Za trzy dni listonosz przestanie do ciebie pukać. Urząd wyśle dokument, ale ty go nie zobaczysz

Od pierwszego stycznia Polacy wchodzą w nową erę kontaktu z urzędami, która dla wielu może skończyć się przeoczonymi terminami i stratami finansowymi. Podczas gdy duński operator pocztowy PostNord demontuje czerwone skrzynki na listy i całkowicie kończy z papierową korespondencją po czterystu latach tradycji, Polska wprowadza system e-Doręczeń, który zastąpi znajomy ePUAP. Problem w tym, że większość obywateli nie wie o tej zmianie, a brak reakcji może oznaczać, że decyzja urzędu zostanie uznana za skutecznie doręczoną, mimo że nigdy jej nie odebrałeś.

Duńska poczta PostNord przeszła do historii z hukiem. Tysiąc pięćset osób traci pracę, a tysiąc czerwonych skrzynek pocztowych, które były częścią narodowego dziedzictwa od 1624 roku, trafiło na specjalną wyprzedaż i aukcje charytatywne. Jak podaje portal Politico, decyzja wynikała z czystego pragmatyzmu – firma zanotowała deficyt operacyjny w wysokości pięćdziesięciu siedmiu milionów euro, a liczba tradycyjnych listów w obiegu spadła o ponad dziewięćdziesiąt procent od 2000 roku. Ostatnie skrzynki są demontowane właśnie w te dni.

Paradoks polega na tym, że prawo duńskie gwarantuje obywatelom możliwość wysyłania i odbierania tradycyjnych papierowych listów. Dlatego w miejsce zajmowane dotychczas przez PostNord wkracza prywatna firma kuriersko-dystrybucyjna Dao, która od lutego przejmie rynek korespondencji krajowej i zagranicznej. Firma otrzyma w tym celu sto dziesięć milionów koron duńskich rządowej dotacji i zamierza obniżyć opłaty za nadanie listu. Szef sprzedaży Dao Lars Balsby w rozmowie z Politico podkreśla, że papierowa korespondencja przeżywa swoisty renesans wśród młodych Duńczyków, którzy coraz częściej zwracają się ku komunikacji tradycyjnej, porzucając internetowe komunikatory.

Polski urząd wyśle list, ale listonosz go nie przyniesie

Polska idzie własną drogą, choć cel jest podobny – ograniczenie kosztów tradycyjnej poczty. Od pierwszego stycznia 2026 roku kończy się okres przejściowy dla systemu e-Doręczeń, który staje się podstawowym kanałem komunikacji podmiotów publicznych z obywatelami i firmami. Jak wyjaśnia w wypowiedzi dla PAP ekspert Aleksy Zięba, oznacza to koniec z tradycyjnymi awizami i wizytami na poczcie po odbiór decyzji administracyjnych czy wezwań z urzędów.

System działa jako elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru i ma taką samą moc prawną jak tradycyjna korespondencja. Kluczowa różnica polega na tym, że zamiast kartki z napisem „awizo” w skrzynce pocztowej, otrzymasz powiadomienie w systemie elektronicznym. Problem pojawia się wtedy, gdy nie założyłeś adresu do e-Doręczeń i nie wiesz, że urząd już do ciebie pisał. Od stycznia przestaje obowiązywać tak zwana fikcja doręczenia dla korespondencji wysyłanej z ePUAP, który traci status domyślnego kanału komunikacji.

Dla przedsiębiorców sytuacja jest jeszcze bardziej skomplikowana. Firmy wpisane do KRS przed pierwszym stycznia 2025 roku musiały założyć adres do e-Doręczeń już od pierwszego kwietnia ubiegłego roku. Przedsiębiorcy z CEIDG zarejestrowani przed końcem 2024 roku mają czas do pierwszego października 2026 roku. Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego – adwokaci, radcowie prawni, notariusze, doradcy podatkowi – mają obowiązek korzystania z e-Doręczeń od pierwszego stycznia 2025 roku. Jak podaje portal gov.pl, brak aktywnego adresu może skutkować utratą terminów procesowych i ryzykiem uznania doręczeń za nieskuteczne, mimo że faktycznie ich nie odebrałeś.

Poczta Polska drukuje maile za miliony

Ministerstwo Cyfryzacji przewidziało rozwiązanie dla osób, które nie chcą lub nie mogą korzystać z elektronicznej skrzynki. To tak zwana usługa hybrydowa, którą świadczy Poczta Polska. Urząd wysyła dokument elektronicznie do systemu e-Doręczeń, a operator automatycznie go drukuje, kopertuje i dostarcza jako tradycyjny list polecony. Dla obywatela w praktyce nic się nie zmienia – wciąż dostaje papierowy list. Zmienia się tylko droga, jaką przechodzi dokument.

Dla Poczty Polskiej, która zakończyła rok obrotowy 2024 ze stratą netto wynoszącą dwieście dwanaście przecinek dziewięć miliona złotych, usługa hybrydowa to źródło przychodów w czasach spadku tradycyjnej korespondencji. Firma otrzymała rządowe wsparcie na świadczenie tej usługi w ramach transformacji cyfrowej państwa. Eksperci zauważają jednak, że w dłuższej perspektywie drukowanie elektronicznych dokumentów i ich fizyczne dostarczanie może okazać się droższe dla budżetu państwa niż zachęcanie obywateli do pełnej cyfryzacji.

Co to oznacza dla ciebie

Jeśli jesteś zwykłym obywatelem, korzystanie z e-Doręczeń pozostaje dobrowolne – ale tylko do momentu, gdy sam zdecydujesz się założyć elektroniczną skrzynkę. Ta decyzja jest nieodwołalna. Od momentu założenia adresu do e-Doręczeń urząd będzie kontaktował się z tobą wyłącznie cyfrowo, bez papierowych listów i bez możliwości powrotu do tradycyjnej formy. Dlatego zastanów się dobrze, czy jesteś gotowy na ten krok.

Jeśli nie założysz skrzynki e-Doręczeń, urząd skorzysta z usługi hybrydowej i wciąż będziesz dostawał tradycyjne listy polecone. Nie grożą ci żadne sankcje ani kary. Może się jednak wydłużyć czas załatwiania spraw, ponieważ drukowanie dokumentów i ich fizyczne dostarczanie trwa dłużej niż elektroniczne doręczenie. Radca prawny Aleksy Zięba w rozmowie z PAP podkreśla, że w praktyce presja na cyfryzację będzie rosła, bo urzędy będą preferować kontakt przez e-Doręczenia.

Jeśli prowadzisz firmę wpisaną do KRS i nie założyłeś jeszcze adresu do e-Doręczeń, masz poważny problem. Termin minął pierwszego kwietnia 2025 roku i od tamtej pory każda korespondencja od urzędów może być uznana za skutecznie doręczoną, nawet jeśli jej nie widziałeś. Brak skrzynki oznacza realne ryzyko przeoczenia terminów procesowych, nieuznania złożonych dokumentów czy utraty prawa do odwołania. Firmy z CEIDG mają więcej czasu – do pierwszego października 2026 roku, ale eksperci zalecają nie czekać do ostatniej chwili, bo utworzenie adresu i skrzynki może potrwać kilka dni.

Założenie adresu do e-Doręczeń jest bezpłatne i można to zrobić przez stronę gov.pl/web/e-doreczenia. Proces jest w pełni elektroniczny i wymaga zalogowania się przez profil zaufany, e-dowód lub bankowość elektroniczną. Po aktywacji skrzynki powinieneś sprawdzać ją regularnie – najlepiej codziennie lub przynajmniej kilka razy w tygodniu. System wysyła powiadomienia na wskazany adres e-mail, ale ostateczna odpowiedzialność za odbiór korespondencji spoczywa na tobie.

Jeśli już masz aktywną skrzynkę e-Doręczeń, upewnij się, że masz włączone powiadomienia e-mail i SMS oraz że adres powiadomień jest aktualny. Sprawdź, czy wiesz, jak zalogować się do skrzynki i czy pamiętasz hasło. Warto również poinformować swojego księgowego lub biuro rachunkowe o tym, że urząd może już wysyłać dokumenty elektronicznie – niektóre firmy zlecają obsługę e-Doręczeń zewnętrznym biurom, które mają pełnomocnictwo do odbioru korespondencji.

Szczególnie uważni powinni być seniorzy i osoby, które nie czują się pewnie w świecie cyfrowym. Dla nich usługa hybrydowa może być najlepszym rozwiązaniem, ale warto upewnić się, że najbliżsi wiedzą o zmianach i pomogą w razie problemów. Jeśli otrzymasz pismo z urzędu z informacją o wysłaniu dokumentu przez e-Doręczenia, nie ignoruj go. Najlepiej od razu wyjaśnić z urzędnikiem podpisanym pod pismem, co się wydarzyło, bo u niego może wyglądać, że wysyłka przebiegła prawidłowo i mogą już biec terminy do odpowiedzi.