Styczeń 2026 roku to dla milionów polskich przedsiębiorców czas gorączkowego zamykania ksiąg za rok ubiegły. W ferworze walki z fakturami, inwentaryzacją i rocznym PIT, łatwo przeoczyć jedną z najważniejszych decyzji, która zdeterminuje stan Twojego konta przez kolejne 12 miesięcy. Wybór formy opodatkowania na nowy rok podatkowy to nie formalność, którą można odłożyć na później. To matematyczna kalkulacja, w której jeden błąd może kosztować Cię kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych rocznie. Zegar tyka, a przepisy są bezlitosne: po przekroczeniu ustawowego terminu droga do zmiany zasad rozliczania zostanie zamknięta aż do 2027 roku. Jeśli liczysz na to, że „jakoś to będzie” na starych zasadach, możesz srogo się rozczarować, gdy zobaczysz wysokość przelewu do ZUS.

Data, która zamraża Twój portfel: 20 lutego

Większość przedsiębiorców kontynuujących działalność gospodarczą ma czas na zmianę formy opodatkowania do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnęli pierwszy przychód w nowym roku. Dla zdecydowanej większości, która wystawiła pierwszą fakturę w styczniu, datą graniczną jest 20 lutego 2026 roku. To termin zawity – nie można go przywrócić, przesunąć ani negocjować z Naczelnikiem Urzędu Skarbowego.

Bierność oznacza zgodę na kontynuację. Jeśli w 2025 roku byłeś na podatku liniowym i nic nie zrobisz, w 2026 roku system automatycznie przypisze Cię do tej samej formy. To pułapka dla tych, których sytuacja życiowa lub biznesowa uległa zmianie. Spadek przychodów, planowane inwestycje (koszty) czy pojawienie się dzieci mogą sprawić, że to, co opłacało się rok temu, teraz stanie się finansową kulą u nogi.

Składka zdrowotna – cichy zabójca zysków

W 2026 roku, podobnie jak w latach ubiegłych, głównym kryterium wyboru nie jest już tylko stawka podatku dochodowego (PIT), ale sposób naliczania składki zdrowotnej. To właśnie ten element systemu podatkowego sprawia, że proste porównanie 12 procent vs 19 procent traci sens. Przypomnijmy zasady gry, które wciąż obowiązują:

• Skala podatkowa (Zasady ogólne): Płacisz 9 procent składki zdrowotnej od dochodu. Składka ta jest nieodliczalna od podatku. Przy wysokich zarobkach to ogromne obciążenie, które realnie podnosi opodatkowanie.
• Podatek liniowy: Składka wynosi 4,9 procent dochodu. Co ważne, możesz ją odliczyć od dochodu lub zaliczyć w koszty, ale tylko do określonego limitu rocznego, który jest waloryzowany. Przekroczenie limitu oznacza brak możliwości odliczenia nadwyżki.
• Ryczałt ewidencjonowany: Płacisz stałą, zryczałtowaną składkę zdrowotną w trzech progach, uzależnioną od rocznego przychodu (do 60 000 zł, do 300 000 zł i powyżej 300 000 zł). Wartość składki oparta jest na przeciętnym wynagrodzeniu, które w 2026 roku znów wzrosło, co oznacza wyższe przelewy do ZUS dla ryczałtowców.

Ignorowanie wzrostu przeciętnego wynagrodzenia przy wyborze ryczałtu to częsty błąd. Wielu przedsiębiorców jest zaskoczonych, gdy w styczniu okazuje się, że muszą przelać do ZUS kwotę wyższą o kilkadziesiąt złotych miesięcznie niż rok wcześniej, tylko z tytułu samej waloryzacji podstawy.

Ryczałt nie zawsze jest rajem podatkowym

W ostatnich latach ryczałt bił rekordy popularności, zwłaszcza w branży IT (stawka 12 procent) czy wśród lekarzy (14 procent). Niskie stawki kuszą, ale ryczałt ma jedną, potężną wadę: brak kosztów uzyskania przychodu. W 2026 roku, gdy ceny energii, usług księgowych, wynajmu biur i paliwa są wysokie, brak możliwości „wrzucenia w koszty” faktur zakupowych może być bolesny.

Zanim wybierzesz ryczałt, zrób symulację. Jeśli planujesz w tym roku leasing drogiego samochodu, zakup sprzętu czy remont lokalu, podatek liniowy lub skala podatkowa mogą okazać się znacznie tańsze, mimo wyższych nominalnych stawek procentowych. Pamiętaj też, że ryczałt zamyka drogę do wspólnego rozliczenia z małżonkiem oraz skorzystania z ulgi na dziecko. Dla rodziny wielodzietnej, gdzie jeden z małżonków nie pracuje, skala podatkowa (nawet przy wejściu w drugi próg 32 procent) często wygrywa z ryczałtem dzięki kwocie wolnej od podatku (30 000 zł x 2) i ulgom.

Małżeńskie dylematy i „podatek dla singli”

Decyzja o formie opodatkowania powinna być podejmowana rodzinnie. Skala podatkowa (12 procent do 120 000 zł dochodu i 32 procent powyżej) jest jedyną formą, która pozwala na łączenie dochodów z małżonkiem. Jeśli Twoja żona lub mąż zarabia mało lub wcale, a Ty zarabiasz dużo, wspólne rozliczenie pozwala „urwać” fiskusowi spore kwoty, uciekając przed stawką 32 procent.

Wybierając podatek liniowy (stałe 19 procent) lub ryczałt, tracisz ten przywilej. Stajesz się podatkowym singlem. Jeśli w 2026 roku planujecie ślub lub jedno z Was traci pracę, kurczowe trzymanie się podatku liniowego „bo tak jest prościej” jest po prostu wyrzucaniem pieniędzy w błoto. Z drugiej strony, jeśli oboje zarabiacie bardzo dobrze (powyżej 200 000 zł rocznie każde), wspólne rozliczenie na skali nic nie da, a danina solidarnościowa (4 procent powyżej 1 miliona dochodu) i nieodliczalna składka zdrowotna 9 procent skutecznie zjedzą Wasze zyski.

Pułapka utraty prawa do ryczałtu

Wybierając ryczałt, musisz być pewien, że Twoja działalność mieści się w definicjach stawek. Urzędy Skarbowe w 2026 roku coraz wnikliwiej weryfikują PKWiU (Polską Klasyfikację Wyrobów i Usług) przypisane do wystawianych faktur. Jeśli urzędnik uzna, że usługa, którą świadczysz jako „doradztwo w zakresie oprogramowania” (12 procent), jest w rzeczywistości „doradztwem w zakresie zarządzania” (15 procent) lub inną usługą wyżej opodatkowaną, nakaże dopłatę różnicy podatku wraz z odsetkami wstecz.

Jeszcze gorzej, jeśli uznają, że Twoja działalność w ogóle nie może być na ryczałcie (np. handel częściami samochodowymi czy prowadzenie apteki – tu są specyficzne wyłączenia). Wtedy „wylatujesz” na zasady ogólne wstecz, co wiąże się z koniecznością przeliczenia całego roku, zapłaty zaległych składek zdrowotnych i korekt JPK. To scenariusz katastroficzny, który paraliżuje firmę na tygodnie.

Zmiana w CEIDG – jeden klik, ale systemy bywają zawodne

Technicznie zmiana formy opodatkowania odbywa się poprzez aktualizację wniosku w CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Można to zrobić online przez stronę biznes.gov.pl. Teoretycznie trwa to kilka minut. W praktyce – odkładanie tego na ostatni dzień (20 lutego) to rosyjska ruletka. Serwery administracji publicznej bywają przeciążone, profile zaufane mogą mieć przerwy techniczne, a bankowość elektroniczna służąca do logowania może akurat mieć przerwę serwisową.

Jeśli nie uda Ci się skutecznie wysłać wniosku do północy 20 lutego, Twoja wola zmiany pozostanie tylko w sferze marzeń. Urząd Skarbowy nie uzna tłumaczenia „strona się zawiesiła”. Liczy się data skutecznego wpływu wniosku do systemu lub data stempla pocztowego na liście poleconym (wersja dla tradycjonalistów).

What does this mean for you? – Plan działania na najbliższe dni

Nie pozwól, by inercja decydowała o Twoich finansach. Wykonaj te 3 kroki, zanim minie termin:

1. Dokonaj symulacji „wstecz i w przód”: Weź swoje przychody i koszty z 2025 roku. Wrzuć je do kalkulatora podatkowego (dostępnego w internecie) dla zasad z 2026 roku. Sprawdź, ile zapłaciłbyś na ryczałcie, ile na liniówce, a ile na skali. Następnie zastanów się: czy w 2026 przychody wzrosną? Czy planujesz duże koszty?
2. Skonsultuj się z księgową: Nie ufaj wyłącznie własnym wyliczeniom w Excelu. Dobra księgowa zna niuanse składki zdrowotnej i limitów odliczeń, o których mogłeś nie wiedzieć. Zapytaj wprost: „Co mi się najbardziej opłaca przy moich prognozach?”.
3. Złóż wniosek w CEIDG z wyprzedzeniem: Jeśli zdecydujesz się na zmianę, zrób to najpóźniej do 10-15 lutego. Pobierz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) i zapisz je na dysku. To Twoja polisa ubezpieczeniowa na wypadek, gdyby informacja nie przepłynęła poprawnie do Urzędu Skarbowego.

Pamiętaj: Lepiej poświęcić godzinę na analizę teraz, niż przez kolejne 12 miesięcy z żalem patrzeć na każdy przelew wychodzący do ZUS i Urzędu Skarbowego.