Ustawa już działa. Koniec z pracą 8-16, koniec z braniem urlopu na załatwianie formalności

W poniedziałek po pracy można przyjść do urzędu skarbowego o 17:30 i zostać obsłużonym. Do ZUS o tej samej porze będzie już za późno. Po dowód osobisty albo rejestrację samochodu w Warszawie można przyjść do 18:00, ale do punktu paszportowego znajdującego się nawet w tym samym budynku trzeba zdążyć wcześniej. Wydłużone godziny pracy urzędów rzeczywiście zostały wprowadzone, lecz hasło „urzędy czynne do 18:00” jest ogromnym uproszczeniem. Przepisy dotyczą przede wszystkim administracji rządowej i wybranych urzędów państwowych, a nie automatycznie urzędów miast, gmin, ZUS, NFZ, sądów i każdej innej instytucji, którą potocznie nazywamy urzędem.

Co więcej, nie jest to reforma, która dopiero ma wejść w życie. Zasada wydłużonej obsługi interesantów funkcjonuje już teraz. W urzędach objętych regulacjami, które obsługują obywateli, co najmniej jednego dnia w tygodniu obsługa ma być zapewniona między godziną 8:00 a 18:00. Szefowa Służby Cywilnej zaleciła, żeby takim dniem był poniedziałek, chyba że lokalne warunki przemawiają za innym rozwiązaniem. I właśnie słowa „objętych regulacjami” są tutaj najważniejsze.

Do 18:00 nie oznacza, że każdy urząd w Polsce jest otwarty do 18:00

Podstawą jest zarządzenie Prezesa Rady Ministrów dotyczące organizacji czasu pracy urzędów służby cywilnej oraz rozporządzenie z 17 kwietnia 2025 roku, które ujednoliciło podobne zasady dla kolejnych grup pracowników państwowych. Praca urzędu może rozpoczynać się nie wcześniej niż o 7:00 i nie później niż o 10:00, a podstawowy dzień pracy nadal ma trwać 8 godzin. W przypadku urzędów obsługujących interesantów harmonogram trzeba ułożyć tak, żeby przynajmniej jednego dnia tygodnia można było prowadzić taką obsługę w wydłużonych godzinach.

Nie oznacza to pracy każdego urzędnika przez 10 godzin. Możliwe są różne rozkłady i zmiany pracowników. Nie oznacza też, że każda komórka tego samego urzędu musi przyjmować ludzi dokładnie w tych samych godzinach. Urząd może jako instytucja pracować według jednego harmonogramu, kancelaria według drugiego, a konkretny wydział obsługujący mieszkańców według trzeciego. Dlatego przed wyjściem z domu warto sprawdzić nie tylko godziny otwarcia urzędu, lecz dokładnie tego punktu, w którym załatwiamy konkretną sprawę.

Kogo obejmują wydłużone godziny? Przede wszystkim administrację rządową

Korpus służby cywilnej funkcjonuje między innymi w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, ministerstwach, urzędach centralnych, urzędach wojewódzkich, administracji skarbowej, wielu inspektoratach oraz urzędach obsługujących wojewódzkie i powiatowe służby, inspekcje i straże. Podobne reguły objęły również pracowników niektórych innych państwowych instytucji, między innymi Prokuratorii Generalnej RP, regionalnych izb obrachunkowych czy Instytutu Pamięci Narodowej.

Skala jest duża. Według danych Kancelarii Prezesa Rady Ministrów pod koniec 2025 roku korpus służby cywilnej działał w 1743 urzędach, w których zatrudnionych było ponad 123 tys. osób. KPRM przeprowadziła też specjalne badanie dotyczące wydłużonych godzin. Odpowiedziało 1698 urzędów, czyli 97 proc. wszystkich jednostek objętych ankietą. 92 proc. deklarowało wykonywanie zadań związanych z obsługą interesantów, a spośród takich urzędów 75 proc. miało wydłużone godziny obsługi. W 76 proc. przypadków wydłużonym dniem był poniedziałek.

Co ciekawe, nie oznacza to jeszcze tłumów przychodzących wieczorem. KPRM podała, że w badanym okresie urząd w wydłużonych godzinach obsługiwał średnio około 51 osób miesięcznie. Reforma ma więc przede wszystkim dać możliwość przyjścia po normalnych godzinach pracy, a nie powodować, że wszystkie urzędy każdego dnia będą funkcjonowały do późnego wieczora.

Instytucja	Czy rządowe zasady do 18:00 mają zastosowanie?	Przykład godzin w Warszawie
Urząd skarbowy	Tak, administracja rządowa	Poniedziałek 8:00-18:00, wtorek-piątek 8:00-15:00
Mazowiecki Urząd Wojewódzki	Tak	Godziny zależą od wydziału; kancelaria w poniedziałek do 18:00
Punkty paszportowe MUW	Obsługa paszportowa jest zadaniem administracji rządowej	W Warszawie zasadniczo poniedziałek 10:00-17:30, wtorek-piątek 8:00-15:30
Urząd m.st. Warszawy i urzędy dzielnic	Nie – to administracja samorządowa	Warszawa sama prowadzi wiele stanowisk w poniedziałek 8:00-18:00
ZUS	Nie na podstawie tych przepisów	Poniedziałek 8:00-17:00, wtorek-piątek 8:00-15:00
Mazowiecki NFZ	Nie na podstawie regulacji o służbie cywilnej	Sala obsługi: poniedziałek 8:00-18:00, wtorek-piątek 8:00-16:00

Największa pułapka w Warszawie: urząd dzielnicy nie oznacza, że wszystko w środku należy do miasta

Warszawiacy mają tu wyjątkowo dobry przykład. W budynku urzędu dzielnicy może działać zarówno miejska delegatura Biura Administracji i Spraw Obywatelskich, jak i terenowy punkt paszportowy. Dla mieszkańca oba stanowiska wyglądają jak część tego samego urzędu. Prawnie i organizacyjnie są to jednak 2 różne światy.

Dowody osobiste, meldunek, prawa jazdy i rejestracja pojazdów są w Warszawie obsługiwane przez delegatury miejskiego Biura Administracji i Spraw Obywatelskich. Aktualny harmonogram jest bardzo wygodny: w poniedziałki interesanci są przyjmowani od 8:00 do 18:00, a od wtorku do piątku od 8:00 do 16:00. Dotyczy to delegatur funkcjonujących w poszczególnych dzielnicach, między innymi na Bemowie, Białołęce, Bielanach, Pradze-Południe, Wawrze, Ursynowie czy Woli.

Ale te godziny nie wynikają z rozporządzenia premiera dotyczącego administracji rządowej. Warszawa jako samorząd ustaliła własne zasady obsługi mieszkańców. Dlatego fakt, że miejski urząd również działa w poniedziałek do 18:00, może sprawiać wrażenie, że objęła go dokładnie ta sama reforma. Nie objęła – efekt dla mieszkańca jest po prostu podobny.

Dowód do 18:00, paszport do 17:30. I wszystko w tym samym budynku

Najlepiej widać to na przykładzie Urzędu Dzielnicy Praga-Południe przy ul. Grochowskiej 274. W tym miejscu można załatwiać miejskie sprawy związane między innymi z dowodami osobistymi, meldunkiem, prawem jazdy czy rejestracją pojazdu. Miejskie stanowiska przyjmują w poniedziałek do godziny 18:00.

W tym samym budynku znajduje się jednak również Terenowy Punkt Paszportowy. Paszport nie jest dokumentem wydawanym przez prezydenta Warszawy ani urząd dzielnicy. To zadanie administracji rządowej realizowane na Mazowszu przez wojewodę. Aktualnie punkt paszportowy na Pradze-Południe przyjmuje w poniedziałek od 10:00 do 17:30, a od wtorku do piątku od 8:00 do 15:30.

Może więc dojść do sytuacji pozornie absurdalnej: o 17:40 w poniedziałek wchodzimy do urzędu dzielnicy i możemy jeszcze załatwić dowód osobisty, ale na paszport jesteśmy już za późno. Budynek ten sam, administracja inna i godziny inne. Podobne terenowe punkty paszportowe działają między innymi w urzędach dzielnic Bemowo, Bielany, Ursus i Żoliborz.

Paszport można wyrobić gdzie indziej. Nie obowiązuje rejonizacja

Tu mieszkańcy mają dodatkową możliwość, o której nie wszyscy wiedzą. Wniosek o paszport można złożyć w dowolnym punkcie paszportowym w Polsce, niezależnie od miejsca zameldowania lub zamieszkania. Nie jesteśmy więc przypisani do swojej dzielnicy ani nawet województwa. Dokument trzeba później odebrać w punkcie, w którym złożyliśmy wniosek, ale miejsce złożenia możemy wybrać sami.

W samej Warszawie działają między innymi punkty przy Kruczej 5/11, Floriańskiej 10 i al. KEN 61 oraz punkty terenowe w urzędach dzielnic. W poniedziałki warszawskie punkty przyjmują zasadniczo od 10:00 do 17:30. Jeżeli komuś zależy na konkretnej godzinie, może spojrzeć również poza granice miasta. W Legionowie punkt paszportowy działa w poniedziałek do 17:45, podobnie w Łomiankach. W Piasecznie punkt przyjmuje od poniedziałku do piątku od 7:00 do 16:00, co może być z kolei wygodne dla osoby zaczynającej pracę później.

Punkt paszportowy	Poniedziałek	Wtorek-piątek
Warszawa – Krucza	10:00-17:30	8:00-15:30
Warszawa – Floriańska	10:00-17:30	8:00-15:30
Warszawa – al. KEN	10:00-17:30	8:00-15:30
Legionowo	8:00-17:45	8:00-15:45
Łomianki	8:15-17:45	8:15-15:30
Piaseczno	7:00-16:00	7:00-16:00

Dlatego przed składaniem wniosku paszportowego może się opłacać sprawdzić nie tylko najbliższy punkt, ale również jego godziny i dostępność terminów. Mazowiecki Urząd Wojewódzki zaznacza ponadto, że w punktach działają systemy kolejkowe, a liczba wydawanych numerków może być ograniczona. Sam fakt, że punkt formalnie działa do 17:30, nie daje więc gwarancji, że osoba przychodząca o 17:29 dostanie numerek.

Urzędy skarbowe są najprostszym przykładem nowych zasad

Jeżeli ktoś chce zobaczyć model „poniedziałek do 18:00” w najczystszej postaci, powinien spojrzeć na Krajową Administrację Skarbową. Warszawskie urzędy skarbowe, między innymi Warszawa-Wawer, Warszawa-Targówek, Warszawa-Ursynów czy urzędy Warszawa-Śródmieście, obsługują klientów w poniedziałki od 8:00 do 18:00. Od wtorku do piątku obsługa odbywa się od 8:00 do 15:00.

To oznacza, że dla osoby pracującej standardowo do 16:00 właśnie poniedziałek jest najlepszym dniem na osobistą wizytę. Jednocześnie fiskus coraz mocniej przenosi obsługę do e-Urzędu Skarbowego, dlatego część spraw można załatwić bez wizyty niezależnie od godziny.

Mazowiecki Urząd Wojewódzki pokazuje, dlaczego trzeba sprawdzać konkretny wydział

Jeszcze ciekawiej wygląda sytuacja w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim. Ogólne godziny pracy urzędu podawane są jako 8:00-16:00 od poniedziałku do piątku. Jednocześnie Kancelaria Główna przy placu Bankowym w poniedziałki obsługuje interesantów od 8:00 do 18:00. Wydział Spraw Cudzoziemców pracuje w poniedziałki od 10:00 do 18:00, przy czym bezpośrednia obsługa klientów kończy się o 17:30.

To nie jest sprzeczność. Regulacje dotyczą sposobu organizacji pracy i zapewnienia wydłużonej obsługi, ale nie wymagają, aby każdy pokój i każde okienko w ogromnym urzędzie miały identyczne godziny. Informacja „urząd czynny do 18:00” bez wskazania konkretnej komórki może być więc dla mieszkańca praktycznie bezużyteczna.

ZUS jest państwowy, ale do tej reformy nie należy. W poniedziałek zamyka się o 17:00

Jeszcze lepiej widać problem na przykładzie ZUS. Zakład Ubezpieczeń Społecznych bez wątpienia jest instytucją państwową, ale prawnie jest państwową jednostką organizacyjną posiadającą osobowość prawną. Sam ZUS podkreśla, że nie jest urzędem państwowym ani organem administracji rządowej w rozumieniu przepisów regulujących służbę cywilną.

Dlatego harmonogram ZUS nie musi kopiować rządowej zasady do 18:00. Warszawskie placówki ZUS obsługują klientów w poniedziałki od 8:00 do 17:00, a od wtorku do piątku od 8:00 do 15:00. Dotyczy to między innymi I Oddziału przy Senatorskiej, III Oddziału przy Czerniakowskiej oraz inspektoratów Warszawa-Wola czy Warszawa-Ochota.

NFZ też działa do 18:00, choć nie dlatego, że nakazało to rozporządzenie premiera

Jeszcze innym przypadkiem jest Narodowy Fundusz Zdrowia. NFZ, podobnie jak ZUS, jest państwową jednostką organizacyjną posiadającą osobowość prawną, a nie typowym urzędem służby cywilnej objętym omawianym zarządzeniem. Mimo tego Mazowiecki Oddział Wojewódzki NFZ przy ul. Chałubińskiego 8 obsługuje klientów w poniedziałki od 8:00 do 18:00, a od wtorku do piątku od 8:00 do 16:00.

Dla mieszkańca efekt wygląda identycznie jak w urzędzie skarbowym, ale podstawa organizacyjna jest inna. To ważne, bo pokazuje, dlaczego nie da się stworzyć jednej tabeli pod hasłem „wszystkie urzędy w Polsce od teraz do 18:00”. Część musi zapewniać wydłużoną obsługę na podstawie zasad dotyczących administracji rządowej, część wprowadza takie godziny samodzielnie, a jeszcze inne kończą obsługę wcześniej.

Prokuratoria Generalna to nie prokuratura. Tu też łatwo o pomyłkę

W pierwotnych informacjach dotyczących reformy często wymieniano Prokuratorię Generalną Rzeczypospolitej Polskiej. Nazwa może wprowadzać w błąd. Prokuratoria Generalna to państwowa instytucja zajmująca się między innymi ochroną interesów prawnych Skarbu Państwa. Nie jest tym samym co prokuratura prowadząca postępowania karne.

Nie należy więc z informacji o objęciu Prokuratorii nowymi zasadami wyciągać wniosku, że każda prokuratura rejonowa albo każdy sąd automatycznie musi przyjmować interesantów do godziny 18:00. Te instytucje działają według odrębnych regulacji i własnych harmonogramów.

Warszawa pokazuje najlepiej: liczy się sprawa, nie nazwa budynku

Co chcesz załatwić w Warszawie?	Gdzie?	Poniedziałek
Dowód osobisty	Delegatura miejskiego Biura Administracji i Spraw Obywatelskich	8:00-18:00
Meldunek	Delegatura BAiSO	8:00-18:00
Rejestracja samochodu	Delegatura BAiSO	8:00-18:00
Prawo jazdy	Delegatura BAiSO	8:00-18:00
Paszport	Punkt paszportowy Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego	zwykle 10:00-17:30
Sprawa podatkowa	Urząd skarbowy	8:00-18:00
Sprawa w ZUS	Placówka ZUS	8:00-17:00
Sprawa w NFZ	Mazowiecki OW NFZ	8:00-18:00

Co zrobić, żeby nie pocałować klamki?

Nie sprawdzaj tylko nazwy instytucji. Szukaj godzin konkretnego wydziału albo konkretnej usługi. Szczególnie w dużych urzędach kancelaria, punkt informacyjny, sala obsługi i specjalistyczny wydział mogą kończyć pracę o różnych godzinach.

Nie zakładaj, że urząd mieszczący się w budynku dzielnicy jest urzędem miejskim. Punkt paszportowy może działać w urzędzie dzielnicy, korzystać z miejskiego systemu rezerwacji i znajdować się kilka metrów od stanowiska wydającego dowody osobiste, a mimo to organizacyjnie należeć do administracji wojewody i mieć zupełnie inne godziny.

Przy paszporcie sprawdź kilka punktów. Nie obowiązuje rejonizacja i wniosek można złożyć w dowolnym punkcie paszportowym w kraju. Jeśli jeden punkt ma niedogodne godziny lub brak dostępnych terminów, można pojechać do innego. W okolicach Warszawy godziny różnią się nawet o kilkadziesiąt minut, a niektóre punkty zaczynają pracę znacznie wcześniej.

Nie przychodź minutę przed zamknięciem. W części urzędów funkcjonują kolejkomaty, które przestają wydawać numerki wcześniej. W Mazowieckim NFZ numerki w poniedziałek są wydawane do 17:30 mimo obsługi prowadzonej do 18:00. Podobne ograniczenia mogą funkcjonować w innych punktach.

Najważniejsza zmiana jest więc realna: administracja rządowa ma zapewniać możliwość załatwiania spraw do 18:00 przynajmniej jednego dnia w tygodniu, a rekomendowanym dniem jest poniedziałek. Nie powstała jednak ogólnopolska zasada, według której każde miejsce z napisem „urząd” musi wtedy działać do 18:00. W Warszawie może się nawet zdarzyć, że pod jednym adresem jedno okienko nadal obsługuje mieszkańca, a drugie zakończyło pracę pół godziny wcześniej. Dlatego w tej reformie najważniejsze pytanie brzmi nie „do której pracuje urząd?”, tylko „do której działa stanowisko, w którym załatwię moją konkretną sprawę?”