Orlen wprowadza nowe zasady rozliczeń paliwa. Zmiany zaczną obowiązywać od lutego

Od 1 lutego 2026 roku na stacjach Orlen zmienią się zasady rozliczania tankowań firmowych. Koncern rezygnuje z faktur papierowych i PDF, przechodząc wyłącznie na Krajowy System e-Faktur. Nowe obowiązki obejmą przedsiębiorców korzystających z paliwa w działalności gospodarczej.

 

Od 1 lutego Orlen zmienia zasady tankowania dla firm. Co muszą wiedzieć przedsiębiorcy

Od 1 lutego 2026 roku zmienia się sposób rozliczania tankowań na stacjach Orlen. Nowe zasady obejmą niemal wszystkich klientów biznesowych i oznaczają koniec faktur papierowych oraz dokumentów PDF wystawianych przy dystrybutorze. Koncern dostosowuje swoje procedury do obowiązkowego systemu e-fakturowania, który zacznie działać dla dużych podatników VAT.

Co się zmienia?

Najważniejsza zmiana dotyczy sposobu wystawiania i odbierania faktur za paliwo. Od lutego Orlen będzie wystawiał wyłącznie faktury ustrukturyzowane w Krajowym Systemie e-Faktur, znanym jako KSeF. Dokumenty te nie będą już przekazywane kierowcom ani pracownikom firm bezpośrednio na stacji.

Oznacza to, że po tankowaniu nie będzie możliwości otrzymania faktury papierowej ani pliku PDF. Faktura zostanie wygenerowana elektronicznie w centralnym systemie i tam będzie dostępna dla nabywcy. To klient biznesowy będzie musiał samodzielnie zalogować się do KSeF i pobrać dokument.

Zmiana obejmuje wszystkie faktury za zakup paliwa wystawiane przez Orlen dla firm. Koncern zapowiedział również, że nie będzie wysyłał dodatkowych powiadomień o wystawieniu e-faktury.

Fakty i tło sprawy

Krajowy System e-Faktur to ogólnopolska platforma przygotowana przez Ministerstwo Finansów. Jej celem jest ujednolicenie obiegu faktur i zwiększenie kontroli nad rozliczeniami VAT. Każda faktura w KSeF ma ustrukturyzowany format XML oraz indywidualny numer identyfikacyjny.

Od 1 lutego 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla podatników VAT, których roczne obroty przekroczyły 200 mln zł. Od 1 kwietnia obowiązek zostanie rozszerzony na pozostałe firmy rozliczające VAT. Orlen, jako duży podatnik, musi wdrożyć system już od początku lutego.

Nowe przepisy oznaczają, że faktura uznawana jest za wystawioną dopiero w momencie jej przyjęcia przez KSeF. Dopiero wtedy dokument może zostać pobrany i ujęty w księgowości. Paragony lub inne potwierdzenia zakupu nie będą wystarczające do rozliczeń podatkowych bez faktury z systemu.

Co to oznacza dla przedsiębiorców?

Dla firm korzystających z paliwa w działalności gospodarczej zmiana oznacza konieczność dostosowania codziennych procedur. Tankowanie służbowego auta nie zakończy się już odebraniem dokumentu na stacji. Rozliczenie nastąpi wyłącznie poprzez system księgowy połączony z KSeF lub ręczne pobranie faktury z platformy.

Przedsiębiorcy muszą upewnić się, że mają dostęp do KSeF oraz że ich biuro rachunkowe lub dział księgowości jest przygotowany do obsługi e-faktur. W wielu przypadkach konieczna będzie aktualizacja oprogramowania lub zmiana dotychczasowych procedur obiegu dokumentów.

Istotne jest również to, że Orlen nie planuje przesyłać wizualizacji faktur, jeśli dokument został już zapisany w KSeF. Oznacza to, że firmy nie powinny oczekiwać dodatkowych kopii w formie papierowej ani elektronicznej poza systemem.

Dlaczego zmiana jest obowiązkowa?

Koncern nie ma w tym przypadku swobody decyzji. Nowe zasady wynikają bezpośrednio z przepisów prawa podatkowego. Jako duży podatnik Orlen musi wystawiać i odbierać faktury wyłącznie poprzez KSeF, niezależnie od preferencji klientów.

System ma docelowo objąć wszystkie transakcje B2B w Polsce. Wprowadzenie e-faktur ma uprościć kontrole podatkowe, ograniczyć błędy oraz przyspieszyć rozliczenia między firmami. Dla wielu przedsiębiorstw będzie to jednak jedna z największych zmian administracyjnych ostatnich lat.

Podsumowanie

Od 1 lutego 2026 roku tankowanie na stacjach Orlen przez firmy będzie wyglądać inaczej niż dotychczas. Koniec faktur papierowych i PDF oznacza pełne przejście na Krajowy System e-Faktur. Przedsiębiorcy powinni już teraz sprawdzić dostęp do KSeF i przygotować swoje procesy księgowe, aby uniknąć problemów z rozliczeniami po wejściu nowych zasad w życie.