1 kwietnia weszło nowe prawo. Polacy nie wiedzą, że mają nowy obowiązek

Polskie firmy wkraczają w nową erę cyfrowej komunikacji. Od 1 kwietnia 2025 roku ponad 740 tysięcy przedsiębiorstw zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym zostało objętych obowiązkiem posiadania adresu do elektronicznych doręczeń. Ta zmiana stanowi kolejny krok w transformacji cyfrowej polskiej gospodarki.

Słabe tempo wdrażania nowego systemu

Mimo zbliżającego się terminu, statystyki są alarmujące. Jak informuje Ministerstwo Cyfryzacji, do końca marca zaledwie 81 tysięcy zobowiązanych firm założyło wymagane konto w systemie e-Doręczeń. Oznacza to, że tylko około 11 procent przedsiębiorstw dostosowało się do nowych przepisów przed wejściem obowiązku w życie.

Cyfrowy odpowiednik listu poleconego

System e-Doręczeń, który początkowo obejmował tylko instytucje publiczne, to nowoczesna alternatywa dla tradycyjnej korespondencji listowej. Działa na zasadach podobnych do listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, zapewniając nadawcy potwierdzenie nadania i doręczenia wiadomości, a odbiorcy – pewność co do tożsamości nadawcy.

Kluczowym aspektem nowego rozwiązania jest jego moc prawna – e-Doręczenia mają takie samo znaczenie prawne jak tradycyjne listy polecone. Oznacza to, że dokumenty przekazywane tym kanałem są w pełni uznawane przez system prawny i administracyjny.

Wyzwania we wdrażaniu systemu

Wprowadzenie platformy e-Doręczeń nie przebiegło bez problemów. W styczniu 2025 roku część instytucji publicznych zgłaszała trudności z funkcjonowaniem systemu, co wymagało interwencji ministra cyfryzacji. Poczta Polska, będąca operatorem odpowiedzialnym za działanie całej platformy, szybko usunęła usterki, dzięki czemu system obecnie działa sprawnie.

Kto musi mieć e-Doręczenia, a kto ma więcej czasu?

Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 dotyczy podmiotów wpisanych do KRS przed bieżącym rokiem. Natomiast osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, zarejestrowane w CEIDG, mają dodatkowy czas na dostosowanie się do nowych przepisów – do 1 stycznia 2026 roku.

Jest to istotna informacja dla najmniejszych przedsiębiorców, którzy dzięki temu mogą spokojnie przygotować się do wdrożenia cyfrowego systemu bez ryzyka nagłych zakłóceń w komunikacji z urzędami.

Korzyści z elektronicznych doręczeń

Eksperci podkreślają, że mimo początkowych wyzwań, system e-Doręczeń przyniesie firmom wymierne korzyści:

• Oszczędność czasu, który dotychczas poświęcano na wizyty na poczcie lub oczekiwanie na doręczyciela
• Eliminacja ryzyka zagubienia czy zniszczenia ważnych dokumentów
• Szybsza komunikacja z urzędami i innymi podmiotami
• Redukcja zużycia papieru, co wspiera działania proekologiczne

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Proces tworzenia adresu jest całkowicie zdalny i bezpłatny. Przedsiębiorcy mogą złożyć wniosek poprzez specjalną platformę internetową, korzystając z profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego. Po weryfikacji danych firma otrzymuje unikalny adres, który następnie należy zgłosić do właściwego rejestru – KRS lub CEIDG.

Co ważne, system e-Doręczeń nie służy wyłącznie do komunikacji z administracją publiczną. Platforma umożliwia również wymianę korespondencji między przedsiębiorstwami oraz z obywatelami posiadającymi własny adres do elektronicznych doręczeń.

Część szerszej strategii cyfryzacji

Wdrożenie obowiązkowych e-Doręczeń to kolejny element szerszej strategii cyfryzacji polskiej administracji i gospodarki. W ostatnich latach wprowadzono już takie rozwiązania jak e-recepty, e-skierowania, e-Urząd Skarbowy czy aplikacja mObywatel. Zdaniem specjalistów, te inicjatywy przybliżają Polskę do standardów cyfrowych obowiązujących w najbardziej zaawansowanych krajach Unii Europejskiej.

Przedsiębiorcy, którzy jeszcze nie posiadają adresu do e-Doręczeń, a są objęci obowiązkiem jego posiadania od 1 kwietnia, powinni jak najszybciej podjąć niezbędne kroki, aby dostosować się do nowych wymogów. Brak adresu może skutkować trudnościami w komunikacji z instytucjami publicznymi i opóźnieniami w załatwianiu spraw firmowych.

System e-Doręczeń, mimo początkowych problemów, ma szansę zrewolucjonizować komunikację w polskim sektorze biznesowym, przyczyniając się do zwiększenia efektywności przedsiębiorstw i ograniczenia biurokracji.