Sprzedajesz mieszkanie lub szukasz najemcy? Od 1 stycznia ten dokument to absolutna konieczność. Notariusze przestają przymykać oko

Rynek nieruchomości nie znosi próżni, a jeszcze bardziej nie znosi niepewności prawnej. Mamy 28 grudnia 2025 roku. Wielu Polaków planuje w nowym roku życiowe zmiany – sprzedaż „ciasnego M2”, zakup wymarzonego domu pod miastem lub wynajem odziedziczonego po babci lokalu, by podreperować domowy budżet. W ferworze walki o klienta, negocjacji cen i pakowania kartonów, łatwo zapomnieć o „papierologii”. Tymczasem rok 2026 przynosi ostateczny koniec taryfy ulgowej w kwestii Świadectw Charakterystyki Energetycznej. Dokument, który przez lata był traktowany jako zbędny dodatek, staje się równie ważny co akt własności. Brak tego „certyfikatu” u notariusza może zablokować transakcję lub narazić Cię na grzywnę, która zaboli bardziej niż czynsz.

Przepisy nakładające obowiązek posiadania świadectwa energetycznego przy sprzedaży lub wynajmie nieruchomości obowiązują w Polsce teoretycznie od kwietnia 2023 roku. Jednak praktyka lat 2023-2024 pokazała, że rynek często je ignorował. Notariusze pouczali, strony kiwały głowami, a transakcje dochodziły do skutku bez dokumentu, z adnotacją o jego braku. W 2025 roku, pod wpływem nacisków unijnych i dyrektywy EPBD (o charakterystyce energetycznej budynków), podejście organów kontrolnych uległo zaostrzeniu. Wchodząc w rok 2026, musimy mieć świadomość: sprzedaż lub wynajem „na gębę”, bez określenia klasy energetycznej lokalu, staje się ryzykownym sportem.

Czym właściwie jest ten dokument i dlaczego UE go żąda?

Świadectwo charakterystyki energetycznej to dokument, który określa zapotrzebowanie budynku (lub jego części, np. mieszkania) na energię niezbędną do ogrzewania, wentylacji, podgrzewania wody, a w przypadku biur – również oświetlenia i klimatyzacji. Mówiąc prościej: dokument ten mówi nabywcy, czy mieszkanie będzie tanie, czy drogie w utrzymaniu.

W 2026 roku nie jest to już tylko tabelka z liczbami. To paszport Twojej nieruchomości. Unia Europejska dąży do tego, by budynki – podobnie jak lodówki czy pralki – były oznaczane klasami od A (najbardziej oszczędne, zielone domy) do G (tzw. wampiry energetyczne). Choć pełna klasyfikacja wciąż się krystalizuje, samo świadectwo jest fundamentem tego systemu. Dla kupującego informacja, że lokal zużywa majątek na ogrzewanie, jest kluczowym argumentem do negocjacji niższej ceny. Dla sprzedającego – brak tej informacji to naruszenie prawa.

Notariusz jako pierwszy „strażnik” – czy może odmówić podpisu?

To pytanie zadaje sobie wielu sprzedających, którzy chcą zaoszczędzić kilkaset złotych na audycie. Rola notariusza w 2026 roku jest jasna. Zgodnie z ustawą, notariusz ma obowiązek odnotować w akcie notarialnym przekazanie świadectwa nabywcy. Jeśli dokumentu nie ma, notariusz musi pouczyć stronę zobowiązaną (sprzedającego) o karze grzywny za niewykonanie tego obowiązku.

Co istotne, w mijającym roku notariusze coraz rzadziej godzą się na zapisy typu „kupujący oświadcza, że nie żąda świadectwa”. Dlaczego? Ponieważ jest to prawo publiczne, którego strony nie mogą wyłączyć umową cywilną. Brak świadectwa to wykroczenie. Choć notariusz zazwyczaj nie odmówi sporządzenia aktu (nie ma takiego prawa, chyba że czynność jest sprzeczna z prawem, a brak świadectwa nie unieważnia samej sprzedaży), to adnotacja w akcie jest de facto „donosem na samego siebie”. Coraz częściej zdarza się, że banki finansujące zakup kredytem hipotecznym wymagają przedłożenia świadectwa przed uruchomieniem środków. Bez „papierka” nie ma kredytu, a bez kredytu – nie ma sprzedaży.

Wynajem mieszkania – tutaj kontrole są najczęstsze

O ile przy sprzedaży notariusz pilnuje formalności, o tyle przy wynajmie panuje „wolna amerykanka”. Właściciele mieszkań często myślą: „Podpisuję zwykłą umowę z lokatorem, nikt tego nie sprawdzi”. To błąd, który w 2026 roku może kosztować.

Zgodnie z prawem, kopię świadectwa (lub wydruk z centralnego rejestru) należy przekazać najemcy przy zawarciu umowy. Dotyczy to nie tylko wynajmu długoterminowego, ale także – co jest często pomijane – najmu krótkoterminowego. Teoretycznie, wynajmując apartament na weekend przez popularne platformy, powinieneś udostępnić gościom informację o efektywności energetycznej.

Dlaczego to ważne? Bo najemcy są coraz bardziej świadomi. Jeśli po pierwszej zimie okaże się, że rachunki za gaz są kosmiczne, a właściciel nie przedstawił świadectwa (które by to ujawniło), najemca może zgłosić sprawę do organów nadzoru lub domagać się obniżenia czynszu, powołując się na wady prawne umowy. W dobie rosnących cen energii, świadectwo jest dla najemcy gwarancją, że nie wynajmuje „studni bez dna”.

Kary finansowe – kto i ile może wlepić?

Ignorowanie obowiązku sporządzenia świadectwa jest wykroczeniem. Kara grzywny wynosi do 5000 złotych. Kto ją nakłada? Nie policja, a organy nadzoru budowlanego. Wystarczy donos niezadowolonego najemcy lub nabywcy, by machina ruszyła.

Porównajmy liczby:

• Koszt sporządzenia świadectwa dla mieszkania w bloku (online, z wizją lokalną lub na podstawie dokumentacji): ok. 300–600 zł.
• Maksymalna grzywna: 5000 zł.

Kalkulacja jest prosta. Ryzyko się nie opłaca, zwłaszcza że świadectwo jest ważne przez 10 lat (chyba że w międzyczasie przeprowadzisz termomodernizację, np. wymienisz okna lub ocieplisz budynek – wtedy trzeba wyrobić nowe).

Pułapka „tanich świadectw z internetu”

Popyt rodzi podaż. W internecie zaroiło się od ofert „Świadectwo w 15 minut za 100 zł bez wychodzenia z domu”. Przestrzegamy przed takimi okazjami. Świadectwo musi zostać sporządzone przez osobę uprawnioną, wpisaną do wykazu prowadzonego przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii, oraz – co kluczowe – musi zostać zarejestrowane w Centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynków.

Dokument, który dostaniesz „na maila”, a który nie figuruje w rządowej bazie, jest bezwartościowym kawałkiem papieru (a właściwie plikiem PDF). Przekazanie takiego fałszywego świadectwa notariuszowi to już nie wykroczenie, a próba posłużenia się fałszywym dokumentem. Audytor musi rzetelnie wyliczyć parametry. Jeśli wpisze fikcyjne dane, by „podbić” klasę energetyczną mieszkania, traci uprawnienia, a Ty zostajesz z problemem prawnym.

Czy spółdzielnia musi dać mi świadectwo?

To częsty problem właścicieli mieszkań w blokach. Chcą sprzedać lokal, a audytor prosi o dane techniczne budynku (grubość ścian, rodzaj ocieplenia, parametry węzła cieplnego). Skąd to wziąć?

Te dane musi udostępnić zarządca budynku (spółdzielnia lub wspólnota). Niestety, w praktyce bywa z tym różnie. Spółdzielnie często mają stare dokumentacje lub każą czekać tygodniami na wydanie zaświadczenia. Warto zająć się tym teraz, 28 grudnia, jeśli planujesz transakcję w styczniu. Bez danych od zarządcy, audytor nie wykona rzetelnego świadectwa dla Twojego lokalu.

Pamiętaj też, że świadectwo dla CAŁEGO bloku to nie to samo, co świadectwo dla Twojego mieszkania. Ty potrzebujesz dokumentu dla swojego lokalu (części budynku stanowiącej całość techniczno-użytkową).

Co to oznacza dla Ciebie? Plan działania na 2026 rok

Jeśli w Twoich noworocznych postanowieniach jest punkt „sprzedać mieszkanie” lub „wynająć pokój studentom”, dodaj do niego podpunkt: „załatwić świadectwo energetyczne”. Oto jak to zrobić bezpiecznie:

1. Nie czekaj na ostatnią chwilę przed notariuszem

Sporządzenie świadectwa trwa. Audytor musi przeanalizować rzuty mieszkania, zebrać dane o oknach, instalacjach. Zamawianie dokumentu na dzień przed wizytą w kancelarii notarialnej to pewny stres i wyższa cena za usługę ekspresową. Zleć to teraz, w okresie międzyświątecznym. Wiele biur projektowych pracuje normalnie.

2. Sprawdź audytora w rejestrze

Zanim przelejesz pieniądze „tanim firmom z Google”, wejdź na stronę Ministerstwa (rejestr cheob) i sprawdź, czy dana osoba faktycznie ma uprawnienia. To zajmuje minutę, a chroni przed oszustwem. Pamiętaj, że dokument musi być wygenerowany z systemu ministerialnego (ma charakterystyczny wygląd i numer weryfikacyjny).

3. Wykorzystaj świadectwo w ogłoszeniu

Zamiast traktować to jako zło konieczne, zrób z tego atut. Jeśli Twoje mieszkanie jest ciepłe („środkowe”) i ma dobre parametry (niskie zapotrzebowanie na energię pierwotną EP), wpisz to w ogłoszeniu na portalu! W 2026 roku świadomi kupujący będą szukać mieszkań energooszczędnych, bo wiedzą, że to oznacza niższe rachunki. Fraza „Świadectwo energetyczne: niskie zużycie” może przyciągnąć więcej chętnych niż „słoneczny balkon”.

4. Jesteś kupującym? Żądaj dokumentu!

Jeśli stoisz po drugiej stronie barykady i kupujesz mieszkanie, nie odpuszczaj. Żądaj okazania świadectwa przed podpisaniem umowy przedwstępnej. Dzięki temu dowiesz się, czy za rok nie będziesz musiał wydać 50 tys. zł na termomodernizację, bo budynek jest „wampirem energetycznym”. To Twoje pieniądze i Twoje prawo.

Rok 2026 na rynku nieruchomości będzie należał do tych, którzy są przygotowani formalnie. Świadectwo charakterystyki energetycznej przestaje być martwym przepisem, a staje się standardem cywilizowanego obrotu mieszkaniami. Zadbaj o to już dziś.