywności. Warunkiem koniecznym jest jednak rzetelne poinformowanie wszystkich pracodawców o zaistniałej sytuacji oraz uzyskanie wyraźnej opinii lekarskiej, że praca na jednym etacie nie pogorszy stanu zdrowia w kontekście drugiego zwolnienia. Jest to rozwiązanie sprawiedliwe społecznie, które docenia różnorodność kompetencji pracowników i eliminuje martwe przepisy, które zmuszały do całkowitej bezczynności osoby wciąż zdolne do wykonywania lżejszych zadań umysłowych. Dla systemu ubezpieczeń społecznych oznacza to mniejsze obciążenia, gdyż zasiłki będą wypłacane tylko w tych przypadkach, gdzie praca faktycznie nie może być świadczona w żadnej formie.

Nowe narzędzia kontrolne ZUS. Algorytmy i weryfikacja tożsamości

Podpisana przez prezydenta reforma to nie tylko przywileje dla pracowników, ale także znaczące wzmocnienie kompetencji kontrolnych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który w dwa tysiące dwudziestym szóstym roku zyskuje nowoczesne narzędzia do walki z nadużyciami. Inspektorzy ZUS będą teraz uprawnieni do żądania okazania dokumentu tożsamości podczas wizyty kontrolnej w miejscu pobytu chorego, co ma wyeliminować przypadki ukrywania się osób faktycznie zdrowych. Ponadto, systemy informatyczne urzędu zostaną wyposażone w zaawansowane algorytmy analizujące dane o częstotliwości i długości zwolnień, co pozwoli na automatyczne typowanie do kontroli tych osób, których wzorce chorobowe budzą wątpliwości statystyczne. Cyfryzacja orzecznictwa lekarskiego sprawia, że każda minuta zwolnienia jest widoczna w systemie w czasie rzeczywistym, co drastycznie ogranicza pole do manipulacji.

Bardzo ważną nowością jest również uprawnienie prezesa ZUS do kontrolowania zasadności zwolnienia nawet po jego zakończeniu, na podstawie dokumentacji medycznej udostępnianej przez lekarza. Oznacza to, że ewentualne wykrycie nieprawidłowości może skutkować koniecznością zwrotu zasiłku wraz z odsetkami nawet wiele miesięcy po powrocie do pracy. Jest to informacja o najwyższym stopniu ważności, gdyż wymusza na pacjentach dbałość o rzetelną dokumentację procesu leczenia oraz o to, aby zawsze przebywać pod adresem wskazanym w zaświadczeniu lekarskim. Każda zmiana miejsca pobytu, na przykład wyjazd do rodziny w celu uzyskania opieki, musi zostać zgłoszona do urzędu w ciągu trzech dni, aby uniknąć posądzenia o unikanie kontroli, co w nowym stanie prawnym skutkuje natychmiastowym wstrzymaniem wszelkich wypłat.

Prawa i obowiązki pracodawcy. Jak chronić firmę i nie łamać prawa?

Dla osób zarządzających firmami nowe przepisy oznaczają większą pewność w sytuacjach kryzysowych, ale także konieczność zachowania ogromnej ostrożności w kontaktach z chorymi podwładnymi. Pracodawca może teraz legalnie poprosić o przekazanie kluczy do biura, haseł do systemów czy podpisanie ważnej faktury, o ile brak tej czynności naraziłby przedsiębiorstwo na znaczne straty finansowe. Zabronione jest jednak zlecanie standardowych zadań operacyjnych, które stanowią zwykły proces pracy, gdyż takie działanie zostałoby uznane za zmuszanie do aktywności zarobkowej podczas niezdolności do pracy. Właściwe zarządzanie komunikacją z pracownikiem na L4 staje się zatem kluczową kompetencją menedżerską, która wymaga znajomości nowych przepisów oraz empatii wobec osoby zmagającej się z chorobą.

Firmy muszą również pamiętać, że to na nich spoczywa ciężar dowiedzenia, iż kontakt z pracownikiem był incydentalny i niezbędny. Zaleca się prowadzenie jasnej ewidencji takich zdarzeń, co może być przydatne w przypadku kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy, która w dwa tysiące dwudziestym szóstym roku będzie bacznie przyglądać się, czy prawo do kontaktu nie zamienia się w ukrytą formę pracy wymuszonej. Dla małych i średnich przedsiębiorstw, gdzie nieobecność jednej osoby często paraliżuje całą firmę, nowe przepisy są szansą na bezpieczne przetrwanie trudnego okresu bez ryzyka konfliktów z ZUS. Zrozumienie, że L4 to czas na powrót do zdrowia, a nie dodatkowy urlop czy czas pracy zdalnej, jest fundamentem zdrowej kultury organizacyjnej, którą promuje podpisana nowelizacja.

Co to oznacza dla Ciebie? Podsumowanie ryzyk i korzyści

Podsumowując, reforma zwolnień lekarskich w dwa tysiące dwudziestym szóstym roku to obosieczny miecz, który z jednej strony daje Ci większą elastyczność i chroni przed utratą pieniędzy przy drobnych czynnościach, ale z drugiej strony wymaga większej odpowiedzialności i kontaktu z pracodawcą. Twoje bezpieczeństwo finansowe zależy teraz od Twojej wiedzy na temat tego, co jest czynnością incydentalną, a co wykracza poza te ramy i może zostać uznane za naruszenie zasad L4. Pamiętaj, aby każdą prośbę szefa analizować pod kątem swojego stanu zdrowia i nie bać się odmawiać, jeśli czujesz, że kontakt służbowy opóźni Twój powrót do pełnej sprawności. Twoje zdrowie jest Twoim największym kapitałem, a nowe przepisy mają jedynie ułatwić życie w sytuacjach wyjątkowych, a nie zlikwidować prawo do spokojnego chorowania w zaciszu domowym.

Będziemy dla Państwa stale monitorować pierwsze decyzje orzeczników ZUS wydawane na podstawie nowych przepisów oraz analizować, jak sądy pracy interpretują pojęcie czynności incydentalnej. Naszym celem jest dostarczanie rzetelnych informacji, które pomogą Państwu sprawnie poruszać się po nowym rynku pracy i upewnić się, że w dwa tysiące dwudziestym szóstym roku Wasze prawa jako pacjentów i pracowników są w pełni respektowane. Wiedza o tym, jak reagować na telefon od szefa podczas choroby, to dzisiaj niezbędny element higieny zawodowej oraz ochrony domowego budżetu przed nieprzewidzianymi decyzjami urzędowymi. Zachęcamy do regularnego sprawdzania naszych poradników, które pomogą Wam zrozumieć zawiłości nowoczesnego systemu ubezpieczeń społecznych w Polsce.

 

 

Źródło: infor/warszawawpigulce.pl