Stało się, to prawo już obowiązuje. Koniec z pracą do 16 i z braniem urlopów na załatwienie tych spraw

Przez prawie dwie dekady schemat był niemal identyczny w każdym urzędzie administracji rządowej w Polsce. Praca od 8:15 do 16:15 – punkt. Ktoś, kto chciał złożyć deklarację osobiście, odebrać pismo z urzędu skarbowego czy wyrobić prawo jazdy w urzędzie wojewódzkim, musiał albo wziąć wolne, albo urwać się z pracy wcześniej i liczyć na to, że zdąży przed zamknięciem. Nie każdy wie, że od 26 kwietnia 2025 roku ten model przestał obowiązywać. Zmiany są realne, choć nie wszędzie i nie dla każdego rodzaju urzędu.

8:15-16:15 przez 18 lat – i koniec

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 17 kwietnia 2025 r. w sprawie zasad ustalania przez kierowników niektórych urzędów rozkładu czasu pracy w tygodniu oraz jego wymiaru w poszczególnych dniach tygodnia (Dz.U. 2025 poz. 512) uchyliło przepisy obowiązujące od 2007 roku i zastąpiło je systemem, który daje urzędom znacznie więcej swobody – ale też nakłada na nie konkretne obowiązki wobec interesantów. Rozporządzenie wydano na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1917). Stare rozporządzenie z 25 kwietnia 2007 r. narzucało jeden, sztywny model godzin pracy dla wszystkich urzędów administracji rządowej. Niezależnie od tego, czy dany urząd był w centrum dużego miasta, czy w powiatowym mieście z ograniczoną komunikacją – godziny były takie same dla wszystkich. Dla pracujących w standardowym trybie oznaczało to prosty wybór: urlop albo wyjście z pracy i pędzenie na wyścigi.

Nowe rozporządzenie likwiduje ten jeden obowiązujący model i wprowadza w jego miejsce ramy, w których kierownik urzędu sam decyduje o godzinach pracy swojej placówki. Pora rozpoczęcia pracy może przypadać w przedziale od 7:00 do 10:00. Urząd, który zacznie o 7:00, zakończy pracę o 15:00. Ten, który otworzy drzwi o 10:00, będzie czynny do 18:00. 8-godzinny dzień pracy pozostaje niezmieniony – chodzi wyłącznie o przesunięcie okna godzinowego, nie o jego wydłużenie.

Kluczowa zmiana z punktu widzenia interesanta to jednak nie tyle elastyczność otwarcia, co jeden obowiązkowy dzień tygodnia z wydłużoną obsługą. Zgodnie z rozporządzeniem każdy urząd obsługujący petentów musi zapewnić co najmniej 1 dzień w tygodniu, w którym przyjmowanie interesantów odbywa się w godzinach 8:00-18:00. To nie sugestia ani zalecenie – to obowiązek.

Które urzędy są objęte przepisami – lista nie jest oczywista

Rozporządzenie obejmuje urzędy wymienione w art. 1 ust. 1 pkt 7b, 8a, 12, 14, 15 i 16 oraz w ust. 2 ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych. W praktyce przekłada się to na konkretną listę instytucji – mowa przede wszystkim o urzędach skarbowych i izbach administracji skarbowej, urzędach wojewódzkich, ministerstwach i Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, a także komendach, inspektoratach i organach administracji zespolonej działających w województwach.

To setki placówek rozsiane po całym kraju. Każda z nich – niezależnie od lokalizacji i wielkości – jest zobowiązana do wdrożenia nowego modelu. W przypadku urzędów obsługujących klientów indywidualnych najistotniejszy jest właśnie obowiązek utrzymania przynajmniej 1 dnia z obsługą do 18:00 w tygodniu.

Przepisy stosuje się do pracowników w rozumieniu art. 43 ust. 1 i 1a ustawy o pracownikach urzędów państwowych – a więc zarówno do urzędników państwowych, jak i do innych pracowników zatrudnionych w tych jednostkach. Nie ma tu znaczenia, czy dany urząd ma w swojej strukturze korpus służby cywilnej – przepisy dotyczą wszystkich zatrudnionych.

Kierownik decyduje, który dzień tygodnia to „długi dzień”

Rozporządzenie celowo nie wskazuje, który konkretnie dzień tygodnia ma być tym „długim”. Decyzję podejmuje kierownik danej jednostki, który powinien przy tym uwzględniać specyfikę urzędu i potrzeby osób, które z niego korzystają. W miastach, gdzie ruch petentów jest największy w poniedziałki, logiczne jest wybranie właśnie tego dnia. Tam, gdzie szczyt przypadają na środę czy czwartek – nie ma przeszkód, żeby „długi dzień” wypadał właśnie wtedy.

Rozporządzenie daje kierownikom również możliwość ustalenia pracy zmianowej – przypadającej między godziną 6:00 jednego dnia a godziną 6:00 dnia następnego – jeśli specyfika zadań wykonywanych na danym stanowisku tego wymaga. To rozwiązanie nie dotyczy bezpośrednio interesantów, ale wpływa na organizację pracy samego urzędu i może przekładać się na dostępność poszczególnych wydziałów w niestandardowych porach.

Warte uwagi jest też rozwiązanie dotyczące sobót. Kierownik może – w uzasadnionych przypadkach – wyznaczyć sobotę jako dzień roboczy, jeśli jest to uzasadnione potrzebami urzędu. Warunkiem jest poinformowanie zarówno pracowników, jak i interesantów z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem, w sposób przyjęty w danej jednostce. Sobota podlega wtedy odpracowaniu – jest rekompensowana dniem wolnym w innym terminie. To nie jest standardowy tryb, ale możliwość, którą rozporządzenie wyraźnie dopuszcza.

Przy ustalaniu rozkładu czasu pracy kierownik ma też obowiązek brać pod uwagę, w miarę możliwości, ważne względy osobiste lub rodzinne pracowników. Przepis ma charakter miękki, ale jego obecność w rozporządzeniu jest sygnałem, że ustawodawca myślał nie tylko o interesantach, ale i o samych urzędnikach.

Bydgoszcz, Sosnowiec, Szczecin – jak to wygląda w różnych miastach

Część polskich miast wdrożyła nowe godziny niemal od razu po wejściu przepisów w życie. Urząd Miasta w Sosnowcu już w dniu startu nowych przepisów przyjmował interesantów w poniedziałki od 7:30 do 18:00. W Bydgoszczy jako „długi dzień” wyznaczono wtorek – czynny właśnie do 18:00. W Szczecinie poniedziałki od 7:30 do 18:00 funkcjonowały zresztą już wcześniej, zanim rozporządzenie weszło w życie – to miasto zdążyło wyprzedzić regulacje.

Takie przykłady pokazują, że elastyczność godzinowa nie jest czymś wymagającym rewolucji w zarządzaniu – tam, gdzie była wola, zmiany wprowadzano sprawnie i bez większych problemów logistycznych. Problem polega na tym, że nie wszystkie urzędy komunikują swój „długi dzień” w równie przejrzysty sposób. Na stronach internetowych wielu placówek godziny pracy są trudne do znalezienia lub nieaktualne, co przy nowych przepisach może generować niepotrzebne zamieszanie.

Samorządy poza zasięgiem rozporządzenia – to fundamentalna różnica

Tu pojawia się istotne zastrzeżenie, które dotyczy wielu Polaków – i które łatwo przeoczyć. Rozporządzenie z Dz.U. 2025 poz. 512 nie obejmuje urzędów samorządowych. Ratusz, urząd miasta, urząd gminy, urząd dzielnicy – żadna z tych instytucji nie podlega nowym przepisom. Samorządy działają na podstawie własnych regulaminów organizacyjnych i przepisów Kodeksu pracy – i to kierownicy tych jednostek oraz lokalne władze samodzielnie decydują, jak długo placówka jest otwarta.

W praktyce oznacza to sytuację, która może być myląca: urząd skarbowy przy jednej ulicy ma obowiązek przynajmniej raz w tygodniu przyjmować do 18:00, ale urząd dzielnicy po drugiej stronie jezdni – już nie musi. Ten podział na administrację rządową i samorządową jest w Polsce głęboko zakorzeniony, ale dla przeciętnego obywatela, który po prostu „chce się zameldować” albo „złożyć wniosek o zasiłek”, różnica często nie jest oczywista.

Podczas prac nad rozporządzeniem reprezentant Związku Powiatów Polskich Grzegorz Kubalski opowiadał się przeciwko rozszerzaniu przepisów na samorządy. Jego zdaniem kierownicy lokalnych urzędów najlepiej znają potrzeby swoich mieszkańców i nie powinni być ograniczani centralnie narzuconymi normami. Wskazywał też, że rzeczywistym rozwiązaniem problemu dostępności administracji publicznej powinna być dalsza cyfryzacja usług – a nie wydłużanie godzin pracy okienek.

W efekcie część samorządów dobrowolnie wprowadza „długie dni” – szczególnie tam, gdzie presja mieszkańców jest duża. Wiele większych miast ma przynajmniej 1 dzień w tygodniu z obsługą do 17:00. Ale nie jest to obowiązek, wynika wyłącznie z decyzji lokalnych władz i może być w każdej chwili zmienione.

Nie tylko obowiązek, ale i zmiana kultury zarządzania

Nowe rozporządzenie jest formalnie aktem wykonawczym – ale w gruncie rzeczy próbuje zmienić coś więcej niż tylko godziny na drzwiach. Sztywny model 8:15-16:15 obowiązywał przez 18 lat i przez ten czas zdążył zakorzenić się jako standard, który wielu urzędnicy i kierownicy uważali po prostu za „normalność”. Teraz kierownicy mają nie tylko możliwość, ale obowiązek podejścia do organizacji pracy z pytaniem: kiedy naprawdę potrzebny jest nasz urząd?

Szefowa Służby Cywilnej Anita Noskowska-Piątkowska podczas prac nad projektem rozporządzenia informowała, że pod uwagę brano nawet wariant z godzinami 8:00-19:00. Ostatecznie zdecydowano się na 18:00, co i tak stanowi zmianę o prawie 2 godziny w porównaniu z poprzednim stanem. Argument za 19:00 był prosty: osoby pracujące do 17:00 i dojeżdżające do urzędu komunikacją miejską mogłyby nie zdążyć przed zamknięciem nawet przy godzinie 18:00. Ostateczne rozwiązanie to kompromis między możliwościami organizacyjnymi urzędów a realną potrzebą osób, które te urzędy mają obsługiwać.

Rozporządzenie wymaga też od kierowników uwzględniania specyfiki danego urzędu i potrzeb korzystających z niego obywateli – nie tylko przy wyborze „długiego dnia”, ale przy całym rozkładzie tygodniowym. To przesunięcie akcentu z regulowania procedury na regulowanie efektu: ważne jest, żeby urząd był dostępny – nie żeby otwierał się o ściśle określonej godzinie.

Co zmienia się w sprawach pracowniczych w samych urzędach

Nowe rozporządzenie ma też wymiar wewnętrzny – dotyczący pracowników administracji. Zgodnie z jego przepisami kierownik urzędu wyznacza dni wolne od pracy z tytułu obniżenia wymiaru czasu pracy, o którym mowa w art. 130 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277). Może też wyznaczać dni wolne podlegające odpracowaniu. W przypadku urzędów, w których działa korpus służby cywilnej, terminy tych dni wolnych muszą być tożsame z dniami wyznaczonymi zgodnie z zarządzeniem Prezesa Rady Ministrów wydanym na podstawie ustawy o służbie cywilnej (Dz. U. z 2024 r. poz. 409).

Odpracowanie dnia wolnego – w przypadku wyznaczenia soboty jako dnia roboczego – następuje w tej samej sobocie w danym lub następnym okresie rozliczeniowym. Kierownik ma obowiązek powiadomić zarówno pracowników, jak i interesantów z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem. To ważna informacja dla osób, które planują wizytę w urzędzie i chcą mieć pewność, że placówka będzie otwarta w wybranym przez nich dniu.

Rozporządzenie wprost nakłada na kierowników obowiązek informowania interesantów o wszelkich zmianach godzin pracy – zarówno tych dotyczących „długich dni”, jak i planowanych sobót lub dni wolnych. W praktyce oznacza to, że strona internetowa urzędu powinna być na bieżąco aktualizowana, a informacja o wyznaczonych dniach dyżurów – widoczna i łatwo dostępna.

Co powinieneś zrobić przed wizytą w urzędzie – praktyczny przewodnik

Nowe przepisy są korzystne – ale tylko pod warunkiem, że wiesz, jak z nich skorzystać. Kilka zasad, które warto znać:

• Zanim wyjdziesz z domu, sprawdź stronę urzędu. Każda placówka objęta rozporządzeniem powinna mieć na swojej stronie internetowej aktualny rozkład godzin pracy, w tym informację, który dzień tygodnia jest „długim dniem” z obsługą do 18:00. Nie zakładaj, że to poniedziałek – w wielu urzędach wybrano wtorek lub środę.
• Urząd skarbowy i urząd dzielnicy to dwie różne sprawy. Jeśli masz sprawę w urzędzie skarbowym, izbie administracji skarbowej lub urzędzie wojewódzkim – możesz liczyć na długi dzień do 18:00. Jeśli idziesz do urzędu gminy, dzielnicy lub ratusza – sprawdź godziny osobno, bo tam nowe rozporządzenie nie obowiązuje.
• Planując wizytę w długi dzień, warto umówić się z wyprzedzeniem. Wiele urzędów – szczególnie skarbowych – oferuje system rezerwacji wizyt online lub telefonicznych. W dniu do 18:00 liczba interesantów może być większa niż zazwyczaj, więc kolejka może okazać się dłuższa niż się spodziewasz.
• Sobota w urzędzie – sprawdź, zanim pojedziesz. Jeśli kierownik urzędu zdecyduje się na sobotę jako dzień roboczy, ma obowiązek poinformować o tym z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem. Takie informacje pojawiają się zazwyczaj na stronie urzędu lub w widocznym miejscu na drzwiach wejściowych. Sobotnie dyżury nie są standardem – to wyjątek, który może się pojawiać sporadycznie.
• Jeśli masz dokumenty do złożenia elektronicznie – zrób to online. Wiele spraw, które wcześniej wymagały osobistej wizyty, można już dziś załatwić przez platformy rządowe. Rozszerzenie godzin pracy to dobra zmiana, ale nie zwalnia z weryfikacji, czy dana sprawa w ogóle wymaga fizycznej obecności w urzędzie.
• Masz wątpliwości, zadzwoń. Przed planowaną wizytą, szczególnie jeśli zależy Ci na konkretnym wydziale lub stanowisku, zadzwoń do urzędu i zapytaj, w jakich godzinach dany referat przyjmuje petentów. Zdarza się, że nie wszystkie wydziały w obrębie jednego urzędu pracują w tych samych godzinach co „długi dzień” całej placówki.