Kończysz pracę i został Ci urlop? Pracodawca musi wypłacić pieniądze. Od 2026 roku obowiązuje konkretny termin

Niewykorzystany urlop nie przepada wraz z ostatnim dniem zatrudnienia. Jeżeli pracownik nie zdąży wykorzystać należnych dni wolnych, pracodawca musi wypłacić za nie ekwiwalent pieniężny. Nie trzeba składać żadnego wniosku. Od 27 stycznia 2026 roku Kodeks pracy wskazuje również dokładnie, kiedy pieniądze powinny znaleźć się na koncie. Firma może jednak uniknąć wypłaty, wysyłając pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia – nawet bez jego zgody.

Zakończenie zatrudnienia nie powoduje utraty niewykorzystanego urlopu. Dotyczy to zarówno urlopu należnego za bieżący rok, jak i dni zaległych z wcześniejszych lat.

Jeżeli pracownik nie wykorzysta ich przed rozwiązaniem albo wygaśnięciem umowy, prawo do wypoczynku zmienia się w roszczenie pieniężne. Pracodawca musi ustalić liczbę pozostałych godzin urlopu, obliczyć ekwiwalent i wypłacić go byłemu pracownikowi.

Zasada obowiązuje niezależnie od tego, dlaczego kończy się zatrudnienie.

Ekwiwalent należy się także przy umowie kończącej się ostatniego dnia miesiąca

Obowiązek wypłaty powstaje nie tylko w przypadku zwolnienia przez pracodawcę. Ekwiwalent przysługuje również wtedy, gdy:

• pracownik sam złożył wypowiedzenie,
• strony rozwiązały umowę za porozumieniem,
• umowa na czas określony dobiegła końca,
• doszło do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia,
• stosunek pracy wygasł,
• pracownik został zwolniony dyscyplinarnie.

Sposób zakończenia zatrudnienia nie odbiera prawa do pieniędzy za niewykorzystany urlop.

Jeżeli umowa na czas określony kończy się 30 września, pracodawca rozlicza urlop należny do tego dnia. Nie może stwierdzić, że dni wolne przepadły tylko dlatego, że pracownik wcześniej nie wystąpił z wnioskiem urlopowym.

Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla, że wypłata ekwiwalentu następuje bez wniosku pracownika. Jest to obowiązek pracodawcy wynikający bezpośrednio z przepisów.

Od 2026 roku pracodawca ma wskazany termin wypłaty

Od 27 stycznia 2026 roku obowiązują nowe, precyzyjne zasady dotyczące terminu wypłaty ekwiwalentu.

Co do zasady pieniądze wypłaca się w ustalonym w firmie terminie wypłaty wynagrodzenia, razem z ostatnią pensją.

Jeżeli jednak firmowy dzień wypłaty przypada przed rozwiązaniem umowy, pracodawca powinien przekazać ekwiwalent w ciągu 10 dni od dnia ustania stosunku pracy.

Przykład:

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie 28. dnia miesiąca, ale jego umowa kończy się 30 września. W dniu wypłaty pensji stosunek pracy nadal trwa, dlatego nie można jeszcze ostatecznie rozliczyć urlopu. Ekwiwalent powinien zostać wypłacony najpóźniej w ciągu 10 dni od zakończenia umowy.

Jeżeli ostatni dzień tego terminu przypada w dzień wolny od pracy, pieniądze należy wypłacić w dniu poprzedzającym.

Zasady wynikają z nowelizacji art. 171 Kodeksu pracy, ogłoszonej w Dzienniku Ustaw pod pozycją 25. Praktyczne wyjaśnienie opublikowała również Państwowa Inspekcja Pracy.

Szef może wysłać pracownika na urlop bez jego zgody

Ekwiwalent nie zawsze zostanie wypłacony. Jeżeli umowa została wypowiedziana i trwa okres wypowiedzenia, pracodawca może jednostronnie zdecydować, że pracownik wykorzysta w tym czasie urlop.

Zgoda zatrudnionego nie jest potrzebna. Pracownik nie może skutecznie odpowiedzieć, że woli przychodzić do pracy i otrzymać pieniądze za dni wolne.

Pracodawca może udzielić w okresie wypowiedzenia:

• zaległego urlopu z poprzednich lat,
• urlopu należnego za bieżący rok – w wymiarze ustalonym proporcjonalnie do okresu zatrudnienia.

Za dni faktycznie wykorzystanego urlopu ekwiwalent już się nie należy.

Ta szczególna możliwość dotyczy jednak okresu wypowiedzenia. Jeśli umowa na czas określony po prostu kończy się w ustalonym terminie i żadna ze stron jej nie wypowiedziała, pracodawca nie powinien automatycznie uznawać ostatnich dni zatrudnienia za urlop bez zastosowania zwykłych zasad jego udzielania.

Ile dni trzeba rozliczyć?

W roku, w którym pracownik zmienia pracodawcę, urlop ustala się proporcjonalnie do okresu zatrudnienia.

Przykładowo osoba mająca prawo do 26 dni urlopu rocznie i zatrudniona do końca września nabywa u dotychczasowego pracodawcy prawo do:

9/12 × 26 dni = 19,5 dnia, co po zastosowaniu zasad zaokrąglania daje 20 dni urlopu.

Jeżeli do końca zatrudnienia wykorzystała 14 dni, do rozliczenia pozostaje sześć dni. Pracodawca może udzielić ich przed zakończeniem umowy albo wypłacić za nie ekwiwalent.

Do rozliczenia dochodzi również urlop zaległy. Jeżeli pracownik miał pięć niewykorzystanych dni z poprzedniego roku oraz sześć z roku bieżącego, ekwiwalent może objąć łącznie 11 dni.

W praktyce urlop rozlicza się w godzinach. Przy standardowej dobowej normie jeden dzień odpowiada ośmiu godzinom.

Ile pieniędzy można otrzymać?

Wysokość ekwiwalentu zależy przede wszystkim od:

• wynagrodzenia pracownika,
• liczby niewykorzystanych godzin urlopu,
• wymiaru etatu,
• stałych i zmiennych składników pensji,
• współczynnika ekwiwalentowego obowiązującego w roku wypłaty.

Stałe miesięczne wynagrodzenie przyjmuje się w wysokości należnej w miesiącu uzyskania prawa do ekwiwalentu. Składniki zmienne, takie jak niektóre premie, dodatki lub wynagrodzenie za nadgodziny, rozlicza się według średnich z odpowiednich wcześniejszych okresów.

Przykładowo przy stałej pensji wynoszącej 6000 zł brutto i pięciu dniach niewykorzystanego urlopu ekwiwalent może wynieść około 1434 zł brutto. Jest to uproszczone wyliczenie dla pełnego etatu, przy współczynniku obowiązującym w 2026 roku i bez dodatkowych zmiennych składników wynagrodzenia.

Ekwiwalent jest przychodem ze stosunku pracy, dlatego od kwoty brutto potrącane są należne składki i zaliczka na podatek.

Pracownik nie może zażądać pieniędzy zamiast urlopu w trakcie zatrudnienia

Dopóki stosunek pracy trwa, podstawową zasadą jest wykorzystanie urlopu jako czasu wolnego. Pracownik nie może poprosić pracodawcy o wypłacenie pieniędzy tylko dlatego, że nie chce iść na urlop.

Ekwiwalent pojawia się dopiero w związku z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Urlop ma bowiem służyć rzeczywistemu odpoczynkowi i w trakcie zatrudnienia co do zasady nie można zamieniać go na gotówkę.

Jest jeden wyjątek przy kolejnej umowie

Pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu, jeżeli bezpośrednio po zakończeniu jednej umowy zawiera z tym samym pracownikiem kolejną umowę o pracę, a strony uzgodnią, że niewykorzystany urlop zostanie wykorzystany podczas dalszego zatrudnienia.

Takie przeniesienie urlopu wymaga jednak porozumienia. Firma nie może samodzielnie zdecydować, że nie wypłaci pieniędzy, ponieważ być może kiedyś ponownie zatrudni pracownika.

Jeżeli kolejna umowa nie zostaje zawarta bezpośrednio po poprzedniej albo strony nie uzgodnią przeniesienia urlopu, należy wypłacić ekwiwalent.

Co zrobić, jeśli pieniądze nie wpłynęły?

Pracownik powinien najpierw sprawdzić:

• świadectwo pracy,
• liczbę wykazanych godzin urlopu,
• ostatni pasek wynagrodzenia,
• obowiązujący w firmie termin wypłaty,
• czy pracodawca prawidłowo uwzględnił urlop zaległy.

W świadectwie pracy nie wpisuje się kwoty ekwiwalentu. Wykazuje się natomiast liczbę dni lub godzin urlopu rozliczonych za dany rok.

Jeżeli firma nie wypłaci należności w terminie, pracownik może wezwać ją do zapłaty, złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo wystąpić z pozwem do sądu pracy. Może również domagać się odsetek za opóźnienie.

Najważniejsza zasada jest prosta: koniec umowy nie kasuje urlopu. Pracodawca może udzielić wolnego przed odejściem, szczególnie podczas okresu wypowiedzenia. Jeżeli jednak w ostatnim dniu zatrudnienia nadal pozostają niewykorzystane godziny, musi zamienić je na pieniądze i wypłacić w terminie określonym w Kodeksie pracy.