30 września mija ważny termin. Możesz stracić tygodnie urlopu

Zostało tylko 8 dni. Państwowa Inspekcja Pracy przypomina pracodawcom o terminie, który każdego roku przypada 30 września, ale tym razem powinni zwrócić na niego uwagę również pracownicy. Chodzi o zaległe urlopy wypoczynkowe. Dla części osób właśnie teraz zacznie biec 3-letni termin przedawnienia, a przy jeszcze starszych zaległościach 30 września 2026 roku może być już datą graniczną.

Nie oznacza to, że 1 października nagle zniknie każdemu niewykorzystany urlop z poprzedniego roku. Zasady są bardziej skomplikowane i dlatego łatwo przeoczyć najważniejszą rzecz. Urlop za 2025 rok powinien zostać udzielony najpóźniej do końca września 2026 roku, natomiast roszczenie pracownika o jego udzielenie przedawnia się dopiero po upływie kolejnych 3 lat. Problem robi się znacznie poważniejszy, jeżeli w firmowej ewidencji wciąż figurują dni urlopu jeszcze z 2022 roku.

30 września pracodawca powinien udzielić zaległego urlopu za 2025 rok

Państwowa Inspekcja Pracy ponownie przypomniała o zasadzie wynikającej bezpośrednio z Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 161 pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jeżeli nie udało się go wykorzystać, zastosowanie ma art. 168 Kodeksu pracy. Zaległego urlopu należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

W praktyce oznacza to, że osoby, którym zostały dni urlopowe z 2025 roku, powinny mieć je rozliczone zgodnie z tym terminem do 30 września 2026 roku. PIP wyjaśnia również, że dla zachowania terminu zaległy urlop powinien rozpocząć się najpóźniej właśnie tego dnia. Nie oznacza to więc, że cały wypoczynek musi zakończyć się jeszcze we wrześniu. Jeżeli pracownik ma kilka lub kilkanaście zaległych dni i rozpocznie urlop 30 września, może on być kontynuowany już w październiku.

Obowiązek pilnowania ustawowego terminu spoczywa przede wszystkim na pracodawcy. To nie pracownik odpowiada za to, że firma przez wiele miesięcy nie udzieliła mu należnego wypoczynku. Nieudzielenie zaległego urlopu w wymaganym terminie może zostać potraktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika. PIP wskazuje, że zgodnie z art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy za nieudzielenie przysługującego urlopu lub bezpodstawne obniżenie jego wymiaru pracodawcy grozi grzywna od 1000 do 30 000 zł.

Po 30 września urlop nie znika. Wtedy zaczyna się jednak liczenie kolejnego terminu

To właśnie w tym miejscu pojawia się najwięcej nieporozumień. Przekroczenie daty 30 września nie powoduje automatycznego skasowania niewykorzystanych dni. Jeżeli pracodawca nie udzielił urlopu za 2025 rok do 30 września 2026 roku, pracownik nadal zachowuje roszczenie o jego udzielenie. Nie można więc 1 października po prostu wyzerować salda w systemie kadrowym i uznać, że sprawa przestała istnieć.

Jednocześnie zaczyna jednak działać art. 291 § 1 Kodeksu pracy. Roszczenia wynikające ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się po 3 latach od dnia, w którym stały się wymagalne. Państwowa Inspekcja Pracy przyjmuje w przypadku zaległego urlopu, że termin ten należy wiązać z 30 września roku następującego po roku, za który urlop przysługiwał. To właśnie dlatego wieloletnie odkładanie wolnego może w końcu doprowadzić do sytuacji, w której pracodawca będzie mógł podnieść zarzut przedawnienia.

Dla urlopu należnego za 2025 rok data 30 września 2026 roku nie jest więc końcem prawa do wolnego, lecz początkiem okresu, który może doprowadzić do przedawnienia roszczenia. Według sposobu liczenia wskazywanego przez PIP 3-letni termin upłynie 30 września 2029 roku. To dużo czasu, ale w firmach, w których pracownicy przez kolejne lata przenoszą część urlopu, zaległości potrafią się nawarstwiać.

Masz jeszcze urlop z 2022 roku? Tutaj 30 września 2026 roku jest naprawdę ważny

Znacznie pilniejsza sytuacja dotyczy pracowników, którzy z jakiegoś powodu nadal mają nierozliczony urlop wypoczynkowy za 2022 rok. Tu nie mówimy już o rozpoczęciu biegu przedawnienia. Według zasad przedstawianych przez Państwową Inspekcję Pracy roszczenie dotyczące takiego urlopu stało się wymagalne 30 września 2023 roku, a 3-letni termin przedawnienia dochodzi do końca właśnie 30 września 2026 roku.

PIP podawała już analogiczny przykład dla wcześniejszych lat. Urlop za 2020 rok miał termin przedawnienia przypadający na 30 września 2024 roku, natomiast urlop za 2021 rok – na 30 września 2025 roku. Przesuwając ten sam mechanizm o kolejny rok otrzymujemy 30 września 2026 roku dla niewykorzystanego urlopu za 2022 rok. Jeżeli ktoś ma więc w systemie kadrowym bardzo stare zaległości, nie powinien zakładać, że skoro widzi je na swoim koncie, będą tam czekały bez końca.

Przedawnienie nie działa przy tym tak samo jak automatyczne usunięcie dni z ewidencji. PIP zaznacza, że skorzystanie z zarzutu przedawnienia jest prawem pracodawcy, a nie jego obowiązkiem. Pracodawca może więc mimo upływu terminu udzielić pracownikowi starego urlopu. Może jednak również powołać się na przedawnienie i odmówić jego udzielenia. Dla pracownika różnica jest zasadnicza, szczególnie gdy zaległość wynosi nie 1 lub 2 dni, lecz kilkanaście albo nawet kilka tygodni wypoczynku.

Urlopu nie można po prostu zamienić na pieniądze, kiedy pracownik nadal pracuje

Częstym błędem jest również przekonanie, że jeżeli firma nie zdąży udzielić zaległego urlopu, może zamiast tego wypłacić pracownikowi pieniądze i zamknąć sprawę. Co do zasady tak to nie działa. Prawo do wypoczynku ma być realizowane w naturze, czyli przez faktyczne zwolnienie pracownika od pracy z zachowaniem wynagrodzenia. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy stosunek pracy zostaje rozwiązany lub wygasa.

Oznacza to, że zatrudniony nie może po prostu poprosić pracodawcy: „mam 20 dni zaległego urlopu, wypłaćcie mi za nie pieniądze, a będę dalej pracował”. Firma również nie może potraktować wypłaty jako wygodnej metody wyczyszczenia zaległości urlopowych. Mechanizm urlopu wypoczynkowego został skonstruowany po to, aby pracownik rzeczywiście odpoczął, a nie otrzymał dodatkową kwotę kosztem rezygnacji z wolnego.

Warszawscy pracownicy również powinni sprawdzić swoje saldo przed końcem września

Przepisy są takie same w całym kraju, a więc dotyczą również osób zatrudnionych w Warszawie i na Mazowszu. W dużych przedsiębiorstwach zaległe dni są zazwyczaj widoczne w elektronicznych systemach kadrowych, ale nie wszędzie pracownik zagląda do nich regularnie. Szczególnie łatwo przeoczyć kilka dni przenoszonych z roku na rok po długiej chorobie, urlopie rodzicielskim, zmianach organizacyjnych albo wielokrotnym przekładaniu wcześniej zaplanowanego wypoczynku.

Skala zainteresowania prawem pracy w stolicy jest duża. W ostatnim opublikowanym szczegółowym sprawozdaniu Okręgowy Inspektorat Pracy w Warszawie informował, że w ciągu roku udzielił ponad 46 tys. porad prawnych i technicznych. Wśród tematów zgłaszanych przez pracowników znajdują się także sprawy dotyczące urlopów i rozliczeń związanych z niewykorzystanym wypoczynkiem. Jeżeli więc pracodawca kwestionuje liczbę dni, odmawia udzielenia zaległego urlopu albo twierdzi, że stare dni po prostu „przepadły”, pracownik może zwrócić się o poradę do Państwowej Inspekcji Pracy.

Urlop na żądanie ma dodatkową zasadę. Nie wszystko trzeba wykorzystać do 30 września

Jest jeszcze jeden wyjątek, który potrafi namieszać w firmowych rozliczeniach. Art. 168 Kodeksu pracy wskazuje, że termin 30 września nie obejmuje części urlopu udzielanej na zasadach urlopu na żądanie. Pracownik ma w ciągu roku do 4 takich dni, ale nie jest to dodatkowy urlop ponad zwykły wymiar 20 lub 26 dni. Jeżeli dni na żądanie nie zostaną wykorzystane, przechodzą na kolejny rok jako część zwykłego urlopu wypoczynkowego.

Przykładowo osoba, która w poprzednim roku w ogóle nie korzystała z urlopu na żądanie, może mieć nieco inną sytuację niż pracownik, którego cała zaległość składa się z normalnie planowanego urlopu. Dlatego przed końcem września najlepiej nie patrzeć wyłącznie na jedną liczbę pokazującą łączną pulę wolnego, ale sprawdzić w kadrach, z którego roku pochodzą poszczególne dni i jak zostały zakwalifikowane.

Do 30 września zostało 8 dni. Sprawdź przede wszystkim, z którego roku pochodzi zaległość

Najważniejsze dla pracownika jest teraz ustalenie nie tylko tego, ile dni urlopu pozostało, ale także z jakiego roku pochodzą. Jeżeli są to dni za 2025 rok, pracodawca powinien udzielić ich najpóźniej do 30 września 2026 roku, a samo przekroczenie tej daty nie odbiera pracownikowi prawa do wypoczynku. Od tego momentu trzeba jednak pamiętać o 3-letnim terminie przedawnienia roszczenia.

Znacznie pilniej powinny zareagować osoby, które nadal mają nierozliczony urlop za 2022 rok. W ich przypadku 30 września 2026 roku może oznaczać dojście do końca 3-letniego okresu przedawnienia. Dobrym krokiem jest sprawdzenie salda w systemie kadrowym, zachowanie informacji o liczbie zaległych dni i wyjaśnienie rozbieżności z działem kadr jeszcze przed końcem miesiąca. Jeżeli pracodawca odmawia udzielenia urlopu albo twierdzi, że starsze dni już nie istnieją, sprawę można skonsultować z Państwową Inspekcją Pracy. Kilka minut poświęconych na sprawdzenie ewidencji może zdecydować o kilkunastu dniach wypoczynku, które były odkładane przez lata.