Możesz dostać sześć dodatkowych dni urlopu. Trzeba przekazać pracodawcy dokument z ZUS

Miliony zatrudnionych mogą mieć prawo do dłuższego urlopu. Od 2026 roku do stażu pracy wliczane są także udokumentowane okresy wykonywania umów zlecenia i prowadzenia działalności gospodarczej – również przypadające wiele lat wcześniej. Jeżeli po ich doliczeniu staż pracownika osiągnie 10 lat, wymiar urlopu wzrośnie z 20 do 26 dni. Zmiana nie zawsze nastąpi jednak automatycznie. Potrzebne może być zaświadczenie pobrane z eZUS i przekazane pracodawcy.

Nowe zasady obowiązują już zarówno w sektorze publicznym, jak i w prywatnych firmach. Pracodawcy należący do sektora finansów publicznych stosują je od 1 stycznia 2026 roku, natomiast pozostali pracodawcy – od 1 maja 2026 roku.

To jedna z największych od lat zmian w sposobie ustalania stażu pracy. Wcześniej osoba, która przez kilka lat wykonywała obowiązki na podstawie umowy zlecenia, mogła być traktowana pod względem uprawnień pracowniczych niemal tak, jakby w tym czasie nie pracowała.

Teraz udokumentowane okresy aktywności zawodowej mogą wpływać między innymi na urlop wypoczynkowy, dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe oraz możliwość ubiegania się o stanowiska wymagające określonego doświadczenia.

Z 20 do 26 dni urlopu. Decyduje granica 10 lat

Zasady dotyczące wymiaru urlopu nie zostały zmienione. Nadal pracownik zatrudniony na pełnym etacie ma prawo do:

• 20 dni urlopu – gdy jego staż urlopowy jest krótszy niż 10 lat,
• 26 dni urlopu – gdy staż wynosi co najmniej 10 lat.

Zmieniło się natomiast to, jakie okresy można zaliczyć do tego stażu.

Jeżeli ktoś miał dotychczas osiem lat stażu urlopowego, a następnie udokumentuje dwa wcześniejsze lata pracy na zleceniu, może przekroczyć granicę 10 lat. W takim przypadku jego roczny wymiar urlopu wzrośnie o sześć dni.

Dla osób zatrudnionych na część etatu urlop oblicza się proporcjonalnie. Nie każdy otrzyma więc dokładnie sześć pełnych dni.

Studia i zlecenie mogą dać łącznie wymagane 10 lat

Przy ustalaniu stażu urlopowego nadal uwzględnia się okresy nauki. Ukończenie szkoły wyższej daje osiem lat stażu urlopowego. Okresów nauki i zatrudnienia przypadających równocześnie nie dodaje się jednak podwójnie.

Przykład może wyglądać następująco:

Pracownik ukończył studia, dzięki czemu ma osiem lat zaliczanych do stażu urlopowego. Po studiach przez dwa lata pracował na oskładkowanych umowach zlecenia, a później podpisał umowę o pracę. Po przedstawieniu odpowiedniego zaświadczenia jego staż może osiągnąć 10 lat. W efekcie zamiast 20 dni urlopu będzie mu przysługiwało 26 dni.

Nie trzeba więc mieć przepracowanych 10 lat wyłącznie na etacie.

Te okresy można teraz doliczyć do stażu pracy

Nowe przepisy pozwalają uwzględniać między innymi okresy:

• wykonywania umowy zlecenia,
• świadczenia usług na zasadach właściwych dla zlecenia,
• wykonywania umowy agencyjnej,
• prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,
• współpracy z osobą prowadzącą działalność,
• korzystania z ulgi na start,
• zawieszenia działalności w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, jeśli finansowane były odpowiednie składki,
• członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych,
• wykonywania udokumentowanej pracy zarobkowej za granicą.

Szczegółowy katalog okresów podlegających uwzględnieniu przedstawia Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Umowa o dzieło nadal nie zwiększy stażu

Nie każda forma pracy została objęta zmianami.

Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia, że do stażu wlicza się umowy zlecenia, umowy agencyjne oraz inne umowy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Nie uwzględnia się natomiast okresów wykonywania umowy o dzieło.

Powodem jest między innymi to, że umowa o dzieło co do zasady nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych. Wyjaśnienie znajduje się w materiale Państwowej Inspekcji Pracy.

Dokument trzeba pobrać z eZUS

W wielu przypadkach samo poinformowanie działu kadr o dawnych zleceniach nie wystarczy. Okresy objęte ubezpieczeniami społecznymi powinny zostać potwierdzone zaświadczeniem ZUS.

Wniosek nosi nazwę:

USP – Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy.

Można go złożyć wyłącznie elektronicznie przez konto w eZUS. ZUS również elektronicznie przekaże:

• zaświadczenie,
• decyzję,
• ewentualne pisma dotyczące sprawy.

Po otrzymaniu zaświadczenia należy przekazać je pracodawcy, najlepiej do działu kadr. To na jego podstawie firma przeliczy staż i sprawdzi, czy zmieniają się uprawnienia pracownika.

Jeśli w bazach ZUS brakuje danych i Zakład nie może potwierdzić danego okresu, możliwe jest wykazanie aktywności zawodowej innymi dokumentami. Mogą to być – zależnie od sytuacji – umowy, rachunki, potwierdzenia wykonywania pracy, dokumenty podatkowe lub zaświadczenia zagraniczne. Pracodawca musi jednak mieć materiał pozwalający wiarygodnie ustalić konkretny okres.

Dawne zlecenia również mogą zostać uwzględnione

Zmiana nie obejmuje wyłącznie umów zawartych po wejściu nowych przepisów. Można dokumentować także wcześniejsze okresy zlecenia lub prowadzenia firmy.

To szczególnie ważne dla osób, które rozpoczynały karierę od kilkuletniej współpracy poza etatem, a dopiero później otrzymały umowę o pracę. Nawet zlecenia wykonywane wiele lat temu mogą wpłynąć na obecne uprawnienia, jeśli zostaną odpowiednio potwierdzone.

Okresy, które nakładały się na siebie, nie pozwolą jednak podwoić stażu. Jeżeli ktoś jednocześnie pracował na etacie i wykonywał zlecenie, ten sam przedział czasu zostanie zaliczony tylko raz.

Dodatkowy urlop może pojawić się w trakcie roku

Jeżeli po dostarczeniu dokumentów okaże się, że pracownik osiągnął wymagane 10 lat stażu, może nabyć prawo do wyższego wymiaru urlopu.

Przykładowo, osoba mająca dotychczas 20 dni może uzyskać urlop uzupełniający prowadzący do wymiaru 26 dni. Trzeba jednak uwzględnić wymiar etatu, moment nabycia uprawnienia i urlop już wykorzystany. Kadry powinny przeliczyć sytuację konkretnego pracownika.

Nowe przepisy nie oznaczają natomiast automatycznego przyznania zaległych sześciu dni za każdy miniony rok. Zmieniają bieżące uprawnienia pracownicze po uwzględnieniu i udokumentowaniu dodatkowych okresów.

Zmiana może wpłynąć nie tylko na urlop

Doliczenie zlecenia lub działalności może przynieść pracownikowi więcej niż sześć dodatkowych dni wolnego. Ministerstwo Rodziny wskazuje, że dłuższy staż może mieć znaczenie także przy ustalaniu:

• dodatku stażowego,
• nagrody jubileuszowej,
• prawa do dłuższego okresu wypowiedzenia – ale tylko w przypadkach związanych ze stażem u konkretnego pracodawcy,
• wysokości odprawy,
• dostępu do stanowisk wymagających określonego doświadczenia zawodowego.

W przypadku okresu wypowiedzenia obowiązuje istotne ograniczenie. Do zakładowego stażu mogą zostać doliczone wcześniejsze zlecenia wykonywane na rzecz obecnego pracodawcy. Zlecenie realizowane w zupełnie innej firmie nie wydłuży okresu wypowiedzenia u aktualnego pracodawcy.

Co trzeba zrobić krok po kroku?

Osoba, która wcześniej pracowała na zleceniu lub prowadziła firmę, powinna:

1. Zalogować się do swojego konta w eZUS.
2. Odszukać formularz USP.
3. Wskazać okresy, które mają zostać potwierdzone.
4. Poczekać na elektroniczne zaświadczenie ZUS.
5. Przekazać dokument obecnemu pracodawcy.
6. Poprosić kadry o ponowne ustalenie stażu i wymiaru urlopu.

Przepisy już obowiązują, ale pracodawca nie zawsze sam odnajdzie wszystkie dawne umowy pracownika. Dlatego osoby, które przed przejściem na etat przez kilka lat wykonywały zlecenia lub prowadziły działalność, powinny sprawdzić swoje konto w ZUS. Jeden dokument może przesądzić o przejściu z 20 do 26 dni urlopu jeszcze w tym roku.