Przepisy weszły w życie. Pracodawcy sprawdzają prawdę. Utrata pracy i reputacji będzie najmniejszym problemem

Od 1 stycznia 2026 roku każdy pracodawca w Polsce może zweryfikować autentyczność dyplomu pracownika lub kandydata do pracy. Wystarczy 47 zł i wniosek do uczelni. Osoby, które przez lata budowały kariery na fałszywych dokumentach, stoją przed widmem zwolnienia, utraty reputacji i więzienia. Nowe przepisy obejmują dyplomy wydawane przez ostatnie 5 dekad.

Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego przygotowało nowelizację ustawy o szkolnictwie wyższym, która fundamentalnie zmienia sposób weryfikacji wykształcenia w Polsce. Nowe rozwiązanie powstało w odpowiedzi na rosnący problem fałszywych dokumentów oraz wieloletnie postulaty pracodawców, którzy zgłaszali trudności w sprawdzaniu autentyczności dyplomów.

Do stycznia 2026 roku pracodawcy nie mogli bezpośrednio kontaktować się z uczelniami. Stanowisko Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych blokowało takie działania jako naruszające RODO. Teraz ta bariera została usunięta.

Kilkanaście milionów dyplomów do sprawdzenia

W Polsce średnio wydaje się 299 236 dyplomów ukończenia studiów rocznie. Nowe przepisy pozwalają sprawdzić prawdziwość dokumentów wystawianych przez ostatnie 5 dekad. To oznacza potencjalnie kilkanaście milionów dyplomów do archiwizacji i weryfikacji.

Regulacja dotyczy dyplomów ukończenia studiów wydawanych w postaci papierowej. Pracodawcy zyskali możliwość weryfikacji wykształcenia zarówno młodych absolwentów, jak i starszych pracowników, którzy ukończyli studia w latach 70., 80. czy 90. ubiegłego wieku.

Przykład: Pan Krzysztof pracuje od 25 lat w firmie budowlanej jako kierownik budowy. W CV podał, że ukończył studia inżynierskie w 1998 roku. Prawda jest taka, że studiów nigdy nie ukończył – przerwał naukę po 3 roku. Przez ćwierć wieku nikt nie sprawdzał jego dyplomu, a on awansował dzięki doświadczeniu i praktyce. Od stycznia 2026 roku firma może zweryfikować jego wykształcenie, cofając się nawet do lat 90. Jeśli kłamstwo wyjdzie na jaw, może stracić pracę i pozycję budowaną przez dekady.

47 zł za każdą weryfikację

Udzielenie informacji przez uczelnie nie jest bezpłatne. Wysokość opłaty ustalono na poziomie 1% minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu złożenia wniosku. Przy obecnej płacy minimalnej oznacza to koszt około 47 zł za każdą weryfikację dyplomu.

Ta opłata ma z jednej strony pokryć koszty administracyjne uczelni związane z obsługą wniosków, z drugiej chronić przed masowymi nieuzasadnionymi zapytaniami. Wprowadzenie opłaty oznacza, że pracodawcy będą musieli rozważnie podchodzić do decyzji o weryfikacji.

Przykład: Pani Anna zarządza działem HR w średniej firmie IT. Rocznie przeprowadza około 50 rekrutacji na stanowiska wymagające wyższego wykształcenia. Jeśli zdecyduje się weryfikować każdy dyplom, koszt wyniesie 2 350 zł rocznie. To niewiele w porównaniu do kosztów błędnej decyzji rekrutacyjnej, które mogą sięgać kilkudziesięciu tysięcy złotych. Dlatego rozważa wprowadzenie weryfikacji jako standardowej procedury przy wszystkich rekrutacjach na stanowiska wymagające specjalistycznego wykształcenia.

Nie każdy może sprawdzić twój dyplom

Pracodawca nie może weryfikować dyplomów „na wyczucie”. Musi posiadać uzasadnione wątpliwości co do autentyczności dokumentu oraz wykazać interes prawny. Co więcej, przed złożeniem wniosku do uczelni musi najpierw samodzielnie zweryfikować zabezpieczenia przed fałszerstwem, takie jak hologramy czy znaki wodne, określone w ustawie o dokumentach publicznych.

Dopiero po stwierdzeniu nieprawidłowości może wystąpić o oficjalną weryfikację. Wniosek musi zawierać kluczowe dane – imię, nazwisko oraz numer dyplomu posiadacza. To mechanizm, który ma chronić uczelnie przed lawiną nieuzasadnionych zapytań, jednocześnie dając pracodawcom skuteczne narzędzie do walki z oszustwami.

We wniosku pracodawca jest zobowiązany do wyjaśnienia powodów wzbudzenia podejrzeń co do autentyczności dokumentu. Uczelnie mają obowiązek udzielenia odpowiedzi w określonym terminie, potwierdzając lub zaprzeczając faktowi wydania danego dyplomu. Proces odbywa się wyłącznie drogą elektroniczną, co ma zapewnić sprawność i bezpieczeństwo całej procedury.

Uczelnie mają rok na przygotowania

Wejście w życie nowych przepisów 1 stycznia 2026 roku dało uczelniom rok na przygotowanie się do realizacji nowych obowiązków. Musiały opracować, przyjąć i wdrożyć odpowiednie procedury oraz przygotować infrastrukturę techniczną do obsługi wniosków w formie elektronicznej.

Szczególnym wyzwaniem jest digitalizacja starych archiwów i stworzenie systemów pozwalających na szybkie odnalezienie informacji o dyplomach wydawanych kilkadziesiąt lat temu. Wiele uczelni musiało zainwestować w nowe rozwiązania informatyczne oraz zwiększyć zatrudnienie w działach obsługujących tego typu zapytania.

Przykład: Uniwersytet Warszawski ma w swoich archiwach setki tysięcy dyplomów wydanych od lat 70. ubiegłego wieku. Część z nich przechowywana jest w papierowej formie w piwnicach starych budynków. Digitalizacja wszystkich dokumentów i stworzenie systemu umożliwiającego szybkie wyszukiwanie to inwestycja rzędu milionów złotych. Uczelnia musiała również przeszkolić pracowników i stworzyć dedykowany zespół do obsługi zapytań od pracodawców.

Kto jest najbardziej zagrożony weryfikacją

Szczególnie narażone na weryfikację są osoby zatrudnione na stanowiskach wymagających specjalistycznego wykształcenia. Do grupy podwyższonego ryzyka należą:

• Pracownicy firm budowlanych – inżynierowie, kierownicy budów, projektanci
• Osoby pracujące w służbie zdrowia – lekarze, pielęgniarki, farmaceuci
• Nauczyciele i wykładowcy
• Prawnicy, księgowi, audytorzy
• Stanowiska związane z bezpieczeństwem – ochrona przeciwpożarowa, BHP, bezpieczeństwo informacji

Firmy będą szczególnie zainteresowane weryfikacją w przypadku stanowisk, gdzie fałszywy dyplom może stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa lub jakości świadczonych usług. Działy personalne muszą wypracować wewnętrzne procedury określające, kiedy weryfikacja jest konieczna, a kiedy można poprzestać na oświadczeniu kandydata.

Przykład: Pan Marek przez 15 lat pracuje jako księgowy w średniej firmie. Jego CV głosi, że ukończył studia ekonomiczne na renomowanej uczelni. Prawda jest taka, że kupił dyplom w internecie za 2 000 zł. Przez lata nikt nie sprawdzał, bo miał doświadczenie i dobrze wykonywał swoją pracę. Teraz firma planuje wprowadzić politykę weryfikacji wszystkich dyplomów pracowników na kluczowych stanowiskach. Pan Marek wie, że jeśli zostanie zweryfikowany, straci pracę, reputację i może zostać oskarżony o posługiwanie się fałszywym dokumentem.

Od zwolnienia po więzienie

Konsekwencje wykrycia fałszywego dyplomu mogą być druzgocące:

• Natychmiastowa utrata pracy z możliwością zwrotu niesłusznie pobranych wynagrodzeń
• Odpowiedzialność karna za posługiwanie się fałszywym dokumentem – od 3 miesięcy do 5 lat pozbawienia wolności
• Niemożność znalezienia nowej pracy w branży, zniszczona reputacja zawodowa
• Konieczność zwrotu nagród, premii czy dodatków związanych z wyższym wykształceniem

Jeśli osoba z fałszywym dyplomem zajmowała stanowisko wymagające specjalistycznego wykształcenia i doszło do szkody, może ponosić dodatkowo odpowiedzialność odszkodowawczą. Pracodawca może dochodzić zwrotu wszelkich kosztów związanych z zatrudnieniem osoby nieposiadającej wymaganych kwalifikacji.

Przykład: Pani Joanna pracowała przez 10 lat jako nauczyciel w szkole podstawowej. Jej dyplom pedagogiczny okazał się fałszywy. Gdy sprawa wyszła na jaw, straciła pracę, została oskarżona o fałszerstwo dokumentów i musiała zwrócić szkole część wynagrodzenia za lata pracy. Sprawa trafiła do sądu, a ona została skazana na 1 rok pozbawienia wolności w zawieszeniu. Dodatkowo nie może już nigdy pracować jako nauczyciel – ma zakaz wykonywania zawodu.

Ochrona danych w nowym systemie

Projektowane rozwiązania są zgodne z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. System weryfikacji przetwarza wrażliwe dane osobowe dotyczące wykształcenia, co wymaga szczególnych zabezpieczeń i ograniczeń w dostępie.

Nowe przepisy precyzyjnie określają zakres danych, które mogą być przekazywane przez uczelnie, oraz sposób ich przetwarzania przez pracodawców. Weryfikacja może dotyczyć wyłącznie podstawowych informacji zawartych w dyplomie, bez ujawniania dodatkowych szczegółów o przebiegu studiów.

Kluczowe znaczenie ma ochrona danych przed niepowołanym dostępem oraz zapewnienie, że informacje uzyskane w ramach weryfikacji będą wykorzystywane wyłącznie do celów, dla których zostały pozyskane. Naruszenie tych zasad może skutkować wysokimi karami finansowymi oraz odpowiedzialnością prawną pracodawców.

Zmiany w procesach rekrutacyjnych

Wprowadzenie możliwości weryfikacji dyplomów zmienia standardowe procedury rekrutacyjne w polskich firmach. Działy personalne muszą zdecydować, w jakich przypadkach przeprowadzać weryfikację, uwzględniając zarówno koszt procedury, jak i specyfikę stanowiska.

Duże korporacje prawdopodobnie wprowadzą weryfikację jako standardową procedurę przy wszystkich rekrutacjach na stanowiska menedżerskie i specjalistyczne. Małe i średnie firmy mogą ograniczyć weryfikację do kluczowych stanowisk lub sytuacji, gdy pojawią się wątpliwości co do autentyczności dyplomu.

Przykład: Firma ubezpieczeniowa zatrudniająca 500 osób planuje wprowadzić politykę weryfikacji wszystkich nowych pracowników na stanowiskach wymagających wyższego wykształcenia. Dodatkowo zamierza zweryfikować dyplomy wszystkich obecnych pracowników zajmujących kluczowe stanowiska. To oznacza koszt około 10-15 tysięcy złotych rocznie, ale dyrektor HR uważa, że to rozsądna inwestycja w bezpieczeństwo i jakość zatrudnienia.

Co to oznacza dla czytelnika

Jeśli masz prawdziwy dyplom: Nie masz się czego obawiać. Weryfikacja potwierdzi prawdziwość twojego wykształcenia i wzmocni twoją pozycję na rynku pracy. System ma chronić osoby, które rzeczywiście zdobyły wykształcenie i mogą być pokrzywdzone przez oszustów posługujących się fałszywymi dokumentami.

Jeśli posługujesz się fałszywym dyplomem: Od stycznia 2026 roku ryzyko wykrycia drastycznie wzrosło. Każdy pracodawca może za 47 zł sprawdzić autentyczność twojego dyplomu, cofając się nawet do lat 70. Konsekwencje obejmują zwolnienie, odpowiedzialność karną (do 5 lat więzienia), konieczność zwrotu wynagrodzeń i zniszczoną reputację zawodową.

Jeśli jesteś pracodawcą: Zyskałeś skuteczne narzędzie do weryfikacji kwalifikacji pracowników i kandydatów. Musisz jednak pamiętać o wykazaniu interesu prawnego, wstępnej weryfikacji zabezpieczeń dyplomu i przestrzeganiu przepisów o ochronie danych osobowych. Koszt 47 zł za weryfikację to niewiele w porównaniu do ryzyka zatrudnienia osoby bez wymaganych kwalifikacji.

Jeśli ukończyłeś studia dawno temu: Upewnij się, że twoje dane są aktualne w systemach uczelni. Warto skontaktować się z uczelnią i sprawdzić, czy dyplom można łatwo zweryfikować. Jeśli dokument został zgubiony lub zniszczony, rozważ uzyskanie duplikatu przed rozpoczęciem poszukiwań nowej pracy.

Nowe przepisy to fundamentalna zmiana na polskim rynku pracy. Od stycznia 2026 roku osoby posługujące się fałszywymi dyplomami muszą liczyć się z ryzykiem weryfikacji nawet po wielu latach pracy. Koszt weryfikacji wynoszący 47 zł to niewielka kwota w porównaniu do kosztów błędnej decyzji rekrutacyjnej. Dla uczciwych kandydatów to dobra wiadomość – system zwiększy zaufanie do procesów rekrutacyjnych i ochroni przed konkurencją oszustów.