Zacznie się 1 lutego. Przygotuj się. Przelew może nie dojść na czas
Koniec z fakturami w PDF-ie, koniec z poprawkami „na kolanie” i koniec z wręczaniem papierowych dokumentów. Od 1 lutego 2026 roku rusza maszyna, która zmienia wszystko w polskiej księgowości. Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się obowiązkowy dla największych graczy, a lada moment obejmie każdą, nawet najmniejszą firmę w kraju. Przedsiębiorcy, którzy przespali przygotowania, mogą obudzić się w świecie, w którym nie są w stanie legalnie zarobić ani złotówki.
Fot. Warszawa w Pigułce
To nie jest kolejna kosmetyczna zmiana w przepisach. To rewolucja cyfrowa, która wywraca do góry nogami sposób prowadzenia biznesu w Polsce. Dotychczasowy model, w którym faktura była po prostu dokumentem wysyłanym mailem lub pocztą, odchodzi do lamusa. Od teraz jedynym oryginałem faktury będzie plik cyfrowy przesłany do rządowej chmury i zweryfikowany przez algorytmy Ministerstwa Finansów.
Nie ma w systemie, nie ma pieniędzy
Dla 96% polskich firm, które stanowią mikroprzedsiębiorstwa, zmiana może być szokiem. Wielu właścicieli małych biznesów – od hydraulików po programistów B2B – do końca liczyło, że termin wdrożenia zostanie przesunięty. Rząd jednak nie ugiął się pod presją.
Najważniejsza zasada KSeF brzmi: faktura, która nie trafiła do systemu i nie otrzymała numeru identyfikacyjnego, w świetle prawa nie istnieje. Co to oznacza w praktyce?
-
Jeśli wystawisz „starą” fakturę w Wordzie i wyślesz ją klientowi mailem, on nie będzie mógł jej zaksięgować.
-
Kontrahent nie zapłaci Ci na podstawie dokumentu, który nie ma mocy prawnej.
-
Każda awaria systemu lub błąd w strukturze pliku oznacza, że Twoje pieniądze są zamrożone.
Eksperci podatkowi ostrzegają przed paraliżem płynności finansowej. Dla firm działających na niskich marżach, opóźnienie w otrzymaniu zapłaty o kilka dni może oznaczać brak środków na pensje czy ZUS.
Wielki Brat patrzy na każdą transakcję
KSeF to potężne narzędzie uszczelnienia systemu podatkowego. Fiskus zyskuje wgląd w każdą transakcję w czasie rzeczywistym. Urzędnicy będą widzieć, co sprzedajesz, komu i za ile, zanim jeszcze towar wyjedzie z magazynu. To koniec procederu antydatowania faktur czy anulowania błędnych dokumentów – w nowym systemie każda pomyłka wymaga wystawienia oficjalnej faktury korygującej.
Wizualna strona dokumentu przestaje mieć znaczenie. Logo firmy, kolorystyka czy ładny układ graficzny to teraz tylko ozdobniki. Dla systemu liczy się wyłącznie „wsad” danych w formacie XML: NIP, kwoty i daty.
Co to oznacza dla Ciebie? [PORADNIK]
Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność, czy zarządzasz dużą spółką, KSeF zmienia Twoją rzeczywistość.
1. Sprawdź terminy Obowiązek wchodzi etapami. Od 1 lutego 2026 r. system jest obowiązkowy dla dużych przedsiębiorstw (obroty powyżej 200 mln zł). Jeśli jesteś małym przedsiębiorcą, masz czas do 1 kwietnia 2026 r. Nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę – wdrożenie i nauka systemu zajmują tygodnie.
2. Zintegruj oprogramowanie Jeśli używasz programu do fakturowania, upewnij się, że ma on aktualną wtyczkę do wysyłki plików do KSeF. Jeśli wystawiasz faktury ręcznie, będziesz musiał korzystać z darmowej Aplikacji Podatnika udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Przetestuj ją wcześniej!
3. Upoważnij księgową Biuro rachunkowe nie będzie mogło automatycznie pobierać Twoich faktur kosztowych bez Twojej zgody. Musisz złożyć formularz ZAW-FA lub nadać uprawnienia elektronicznie w systemie, aby księgowa mogła pracować na Twoich dokumentach.
4. Przygotuj się na awarie System w pierwszych dniach może być przeciążony. Warto mieć poduszkę finansową na wypadek opóźnień w płatnościach od kontrahentów. Pamiętaj też, że przez pierwszy rok nie będą nakładane kary za błędy, co daje czas na „dotarcie się” z nowymi przepisami.
Z zawodu językoznawca i tłumacz języka angielskiego. W redakcji od samego początku.