Weryfikacja nawet 50 lat wstecz. 1 stycznia weszło nowe prawo. Niektórzy mogą nawet trafić do więzienia

Od 1 stycznia 2026 roku każda firma w Polsce może oficjalnie zapukać do drzwi uczelni i zapytać wprost: czy ten dyplom jest prawdziwy? Nowe przepisy zmieniają zasady gry na polskim rynku pracy – i to w sposób, który dotknie nie tylko świeżych absolwentów, ale też pracowników budujących kariery od dekad. Weryfikacja sięgnie nawet 50 lat wstecz.

Lukę, którą RODO blokowało od lat, w końcu zamknięto

Przez ostatnie kilkanaście lat pracodawcy chcący potwierdzić autentyczność dyplomu kandydata lub pracownika musieli liczyć wyłącznie na jego słowo. Bezpośredni kontakt z uczelnią był prawnie wątpliwy – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych konsekwentnie wskazywał, że taka weryfikacja bez wyraźnej podstawy ustawowej naruszałaby przepisy RODO. Firmy były więc skazane na oświadczenia kandydatów i wyrywkowe, ryzykowne próby kontaktu z dziekanatami.

Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego przygotowało nowelizację ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, która ten problem rozwiązuje wprost. Przepisy, które weszły w życie 1 stycznia 2026 roku, tworzą formalną ścieżkę weryfikacji papierowych dyplomów ukończenia studiów – z określonymi warunkami, opłatą i trybem elektronicznym. To nie jest rewolucja ideologiczna, ale bardzo praktyczna odpowiedź na realne zapotrzebowanie rynku pracy.

47 złotych i pytanie do uczelni. Jak to działa w praktyce

Mechanizm jest prosty. Pracodawca, który ma uzasadnione wątpliwości co do autentyczności przedłożonego dyplomu, może złożyć do uczelni wniosek o potwierdzenie danych. Nie może jednak działać pochopnie – zanim wyśle wniosek, musi samodzielnie sprawdzić zabezpieczenia fizyczne dokumentu, takie jak hologramy i znaki wodne przewidziane w ustawie z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (Dz.U. 2019 poz. 53). Dopiero gdy stwierdzi nieprawidłowości lub ma inne uzasadnione powody do wątpliwości, może wystąpić o oficjalną weryfikację.

Wniosek musi zawierać imię, nazwisko i numer dyplomu posiadacza, a pracodawca jest zobowiązany wyjaśnić podstawy swoich podejrzeń. Uczelnia potwierdza lub zaprzecza faktowi wydania danego dyplomu. Cała procedura odbywa się elektronicznie.

Koszt jednej weryfikacji ustalono na poziomie 1 procent minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu złożenia wniosku. Przy stawce minimalnej obowiązującej w 2026 roku daje to około 47 złotych za sprawdzenie jednego dyplomu. To kwota, która dla działu HR większej firmy stanowi pozycję pomijaną w budżecie, a jednocześnie wystarczająco wysoka, by zniechęcić do masowego i bezpodstawnego zasypywania uczelni zapytaniami.

Skala problemu: 299 tys. dyplomów rocznie i archiwa sięgające lat 70.

Zgodnie z danymi ze Zintegrowanego Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on, rocznie w Polsce wydawanych jest średnio 299 236 dyplomów ukończenia studiów. To imponująca liczba, ale jeszcze bardziej imponujący jest zakres czasowy nowych przepisów – obejmują dyplomy papierowe wystawiane przez ostatnie pięć dekad. Oznacza to potencjalnie kilkanaście milionów dokumentów w archiwach uczelni w całej Polsce.

Nowe przepisy nie ograniczają się do absolwentów z ostatnich lat. Pracodawca może cofnąć się do dyplomu wystawionego w 1975 roku, kiedy kandydat do pracy miał 22 lata i nie śniło mu się, że kiedykolwiek ktoś będzie mógł to sprawdzić. To fundamentalna zmiana – przez dekady jedynym realnym zabezpieczeniem przed wykryciem kłamstwa był upływ czasu i brak narzędzi prawnych po stronie pracodawcy. Żadne z tych zabezpieczeń od 20 marca 2026 roku – daty, kiedy artykuł trafia do czytelników – już nie działa.

Kto jest na celowniku pierwszym? Nie tylko świeżo zatrudnieni

Nowe przepisy dotyczą zarówno kandydatów do pracy, jak i wieloletnich pracowników. Weryfikacja może dotyczyć osoby zatrudnionej od 30 lat, jeśli pracodawca nabierze uzasadnionych podejrzeń. W praktyce największe ryzyko dotyczy zawodów, gdzie wyższe wykształcenie jest wymogiem ustawowym lub warunkiem wykonywania kluczowych obowiązków: inżynierów i kierowników budów, specjalistów służby zdrowia, nauczycieli, prawników, księgowych i audytorów, a także pracowników odpowiedzialnych za bezpieczeństwo – BHP, ochronę przeciwpożarową czy bezpieczeństwo informacji.

To właśnie w tych branżach fałszywy dyplom jest nie tylko problemem etycznym, ale może oznaczać realne zagrożenie dla osób trzecich. Inżynier bez dyplomu projektujący budynek, farmaceuta bez wykształcenia wydający leki – w takich przypadkach pracodawcy mają nie tylko prawo, ale i interes w weryfikacji. Firmy ubezpieczeniowe, audytorskie i budowlane zapewne najszybciej wprowadzą weryfikację jako procedurę standardową przy rekrutacji na stanowiska specjalistyczne.

Co grozi temu, kto kłamał? Nie tylko zwolnienie

Wykrycie fałszywego dyplomu uruchamia lawinę konsekwencji. Natychmiastowe zwolnienie z pracy to zazwyczaj pierwszy krok – i to na podstawie, którą trudno zakwestionować. Pracodawca może następnie dochodzić zwrotu niesłusznie pobranych wynagrodzeń, jeśli wyższe wykształcenie było warunkiem danej stawki, premii lub dodatku. Po kilku latach pracy takie kwoty mogą być poważne.

Poważniejsze jest jednak zagrożenie karne. Zgodnie z art. 272 Kodeksu karnego (Dz.U. 1997 nr 88 poz. 553 ze zm.), wyłudzenie poświadczenia nieprawdy i posługiwanie się fałszywym dokumentem zagrożone jest karą pozbawienia wolności do 5 lat. Jeśli osoba bez wymaganych kwalifikacji zajmowała stanowisko, na którym jej działania spowodowały szkodę – na przykład jako kierownik budowy lub specjalista BHP – może ponosić dodatkowo odpowiedzialność odszkodowawczą.

Równie dotkliwa bywa nieformalana konsekwencja: informacja o zwolnieniu za fałszerstwo dyplomu rozchodzi się w zamkniętych środowiskach zawodowych szybko. W specjalistycznych branżach – budownictwie, finansach, służbie zdrowia – taki incydent może trwale zamknąć drogę do pracy w zawodzie.

Uczelnie muszą wyciągnąć kartony z piwnicy. Digitalizacja za miliony

Nowe przepisy są testem nie tylko dla pracowników z fikcyjnymi dyplomami, ale i dla samych uczelni. Obowiązek odpowiadania na zapytania pracodawców sprawia, że muszą one być w stanie szybko i wiarygodnie sprawdzić dane w archiwach sięgających pięciu dekad. Dla wielu instytucji to poważne wyzwanie logistyczne i finansowe.

Część dyplomów wydanych w latach 70., 80. i 90. przechowywana jest wyłącznie w papierowej formie. Ich digitalizacja, stworzenie systemów wyszukiwania i przeszkolenie pracowników do obsługi zapytań elektronicznych to inwestycje rzędu milionów złotych dla większych uczelni. Te, które zaniedbają przygotowania, mogą nie być w stanie odpowiadać na wnioski pracodawców w rozsądnym czasie.

Warto przy tym odnotować ważny kontekst legislacyjny: Sejm uchwalił nowelizację ustawy, na mocy której elektroniczne repozytorium dyplomów (jako element systemu POL-on) ma zostać uruchomione do 30 czerwca 2026 roku, a obowiązek wydawania dyplomów w formie elektronicznej wchodzi od 1 stycznia 2027 r. Do tego czasu dyplomy mogą być wydawane równolegle w formie papierowej i elektronicznej. Budowa repozytorium finansowana jest z Krajowego Planu Odbudowy na kwotę ponad 33 mln zł – podało PAP za Ministerstwem Nauki. Docelowo system pozwoli pracodawcom na błyskawiczną weryfikację dyplomów nowych absolwentów bez składania formalnego wniosku do uczelni.

Dla uczciwych absolwentów: więcej pewności, nie więcej problemów

Przepisy nie są wymierzone w pracowników, którzy uczciwie ukończyli studia. Weryfikacja ich dyplomów zakończy się potwierdzeniem i – jeśli w ogóle do niej dojdzie – tylko wzmocni ich pozycję zawodową. Nowe prawo eliminuje natomiast nieuczciwą konkurencję, czyli osoby, które przez lata zajmowały stanowiska kosztem kandydatów z prawdziwymi kwalifikacjami.

Z punktu widzenia rynku pracy to zmiana pozytywna. Zawody wymagające specjalistycznej wiedzy zyskują realny mechanizm ochrony przed dyletantami legitymującymi się kupionymi dokumentami. Pracodawcy – zwłaszcza w branżach, gdzie błąd kompetencyjny może mieć poważne skutki – dostają narzędzie, którego brakowało im od lat.

Co warto wiedzieć – kilka spraw do zapamiętania

Zanim wyciągniemy pochopne wnioski, kilka kwestii wymaga sprecyzowania. Pracodawca nie może weryfikować dyplomu bez powodu – musi wykazać interes prawny i uzasadnione wątpliwości. Weryfikacja nie jest więc automatycznym elementem każdej rekrutacji, lecz narzędziem uruchamianym w określonych okolicznościach. Dotyczy wyłącznie papierowych dyplomów ukończenia studiów – nie obejmuje dyplomów zagranicznych (te podlegają osobnym procedurom nostryfikacji), ani świadectw ukończenia studiów podyplomowych.

Dane uzyskane w ramach weryfikacji mogą być przetwarzane wyłącznie w celu, dla którego zostały pozyskane. Nieuprawnione ich udostępnianie lub wykorzystanie do innych celów naraża pracodawcę na konsekwencje wynikające z RODO – kary finansowe mogą sięgać 4 procent rocznego obrotu firmy lub 20 mln euro, w zależności od tego, która kwota jest wyższa.

Jeśli pracujesz na stanowisku, gdzie dyplom był warunkiem zatrudnienia, a dokument jest prawdziwy – nie masz się czego obawiać. Jeśli jest nieprawdziwy lub podałeś nieprawdziwe informacje o wykształceniu w CV, czas na ocenę ryzyka – przepisy już obowiązują.