Koniec z urlopem na wizytę. Nie ma już 8-16. Nowe przepisy już działają, jednak nie wszędzie

Przez dekady urząd był instytucją, która rządziła się własnymi prawami – i to dosłownie. Godziny pracy dopasowane do urzędnika, nie do interesanta. Okienko czynne od 8 do 16, a jeśli ktoś pracuje – problem jego, nie instytucji. To model, który miliony Polaków znały z własnego doświadczenia: urlop na złożenie dokumentów, urlop na odbiór decyzji, urlop na korektę błędu, który popełnił sam urząd. Od 26 kwietnia 2025 roku ten schemat oficjalnie przestał obowiązywać. Co się zmieniło?

Zmiana jest realna – choć, jak to bywa z reformami administracji, diabeł tkwi w szczegółach. Nie każdy urząd jest nią objęty, nie każdy „długi dzień” wygląda tak samo, a część placówek dopiero wdraża nowe harmonogramy. Co dokładnie się zmieniło i kogo ta reforma rzeczywiście dotyczy?

Sztywne 8:15-16:15 odchodzi do lamusa

Przez lata godziny pracy urzędów administracji rządowej były praktycznie jednolite w całym kraju: praca zaczynała się o 8:15 i kończyła o 16:15. Wyjątki zdarzały się rzadko i miały charakter lokalnych inicjatyw, nie systemowego wymogu. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 17 kwietnia 2025 r. w sprawie zasad ustalania przez kierowników niektórych urzędów rozkładu czasu pracy w tygodniu oraz jego wymiaru w poszczególnych dniach tygodnia (Dz.U. 2025 poz. 512) zrywa z tym modelem.

Nowe przepisy przewidują, że kierownicy objętych nimi urzędów mają obowiązek takiego ułożenia harmonogramu, aby urząd był czynny od poniedziałku do piątku nieprzerwanie przez 8 godzin dziennie, a otwarcie następowało nie wcześniej niż o 7:00 i nie później niż o 10:00. To już samo w sobie zmiana – zamiast jednej, sztywno wyznaczonej godziny startu, kierownik może dostosować harmonogram do specyfiki placówki i potrzeb petentów.

Kluczowy zapis dotyczy jednak czegoś innego: w urzędach obsługujących interesantów co najmniej raz w tygodniu praca musi trwać w godzinach od 8:00 do 18:00. Wybór dnia należy do kierownika – może to być poniedziałek, środa lub inny dzień tygodnia. Przepisy dopuszczają też organizowanie pracy w soboty, co ma służyć wyrównaniu krótszych dni roboczych w pozostałe dni tygodnia, a w wyjątkowych sytuacjach – pracę zmianową nawet między godziną 6:00 jednego dnia a 6:00 następnego.

W praktyce oznacza to, że urzędnicy wciąż pracują 8 godzin dziennie – reforma nie wydłuża ich czasu pracy, lecz rozkłada go inaczej. Przykład: pracownik, który zaczyna o 10:00 i kończy o 18:00, realizuje standardowy etat. Dzień z pracą do 18:00 jest więc możliwy bez generowania nadgodzin – pod warunkiem odpowiedniego zaplanowania grafiku. Część urzędów stosuje tu model, który działa od lat w niektórych gminach podwarszawskich: jeden dzień w tygodniu praca trwa do 18:00, a w zamian piątek kończy się wcześniej – o 14:00.

Których urzędów dotyczą nowe zasady – a których nie

To kwestia, której nie można zbagatelizować, bo reforma nie jest powszechna. Nowe rozporządzenie obejmuje wyłącznie administrację rządową. Na liście objętych placówek znalazły się Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, ministerstwa i urzędy centralne, urzędy wojewódzkie, urzędy skarbowe i izby administracji skarbowej, urzędy statystyczne, a także komendy, inspektoraty i organy administracji zespolonej w województwach.

To instytucje, z którymi Polacy mają kontakt przy sprawach takich jak złożenie zeznania podatkowego osobiście, wyrobienie lub przedłużenie paszportu, rejestracja pojazdu (w przypadku wydziałów komunikacji przy urzędach wojewódzkich) czy sprawy związane z legalizacją pobytu cudzoziemców.

Poza zakresem reformy pozostają urzędy samorządowe – urzędy miast, gmin i powiatów. Te instytucje wciąż funkcjonują na podstawie własnych regulaminów i przepisów Kodeksu pracy. Dla wielu Polaków to właśnie ratusz albo urząd gminy jest pierwszym punktem kontaktu z administracją – i tu żaden nowy przepis nie nakłada obowiązku wieczornych dyżurów. Część dużych miast i gmin od lat sama wprowadzała „długie dni”, ale to decyzja władz lokalnych, nie prawny wymóg.

Warto też zauważyć, że same przepisy mają charakter ramowy – nakładają na kierownika obowiązek zorganizowania co najmniej jednego dnia do 18:00, ale nie narzucają konkretnego dnia ani godziny otwarcia. To oznacza, że harmonogramy mogą się różnić między placówkami tego samego typu w różnych miastach. Zanim ktoś uda się do urzędu skarbowego czy wydziału paszportowego „po pracy”, powinien najpierw sprawdzić aktualny rozkład godzin konkretnej placówki.

Jak to wygląda w praktyce – pierwsze doświadczenia

Od wejścia w życie rozporządzenia minęło już kilka miesięcy. Przykładem sprawnie wdrożonej reformy jest Urząd Miasta w Sosnowcu, który w poniedziałki działa od 7:30 do 18:00. Podobnie Urząd Miasta w Bydgoszczy, gdzie we wtorki okienka są czynne do 18:00. To modele, które pokazują, że wydłużony dzień pracy da się wpiąć w standardowy harmonogram bez nadmiernych kosztów dla pracowników.

Z kolei w mniejszych miejscowościach schemat bywa inny – urzędy samorządowe, które reform nie objęła, nierzadko kończą pracę jeszcze przed 16:00. W Piotrkowie Trybunalskim ratusz dostępny jest dłużej jedynie we wtorki, za to w piątki zamyka się już o 14:30. W Kutnie środowa praca do 17:00 to jedyne odstępstwo od standardowych 7:30-15:30. To pokazuje, jak różna jest dostępność urzędów w zależności od tego, czy dana placówka podlega nowym przepisom, czy nie.

W przypadku urzędów objętych rozporządzeniem pojawia się też wyzwanie organizacyjne. Elastyczne planowanie grafiku wymaga synchronizacji wielu działów, a w mniejszych placówkach kadrowych rezerw bywa niewiele. Część urzędów musiała wdrożyć pracę zmianową lub przeprojektować rozkład tygodnia tak, żeby jeden „długi dzień” nie generował chaosu w pozostałe. To zadanie dla kadry zarządzającej – i tu wciąż widać nierówności między lepiej przygotowanymi instytucjami a tymi, które wdrażają zmiany opornie.

Samorządy poza zasięgiem – i dlaczego to problem

Podczas konsultacji przed wprowadzeniem rozporządzenia temat objęcia reformą urzędów samorządowych był przedmiotem sporów. Szefowa Służby Cywilnej Anita Noskowska-Piątkowska postulowała, by jeden dzień w tygodniu urzędy pracowały między 8:00 a 18:00, „a nawet między 8:00 a 19:00″ – jak wskazała podczas obrad. Strona samorządowa przyjęła jednak inne stanowisko.

„Przepisy powinny pozostawić decyzję podmiotowi zarządzającemu danym urzędem” – argumentował Grzegorz Kubalski ze Związku Powiatów Polskich, podkreślając, że godziny pracy urzędów samorządowych najlepiej odpowiadają potrzebom mieszkańców, gdy uwzględniają lokalne uwarunkowania. Samorządowcy wskazywali też na rosnącą cyfryzację usług – e-usługi dostępne całą dobę w coraz większym stopniu zastępują fizyczną wizytę w urzędzie, co zmniejsza presję na wydłużanie godzin obsługi.

Ten argument ma swoją wagę, ale pomija osoby wykluczone cyfrowo – starsze, mniej zaznajomione z technologią, nieposiadające dostępu do internetu. Dla nich fizyczna dostępność urzędu w godzinach popołudniowych wciąż ma znaczenie. Dyskusja o tym, czy i kiedy reformą objąć samorządy, nie została zamknięta – postulaty w tej sprawie wciąż pojawiają się w debacie publicznej.

Nie tylko godziny – reforma jako sygnał zmiany modelu

Rozporządzenie z 17 kwietnia 2025 r. to nie jedyna zmiana, jaka w ostatnim czasie dotknęła organizację pracy administracji publicznej. Wpisuje się ono w szerszy trend deregulacyjny, którego elementem był m.in. pakiet propozycji zespołu ds. deregulacji pod przewodnictwem prezesa InPostu Rafała Brzoski, prezentowany podczas konferencji z udziałem premiera Donalda Tuska. Jedną ze zgłoszonych wówczas propozycji było właśnie uspójnienie godzin pracy urzędów i obowiązek przynajmniej jednego dnia dłuższego urzędowania – zarówno w administracji rządowej, jak i samorządowej.

Reforma godzin to jednak coś więcej niż zmiana tabelki w rozporządzeniu. Przez lata funkcjonowanie urzędów opierało się na niepisanej zasadzie, że to obywatel dostosowuje się do instytucji, nie odwrotnie. Model pracy od 8:15 do 16:15 był wygodny dla systemu, nie dla jego użytkowników. Nowe przepisy odwracają tę logikę – przynajmniej w części. Jeden wieczorny dyżur w tygodniu to nie rewolucja, ale konkretna zmiana dla osoby, która pracuje na etacie i do tej pory musiała prosić szefa o wolne za każdym razem, gdy chciała złożyć dokumenty w urzędzie skarbowym czy odebrać paszport.

Pytanie, czy reforma pójdzie dalej – czy kolejne przepisy obejmą urzędy samorządowe i czy „długi dzień” stanie się normą, a nie wyjątkiem – pozostaje otwarte. Na razie mamy jeden pewny krok do przodu i duże pole do dalszych zmian.

Co z tym zrobić – praktyczny przewodnik dla interesanta

Reforma weszła w życie, ale nie oznacza, że każdy urząd automatycznie i w ten sam sposób stosuje nowe zasady. Przed wizytą warto pamiętać o kilku rzeczach.

Sprawdź, czy Twój urząd jest objęty rozporządzeniem. Nowe przepisy dotyczą administracji rządowej – urzędów skarbowych, urzędów wojewódzkich i wydziałów paszportowych, ministerstw i instytucji centralnych. Jeśli masz sprawę w urzędzie gminy, powiatu lub ratuszu – te placówki rządzą się własnymi regulaminami i wcale nie muszą mieć wydłużonych godzin.

Zadzwoń lub wejdź na stronę konkretnej placówki przed wizytą. Nawet w urzędach objętych reformą kierownik sam decyduje, który dzień tygodnia jest „długim dniem”. W Sosnowcu to poniedziałek, w Bydgoszczy wtorek – gdzie indziej może być środa. Nie zakładaj z góry, że skoro urząd podlega rozporządzeniu, to w każdy piątek dyżuruje do 18:00.

Rezerwuj wizytę z wyprzedzeniem. Wydłużone godziny otwarcia przyciągają więcej interesantów – zwłaszcza tych, którzy do tej pory nie mogli przyjść w standardowych godzinach. Kolejki w „długi dzień” bywają dłuższe niż rano w środku tygodnia. Jeśli urząd oferuje system rezerwacji terminów online – skorzystaj z niego.

Nie zapominaj o e-usługach. Wiele spraw, które do niedawna wymagały osobistej wizyty, można dziś załatwić przez internet – przez platformę ePUAP, serwis podatki.gov.pl albo aplikację mObywatel. Zanim zaplanuj wyjście do urzędu, sprawdź, czy dana procedura nie jest dostępna w wersji cyfrowej. To oszczędza czas niezależnie od tego, w jakich godzinach placówka jest czynna.

Jeśli masz sprawę w urzędzie – zadzwoń i zapytaj wprost, w jakich godzinach urząd jest czynny najdłużej i czy przewiduje wieczorne dyżury. Wiele miast i gmin już wcześniej wprowadziło „długie dni” z własnej inicjatywy – mogą one obowiązywać nawet jeśli dana placówka nie jest objęta rozporządzeniem z 2025 roku.