Duże zmiany przy kasie w Biedronce. Od 450 zł wizyta u kierownika

Od 1 lutego 2026 roku zakupy na firmę w Biedronce będą wyglądały inaczej. Faktury powyżej 450 zł wystawiane tylko w biurze kierownika, koniec z notami korygującymi, a dokumenty trafiają prosto do systemu KSeF. Sieć dostosowuje procedury do Krajowego Systemu e-Faktur, który revolucjonizuje fakturowanie w Polsce.

Powyżej 450 zł tylko w biurze kierownika

Zakończył się czas, gdy przy kasie w Biedronce można było dostać fakturę do każdego paragonu z NIP-em. Portal dlahandlu.pl informuje, że od 1 lutego faktury VAT do paragonów przekraczających 450 zł będą wystawiane wyłącznie w biurze kierownika sklepu. Dokument trafi do klienta elektronicznie przez KSeF, a w sklepie otrzyma wizualizację z kodem QR umożliwiającym dostęp do faktury w systemie.

To oznacza dodatkowy krok dla przedsiębiorców robiących większe zakupy – po zrobieniu zakupów trzeba będzie zgłosić się do kierownika, podać dane firmowe i poczekać na wystawienie pełnej faktury. Paragony poniżej 450 zł nadal obsługiwane są przy kasie, bez zmian.

Noty korygujące znikają bezpowrotnie

Najważniejsza zmiana dotyczy korekt faktur. Biedronka od 1 lutego nie przyjmuje już not korygujących wystawianych przez nabywców. Każda zmiana danych na fakturze – poprawka NIP-u, nazwy firmy, adresu – wymaga teraz wystawienia faktury korygującej w systemie centralnym sieci.

Wyjątek dotyczy tylko not wystawionych najpóźniej 31 stycznia 2026 roku do faktur z okresu przed tą datą – takie dokumenty sieć jeszcze honoruje. Po tej dacie mechanizm noty korygującej przestaje istnieć. Jeśli klient zauważy błąd w fakturze, musi zgłosić się do sklepu, który wystawi fakturę korygującą zgodnie z nowymi przepisami.

Faktury uproszczone poza KSeF do końca roku

Biedronka informuje, że faktury VAT wystawiane bezpośrednio przy kasach – w tym faktury uproszczone – nie trafią do KSeF aż do 31 grudnia 2026 roku. To okres przejściowy, w którym te dokumenty pozostają poza centralnym systemem fakturowania. Dopiero od 2027 roku wszystkie faktury, niezależnie od wartości, będą musiały przejść przez Krajowy System e-Faktur.

Faktury imienne dla konsumentów na podstawie paragonu również pozostają poza obiegiem elektronicznym – nie ma obowiązku ich cyfryzacji. To rozwiązanie dla osób prywatnych, które potrzebują faktury na swoje nazwisko, ale nie prowadzą działalności gospodarczej.

Co to właściwie jest KSeF i dlaczego się go wprowadza

Krajowy System e-Faktur to państwowa platforma do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. Faktura przestaje być papierem lub plikiem PDF – istnieje tylko jako zapis ustrukturyzowany w formacie XML w systemie ministerstwa. Od 1 lutego obowiązek dotyczy firm z obrotem powyżej 200 mln zł rocznie, od 1 kwietnia – wszystkich przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych (do 10 000 zł miesięcznej wartości faktur).

Urząd skarbowy ma bezpośredni dostęp do faktur w KSeF – nie trzeba ich przesyłać oddzielnie, wszystko dzieje się automatycznie. To ma ograniczyć oszustwa podatkowe i usprawnić rozliczenia. Problem w tym, że papierowe procedury w wielu urzędach nadal obowiązują, co stwarza kolizję między cyfrową fakturą a wymogami instytucji wymagających „kopii faktury” w tradycyjnej formie.

Duplikatu faktury już nie dostaniesz

W KSeF nie istnieje pojęcie duplikatu. Przedsiębiorca ma stały dostęp do wszystkich swoich dokumentów i może w każdej chwili pobrać fakturę przypisaną do numeru NIP bezpośrednio z systemu. Zgubienie faktury nie jest już problemem – dokument zawsze czeka w centralnej bazie danych, dostępny przez aplikację lub platformę internetową.

Faktury można odbierać przez bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF na stronie ksef.podatki.gov.pl, mobilną aplikację KSeF (od 1 lutego w sklepach z aplikacjami) albo przez e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym. Przedsiębiorcy mogą też przekazać uprawnienia biuru rachunkowemu, które będzie obsługiwało faktury w ich imieniu.

2026 rok bez kar, od 2027 sankcje do 100% VAT

Ministerstwo Finansów zapewnia, że przez cały 2026 rok nie będzie kar za błędy we wdrażaniu KSeF. To okres edukacji i adaptacji, w którym przedsiębiorcy mogą uczyć się nowego systemu bez ryzyka finansowych konsekwencji. Zmienia się to od 1 stycznia 2027 roku – wtedy zaczynają obowiązywać sankcje.

Kary są dotkliwe: do 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza systemem lub do 18,7% wartości faktury w innych przypadkach naruszeń. To oznacza, że ignorowanie KSeF po okresie przejściowym może kosztować firmę dziesiątki tysięcy złotych rocznie.

Jak przygotować się na zmiany w Biedronce

Zaloguj się do KSeF już teraz – sprawdź, czy masz dostęp i przetestuj system przed 1 lutego. Jeśli robisz zakupy firmowe powyżej 450 zł, przygotuj się na wizytę w biurze kierownika – kasa już nie wystawi pełnej faktury. Poinformuj księgową o zmianach – powinna wiedzieć o nowych zasadach odbioru faktur z KSeF i braku not korygujących. Sprawdzaj dane na fakturze od razu – potem korekta będzie wymagała wystawienia faktury korygującej przez sklep, co zajmuje więcej czasu. Zapoznaj się z materiałami Ministerstwa Finansów na ksef.podatki.gov.pl – są tam instrukcje, broszury i narzędzia testowe do nauki obsługi systemu.