KSeF już od lutego 2026. Firmy mogą stracić miesiąc na zwrocie VAT

 

Krajowy System e-Faktur może wpłynąć na termin zwrotu VAT dla przedsiębiorców. W przypadku faktur ustrukturyzowanych decydująca będzie data wprowadzenia dokumentu do KSeF, a nawet niewielkie opóźnienie może przesunąć prawo do odliczenia podatku.

KSeF może opóźnić zwrot VAT. Kluczowa będzie data w systemie, nie na fakturze

Krajowy System e-Faktur formalnie nie zmienia zasad rozliczania podatku VAT, ale w praktyce może istotnie wpłynąć na moment jego odliczenia. Eksperci ostrzegają, że przy fakturach ustrukturyzowanych decydująca będzie data wprowadzenia dokumentu do KSeF, a nie data wystawienia czy faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę. Dla wielu firm oznacza to ryzyko późniejszego zwrotu VAT.

Co się zmienia?

Zgodnie z nowymi przepisami faktura ustrukturyzowana uznawana jest za otrzymaną w dniu, w którym zostanie przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur i otrzyma numer identyfikacyjny. Dopiero od tego momentu nabywca zyskuje prawo do odliczenia VAT.

W praktyce oznacza to, że nawet niewielkie opóźnienie po stronie sprzedawcy w przesłaniu faktury do KSeF może przesunąć możliwość rozliczenia podatku o kolejny miesiąc lub kwartał.

Fakty i tło sprawy

Dotychczas przedsiębiorcy często kierowali się datą widniejącą na fakturze lub momentem jej fizycznego otrzymania. W systemie KSeF takie podejście przestaje mieć znaczenie. Liczy się wyłącznie moment wprowadzenia faktury do systemu.

Jak podkreślają doradcy podatkowi, nowe zasady eliminują praktykę antydatowania faktur, czyli wystawiania dokumentów po zakończeniu miesiąca z wcześniejszą datą. Jeśli faktura nie trafi do KSeF do ostatniego dnia okresu rozliczeniowego, VAT będzie mógł zostać odliczony dopiero w kolejnym okresie.

KSeF a awarie i brak internetu

Przepisy przewidują szczególne zasady na wypadek awarii. Jeżeli faktura zostanie faktycznie doręczona nabywcy wcześniej niż trafi do KSeF, a opóźnienie wynika z niedostępności systemu lub problemów technicznych, datą otrzymania może być dzień faktycznego przekazania dokumentu.

Jednocześnie ustawodawca wprowadził maksymalne terminy na wprowadzenie faktury do KSeF. Najczęściej jest to jeden dzień roboczy, a w przypadku poważniejszych awarii systemowych – do siedmiu dni roboczych. Przekroczenie tych terminów może skutkować sankcjami finansowymi, podobnie jak całkowite pominięcie KSeF.

Kiedy KSeF zacznie realnie wpływać na rozliczenia?

Choć wielu przedsiębiorców uważa, że obowiązek KSeF dotyczy ich dopiero od kwietnia 2026 roku lub od 2027 roku, w praktyce system zacznie wpływać na rozliczenia wcześniej. Od 1 lutego 2026 roku każdy przedsiębiorca będzie musiał odbierać faktury wystawiane w KSeF, niezależnie od tego, czy sam jest już zobowiązany do ich wystawiania w tym systemie.

Oznacza to, że już od lutego data wprowadzenia faktury do KSeF będzie kluczowa dla prawa do odliczenia VAT u wszystkich podatników.

Co to oznacza dla firm?

Dla przedsiębiorców KSeF oznacza konieczność większej dyscypliny w obiegu dokumentów. Opóźnienia w wystawianiu faktur, błędy organizacyjne czy problemy techniczne po stronie kontrahentów mogą bezpośrednio wpłynąć na płynność finansową firmy poprzez późniejszy zwrot VAT.

Eksperci podkreślają, że firmy powinny już teraz dostosować swoje procedury księgowe, przeszkolić pracowników oraz upewnić się, że systemy finansowo-księgowe są gotowe na pracę w trybie KSeF.

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur nie zmienia przepisów o VAT wprost, ale znacząco zmienia praktykę ich stosowania. O momencie odliczenia podatku decydować będzie data wprowadzenia faktury do KSeF. Dla wielu przedsiębiorców oznacza to realne ryzyko opóźnień w zwrocie VAT, jeśli obieg faktur nie zostanie odpowiednio usprawniony.