Kontrola bez zapowiedzi. Bez wpisu do rejestru grożą kary do 15 000 zł. Wizyty w mieszkaniach i domach trzeba umawiać co roku

Od 11 marca 2024 roku obowiązują nowe przepisy unijne, które zmuszają właścicieli klimatyzacji i pomp ciepła do corocznych kontroli szczelności. Bez wpisu w elektronicznym rejestrze grożą kary do 15 000 zł. Problem w tym, że większość Polaków nie wie, iż ich urządzenie w ogóle podlega tym wymogom.

Właśnie zamontowałeś klimatyzację split za 8 000 zł? Będziesz zobowiązany do corocznych kontroli szczelności i wpisów do systemu CRO. Problem polega na tym, że ani instalatorzy, ani sprzedawcy nie informują klientów o tych obowiązkach. Dopiero mandat od Inspekcji Ochrony Środowiska uświadamia właścicielom, że ich urządzenie podlega przepisom ustawy F-gazowej. Wtedy jest za późno na tłumaczenia.

Nowe rozporządzenie Unii Europejskiej numer 2024/573, które weszło w życie 11 marca 2024 roku, rozszerzyło zakres urządzeń podlegających obowiązkowym kontrolom. Tysiące właścicieli, którzy dotychczas byli poza systemem, nagle znaleźli się w grupie objętej przepisami. Teraz oprócz tradycyjnych F-gazów jak R410A czy R32, kontrole dotyczą również nowych czynników ekologicznych stosowanych w pompach ciepła.

Większość split-ów musi przejść kontrolę

Typowy domowy split z czynnikiem R410A o napełnieniu już 2,4 kg podlega obowiązkowemu wpisowi do Centralnego Rejestru Operatorów i corocznej kontroli szczelności. Dla czynnika R32 próg wynosi 7,4 kg, co również odpowiada standardowym jednostkom stosowanym w domach jednorodzinnych. Producenci rzadko informują o tym wyraźnie, a w kartach technicznych dane o ekwiwalencie CO2 są ukryte wśród dziesiątek innych parametrów.

Pan Marek z Piaseczna przekonał się o tym na własnej skórze. Zamontował w 2023 roku klimatyzację za 9 500 zł, myśląc że wystarczy okresowe czyszczenie filtrów. Po roku dostał pismo od Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Środowiska z mandatem 600 zł za brak rejestracji w systemie CRO. Dopiero wtedy zajrzał do dokumentacji technicznej i odkrył, że jego jednostka zawiera 3,2 kg czynnika R410A, co daje ponad 6 ton ekwiwalentu CO2. Był zobowiązany zarejestrować urządzenie w ciągu 15 dni roboczych od instalacji.

Hermetycznie zamknięte pompy ciepła typu monoblok mają nieco wyższy próg – 10 ton ekwiwalentu CO2, co odpowiada około 4,8 kg czynnika R410A. Większość domowych jednostek przekracza jednak tę wartość, więc automatycznie podlegają przepisom. Wyjątek stanowią tylko małe urządzenia zainstalowane w budynkach mieszkalnych, oznakowane przez producenta jako hermetycznie zamknięte i zawierające poniżej 3 kg F-gazów.

Elektroniczna baza pamięta wszystko

Centralny Rejestr Operatorów to system prowadzony przez Instytut Chemii Przemysłowej, dostępny pod adresem cro.ichp.pl. Każdy właściciel urządzenia podlegającego kontroli szczelności musi tam założyć konto i utworzyć kartę swojego urządzenia. System gromadzi dane o rodzaju czynnika, jego ilości, dacie instalacji, terminach kontroli i wszelkich interwencjach serwisowych.

Rejestracja jest bezpłatna, ale wymaga Profilu Zaufanego lub e-Dowodu. Po zalogowaniu trzeba wypełnić formularz z dokładnymi danymi technicznymi urządzenia, które znajdują się na tabliczce znamionowej jednostki zewnętrznej. Problem w tym, że wiele osób nie wie jak to zrobić, a instalatorzy rzadko pomagają w tej procedurze. Powstała luka prawna – właściciel odpowiada za wpis, ale często nie dostaje od instalatora wszystkich niezbędnych informacji.

Wpis do rejestru należy wykonać w ciągu 15 dni roboczych od uruchomienia urządzenia. Dla pomp ciepła split termin liczy się od dnia zakończenia instalacji i napełnienia czynnikiem. Dla monobloków – od daty dostarczenia. Inspektorzy Ochrony Środowiska mają dostęp do systemu i sprawdzają go podczas kontroli. Wystarczy wpisać adres nieruchomości i natychmiast widzą, czy właściciel dopełnił formalności.

Tylko certyfikowani technicy mogą sprawdzać szczelność

Kontrolę szczelności może przeprowadzić wyłącznie osoba posiadająca certyfikat FGAZ-O wydawany przez Urząd Dozoru Technicznego. Wykaz uprawnionych specjalistów dostępny jest na stronie udt.gov.pl w sekcji rejestrów. Zlecenie kontroli osobie bez uprawnień nie zwalnia właściciela z obowiązku i grozi dodatkowymi konsekwencjami.

Pani Anna z Grójca zamówiła kontrolę szczelności u lokalnego serwisanta klimatyzacji, który zapewnił ją że ma wszystkie uprawnienia. Wykonał sprawdzenie, wystawił rachunek 350 zł, ale nie wprowadził wpisu do systemu CRO. Po pół roku podczas kontroli Inspekcji Ochrony Środowiska okazało się, że technik nie miał certyfikatu FGAZ-O, więc kontrola była nieważna. Pani Anna musiała zapłacić mandat 1 000 zł i zlecić kontrolę ponownie, tym razem certyfikowanemu specjaliście.

Certyfikat FGAZ-O to nie jedyne wymaganie. Firma serwisowa również musi posiadać certyfikat F-gazowy dla przedsiębiorców wydany zgodnie z rozporządzeniem UE. Wielu właścicieli sprawdza tylko uprawnienia konkretnego technika, zapominając o weryfikacji firmy. Tymczasem oba dokumenty są obowiązkowe.

Kontrola szczelności polega na sprawdzeniu wszystkich połączeń, zaworów i elementów obiegu chłodniczego przy użyciu elektronicznego detektora nieszczelności. Urządzenie pomiarowe musi mieć czułość minimum 5 gramów na rok i być samo kontrolowane co 12 miesięcy. Technik sprawdza również ilość czynnika w układzie, stan izolacji przewodów i prawidłowość działania zabezpieczeń. Po kontroli musi wprowadzić wynik do systemu CRO w ciągu 15 dni roboczych. Właściciel powinien upewnić się osobiście, że wpis faktycznie się pojawił w systemie.

Inspekcja przychodzi bez zapowiedzi

Wojewódzkie Inspektoraty Ochrony Środowiska prowadzą systematyczne kontrole przestrzegania przepisów F-gazowych. Nie muszą wcześniej ostrzegać ani umawiać się na wizytę. Inspector ma prawo pojawić się w dowolnym momencie i sprawdzić dokumentację urządzenia. W praktyce większość kontroli odbywa się zdalnie – przez system CRO.

Inspektorzy wybierają losowe adresy z bazy ewidencji budynków, sprawdzają system CRO i jeśli nie widzą wymaganych wpisów, wysyłają zawiadomienie o wszczęciu postępowania administracyjnego. Właściciel dostaje wezwanie do wyjaśnień i termin na uzupełnienie braków. Jeśli nie reaguje, następuje decyzja o karze pieniężnej.

Stawki kar są surowe. Za brak rejestracji w CRO grozi mandat od 600 do 4 500 zł. Niedopełnienie obowiązku kontroli szczelności to już kategoria poważniejszego wykroczenia, za które Inspekcja może nałożyć karę do 15 000 zł. Wysokość zależy od czasu trwania naruszenia, wielkości urządzenia i tego, czy właściciel działał umyślnie czy z niedbalstwa. Przy pierwszym wykryciu uchybienia kary bywają niższe, ale przy powtórnych naruszeniach Inspekcja nie ma litości.

Pan Krzysztof z Konstancina zainstalował w 2022 roku pompę ciepła powietrze-woda za 45 000 zł. Przez 2 lata nie wiedział o obowiązku rejestracji i kontroli szczelności. W 2024 roku otrzymał decyzję administracyjną z karą 3 500 zł za brak rejestracji oraz kolejne 8 000 zł za brak dwóch obowiązkowych kontroli szczelności. Łącznie zapłacił 11 500 zł kar plus koszty pilnych kontroli i wpisów do systemu.

Ubezpieczyciele mogą odmówić wypłaty

Brak aktualnego wpisu kontroli szczelności w systemie CRO może być podstawą do odmowy wypłaty odszkodowania w razie awarii lub pożaru. Towarzystwa ubezpieczeniowe traktują zaniedbanie obowiązkowych przeglądów jako współwinę właściciela do powstania szkody.

Rodzina z Raszyna doświadczyła tego osobiście. W lutym 2025 roku doszło u nich do rozszczelnienia instalacji pompy ciepła, co spowodowało wyciek czynnika chłodniczego R32 i uszkodzenie wymiennika. Naprawa miała kosztować 12 000 zł. Towarzystwo ubezpieczeniowe odmówiło wypłaty, argumentując że właściciele nie wykonali obowiązkowej kontroli szczelności przez 18 miesięcy. System CRO potwierdził brak wpisów. Sprawa trafiła do sądu.

Polskie Towarzystwa Ubezpieczeniowe wprowadziły procedury weryfikacji przestrzegania przepisów F-gazowych przy zgłoszeniach szkód. Likwidator sprawdza system CRO i jeśli brakuje obowiązkowych wpisów, może to być podstawa do obniżenia lub odmowy świadczenia. W ogólnych warunkach ubezpieczenia majątkowego zwykle jest zapis o obowiązku utrzymywania instalacji zgodnie z przepisami prawa.

Jak sprawdzić czy twoje urządzenie podlega przepisom?

Pierwszym krokiem jest zajrzenie do dokumentacji technicznej urządzenia i sprawdzenie tabliczki znamionowej na jednostce zewnętrznej. Producent musi podać rodzaj czynnika chłodniczego i jego ilość w kilogramach. Następnie trzeba przeliczyć to na ekwiwalent CO2 – tablice przeliczeniowe dostępne są na stronie cro.ichp.pl w zakładce dokumenty.

Najpopularniejsze czynniki i ich progi rejestracyjne to R410A – już 2,4 kg w split-ach powoduje obowiązek rejestracji, R32 wymaga minimum 7,4 kg dla split-ów, R407C potrzebuje 2,4 kg. Jeśli w dokumentacji nie ma tych danych, można je uzyskać od instalatora lub producenta urządzenia. Warto to zrobić jak najszybciej, bo brak wiedzy nie zwalnia z odpowiedzialności.

Jeśli okaże się, że urządzenie podlega przepisom, trzeba natychmiast założyć konto w systemie CRO i utworzyć kartę urządzenia. Nawet jeśli instalacja miała miejsce kilka lat temu, lepiej uzupełnić formalności z opóźnieniem niż wcale. Następnie należy zamówić kontrolę szczelności u certyfikowanego technika i upewnić się, że wprowadził wynik do systemu.

Koszty regularnych kontroli rosną

Podstawowa kontrola szczelności klimatyzacji lub pompy ciepła kosztuje obecnie 400-600 zł. Do tego dochodzi dojazd technika, który w niektórych regionach może wynosić nawet 200 zł. Jeśli podczas kontroli wykryje się nieszczelność, naprawa i uzupełnienie czynnika to dodatkowy koszt często przekraczający 1 000 zł.

Pan Andrzej z Marków zapłacił za kontrolę szczelności pompy ciepła 550 zł. Technik wykrył niewielki ubytek czynnika i zalecił naprawę. Uszczelnienie połączenia kosztowało 300 zł, uzupełnienie 0,8 kg czynnika R32 kolejne 400 zł, ponowna kontrola szczelności po naprawie 250 zł. Łączny koszt wyniósł 1 500 zł.

Ceny kontroli rosną z roku na rok. Technicy tłumaczą to zwiększonymi wymogami administracyjnymi i koniecznością aktualizacji sprzętu pomiarowego. Detektory nieszczelności najnowszej generacji kosztują 3 000-8 000 zł i same wymagają corocznej kontroli w akredytowanym laboratorium, co generuje dodatkowe wydatki dla firm serwisowych.

Warto rozważyć zawarcie umowy serwisowej na kilka lat. Niektóre firmy oferują pakiety obejmujące coroczne kontrole szczelności z rabatem. Koszt 3-letniej umowy to około 1 200-1 500 zł, co daje oszczędność około 300 zł w porównaniu z opłacaniem każdej kontroli osobno.

Nowe przepisy UE zaostrzają wymogi

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzi kolejne zaostrzenie przepisów. Zabronione będzie stosowanie F-gazów o współczynniku GWP wynoszącym 2 500 lub więcej do konserwacji i serwisowania klimatyzacji oraz pomp ciepła. Dotyczy to między innymi popularnego czynnika R404A i niektórych starszych mieszanin.

Właściciele urządzeń z tymi czynnikami staną przed dylematem. Jeśli dojdzie do nieszczelności lub konieczności uzupełnienia, technik nie będzie mógł już użyć oryginalnego czynnika. Trzeba będzie wymienić cały układ na zgodny z nowymi przepisami, co może kosztować nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych w przypadku dużych instalacji.

Rozporządzenie UE 2024/573 rozszerzyło również zakres urządzeń podlegających kontroli. Objęło nowe typy fluorowanych gazów cieplarnianych, które wcześniej nie były regulowane. Dotyczy to niektórych ekologicznych zamienników HFC, które producenci wprowadzali jako alternatywę dla tradycyjnych czynników. Teraz one również wymagają rejestracji i kontroli, jeśli zawierają 1 kg lub więcej substancji wymienionych w załączniku II do rozporządzenia.

Co zrobić w praktyce?

Jeśli masz klimatyzację split lub pompę ciepła zainstalowaną po 2015 roku, najprawdopodobniej podlega ona przepisom F-gazowym. Pierwszym krokiem jest sprawdzenie dokumentacji i tabliczki znamionowej. Następnie założenie konta w systemie CRO i utworzenie karty urządzenia. Nie zwlekaj z tym – każdy dzień zwłoki zwiększa potencjalną karę.

Kolejnym krokiem jest znalezienie certyfikowanego technika. Na stronie udt.gov.pl można wyszukać specjalistów z uprawnieniami FGAZ-O w swojej okolicy. Warto sprawdzić opinie o firmie i upewnić się, że rzeczywiście wykonuje wpisy do systemu CRO. Niektórzy technicy nadal wystawiają tylko papierowe protokoły, co nie ma żadnej wartości prawnej.

Po wykonaniu kontroli należy zalogować się do systemu CRO i sprawdzić, czy faktycznie pojawił się wpis. Jeśli go nie ma, trzeba natychmiast skontaktować się z technikiem i dopilnować uzupełnienia dokumentacji. Odpowiedzialność za kompletność wpisów w systemie ponosi właściciel, nie serwisant.

Jeśli sprzedajesz nieruchomość z klimatyzacją lub pompą ciepła, notariusz może zażądać potwierdzenia aktualnych wpisów w CRO. Brak dokumentacji może opóźnić transakcję lub obniżyć wartość nieruchomości. Kupujący coraz częściej sprawdzają ten aspekt przed finalizacją umowy.

System nie odpuści

Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków jest połączona z systemem CRO. Urzędy gmin przekazują informacje o źródłach ogrzewania w budynkach, a Inspekcje Ochrony Środowiska krzyżują te dane z wpisami kontroli szczelności. System automatycznie wykrywa rozbieżności i generuje listy do kontroli.

Nie ma już miejsca na „jakoś to będzie”. Elektroniczna ewidencja działa bezwzględnie. Albo jesteś w systemie z aktualnymi wpisami, albo narażasz się na kłopoty. Mandat to jedno, ale odmowa wypłaty odszkodowania przez ubezpieczyciela lub problemy przy sprzedaży nieruchomości to znacznie poważniejsze konsekwencje.

Instalatorzy klimatyzacji i pomp ciepła powinni informować klientów o obowiązkach związanych z systemem CRO już na etapie sprzedaży. W praktyce rzadko to robią, zostawiając właścicieli w nieświadomości do czasu pierwszej kontroli lub awarii. Dlatego edukacja i czujność są kluczowe. Sprawdź swoje urządzenie dzisiaj, zanim zrobi to inspektor lub likwidator szkód.