Urzędy czeka oblężenie. Miliony Polaków musi udać się tam jak najszybciej

Taki rok może się już nie powtórzyć. W ciągu najbliższych miesięcy do urzędów w całej Polsce ruszy blisko 3,7 mln obywateli. Wszystkim kończy się ważność dowodu osobistego. Urzędnicy już mówią o konieczności sobotniej pracy i wydłużonych godzinach przyjęć.

Rok 2026 zapisze się w pamięci polskich urzędników na długo. Według danych Ministerstwa Cyfryzacji przekazanych redakcji „Faktu”, termin ważności minie w tym roku u 3 662 000 Polaków. Co ósmy dorosły mieszkaniec kraju będzie musiał znaleźć czas na wizytę w urzędzie gminy. Wielu z nich odkryje to dopiero w ostatniej chwili – przy próbie rezerwacji lotu, w banku, albo gdy na granicy powie im „przykro mi, dokument nieważny”.

Dlaczego akurat teraz tyle osób?

Dowody osobiste dla osób dorosłych wydawane są na 10 lat. W 2016 roku Polacy masowo wymieniali stare dokumenty – zarówno te w formie „książeczkowej”, jak i pierwsze plastikowe wersje. Wielu młodych ludzi po raz pierwszy wyrabiało dowód tuż po ukończeniu 18 lat. Wszystkie te dowody tracą ważność właśnie teraz.

Liczba osób objętych wymianą znacząco przewyższa dane z poprzednich lat. W 2024 roku do urzędów udało się 3 326 000 osób, rok później – 3 341 000. W niektórych gminach pracownicy szacują, że liczba wniosków wzrośnie o kilkadziesiąt procent.

Przedłużające się terminy i trudności z zapisem

Procedura wymaga obecnie osobistej wizyty – nawet jeśli wniosek zostanie złożony online. Wszystkie osoby powyżej 12 roku życia muszą bowiem osobiście stawić się w urzędzie, aby złożyć odciski palców. Bez tej czynności sprawa pozostaje bez rozpatrzenia.

Standardowy czas oczekiwania na nowy dowód wynosi maksymalnie 30 dni. W praktyce może być gorzej. Już teraz w niektórych dużych miastach najtrudniej dostać się na wizytę w godzinach popołudniowych. W Krakowie wolne terminy w kilku dzielnicach są dopiero za 3 tygodnie. W Warszawie sytuacja wygląda podobnie – kto próbuje umówić wizytę po 15:00, ten często słyszy, że najbliższy wolny termin jest za miesiąc. Zdjęcie musi być aktualne – wykonane nie wcześniej niż 6 miesięcy przed złożeniem wniosku – i spełniać wymogi biometryczne. Selfie z telefonu nie przejdzie.

Gdzie i kiedy złożyć wniosek?

Wniosek o nowy dowód można złożyć w dowolnym urzędzie gminy, niezależnie od miejsca zameldowania. Ministerstwo Cyfryzacji zachęca, aby sprawdzić datę ważności dokumentu już teraz i zaplanować wizytę z odpowiednim wyprzedzeniem – najlepiej 30-45 dni przed upływem terminu.

Po wpisaniu swoich danych do Rejestru Danych Kontaktowych można otrzymać automatyczne przypomnienie o zbliżającym się końcu ważności dowodu. Niektóre banki również informują klientów o wygasającym dokumencie.

Konsekwencje zwlekania mogą być dotkliwe

Nieważny dowód osobisty to w świetle prawa brak dokumentu tożsamości. Przepisy przewidują karę finansową sięgającą nawet 5000 zł za posługiwanie się przeterminowanym dokumentem lub uchylanie się od obowiązku jego wymiany.

Bez ważnego dowodu niemożliwe staje się załatwienie jakiejkolwiek sprawy w banku – od wypłaty większej gotówki, przez podpisanie umowy kredytowej, po otwarcie nowego konta. Przekroczenie granicy, nawet w strefie Schengen, również staje się niewykonalne. Nie można podpisać umowy o pracę, odebrać listu poleconego na poczcie, potwierdzić tożsamości u notariusza czy zawarć umowy z operatorem telefonicznym. W czerwcu, tuż przed wakacjami, wiele osób odkryje, że nie poleci na upragniony urlop.

Cyfrowy dowód nie zastąpi wizyty w urzędzie

Wielu Polaków korzysta z aplikacji mObywatel, traktując cyfrową wersję dowodu jako wygodny zamiennik plastikowej karty. mDowód pozwala wylegitymować się w większości polskich urzędów i instytucji, nawet gdy fizyczny dokument stracił ważność. Cyfrowy dowód działa wyłącznie na terytorium Polski. Przy jakimkolwiek wyjeździe za granicę niezbędny jest ważny plastikowy dowód osobisty lub paszport.

Sprawdź swój dowód jeszcze dziś

Już teraz warto wyjąć dowód z portfela i sprawdzić datę ważności. Jeśli upływa w 2026 roku, najlepiej zaplanować wizytę w urzędzie na najbliższe tygodnie. W miarę upływu czasu dostępność terminów będzie się zmniejszać.

Wymiana dotyczy nie tylko osób, którym kończy się 10-letni termin ważności. Obowiązek wyrobienia nowego dowodu powstaje także w przypadku zmiany nazwiska po ślubie, znaczącej zmiany wyglądu oraz uszkodzenia lub zgubienia dokumentu.

Urzędy są świadome nadchodzącego wyzwania i niektóre już wprowadzają dodatkowe dyżury oraz wydłużone godziny przyjęć. W Warszawie kilka dzielnic zapowiada sobotnie otwarcia. Nie zmienia to faktu, że od lutego sytuacja może się pogorszyć. Kto poczeka do wakacji, ten w urzędzie spędzi pół dnia.