Koniec z pracą 8-16, koniec z braniem urlopu na załatwianie formalności. Jest jednak haczyk: godzina 17:40

Wydłużone godziny pracy urzędów miały rozwiązać problem osób, które kończą pracę o 16:00 lub 17:00 i wcześniej musiały brać wolne, żeby załatwić prostą sprawę przy okienku. W wielu miejscach rzeczywiście można dziś przyjść w poniedziałek nawet do 18:00. Jest jednak szczegół, o którym łatwo dowiedzieć się dopiero przy drzwiach urzędu. Godzina zamknięcia budynku nie zawsze jest godziną, do której można pobrać numerek, wejść do kolejki albo załatwić konkretną sprawę. W Warszawie są miejsca, gdzie urząd pracuje do 18:00, ale kolejkomat kończy wydawanie numerów już o 17:30.

Sprawdziliśmy aktualne godziny kilku najważniejszych instytucji. Różnice są duże. W poniedziałek po godzinie 17 można jeszcze załatwić część spraw podatkowych, dowód osobisty, prawo jazdy czy sprawę w NFZ. Nie oznacza to jednak, że bezpiecznie można pojawić się 5 minut przed zamknięciem. W niektórych miejscach liczba numerków jest ograniczona, w innych ostatni bilet wydawany jest pół godziny wcześniej, a konkretna komórka może zakończyć obsługę szybciej niż urząd jako całość.

Przepisy mówią o obsłudze do 18:00, ale nie obejmują każdego urzędu w Polsce

Podstawą wydłużonych godzin jest zarządzenie Prezesa Rady Ministrów dotyczące organizacji czasu pracy urzędów służby cywilnej. W jednostkach objętych tymi zasadami, które wykonują zadania związane z obsługą interesantów, czas pracy ma być zorganizowany tak, aby co najmniej jednego dnia w tygodniu obsługa odbywała się między godziną 8:00 a 18:00. Szefowa Służby Cywilnej zaleciła, aby był to poniedziałek, chyba że lokalne warunki przemawiają za wyborem innego dnia.

To nie jest jednak ogólnopolska zasada mówiąca, że każdy urząd, do którego chodzi obywatel, musi być w poniedziałek czynny do 18:00. Regulacja dotyczy przede wszystkim administracji rządowej i korpusu służby cywilnej. Samorządy, ZUS, NFZ, sądy czy inne instytucje mogą mieć własne harmonogramy. Co więcej, nawet w urzędzie objętym regulacją różne wydziały mogą działać według różnych godzin. Dlatego informacja umieszczona przy wejściu do budynku nie zawsze odpowiada godzinom stanowiska, do którego rzeczywiście chcemy się dostać.

Urząd do 18:00, ale numerek tylko do 17:30. Tak działa Mazowiecki Urząd Wojewódzki

Bardzo dobrze widać to na przykładzie Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego przy placu Bankowym w Warszawie. Ogólne godziny pracy urzędu to od poniedziałku do piątku 8:00-16:00, ale Kancelaria Główna w poniedziałek pracuje od 8:00 do 18:00. Osoba, która przeczyta tylko tę informację, może więc dojść do wniosku, że przyjazd o 17:45 nie powinien stanowić problemu.

W praktyce trzeba czytać dalej. Obsługa w Biurze Podawczym odbywa się na podstawie numerku z biletomatu albo wcześniejszej rezerwacji. W poniedziałek biletomat wydaje numerki tylko do godziny 17:30, natomiast rezerwacje internetowe są dostępne do 17:25. W przypadku korespondencji dotyczącej Wydziału Spraw Cudzoziemców obowiązuje dodatkowo dzienny limit 100 numerków. Teoretyczna godzina zamknięcia i ostatni moment, w którym można skutecznie wejść do systemu obsługi, są więc dwiema różnymi rzeczami.

To szczególnie ważne dla kogoś, kto planuje wizytę dokładnie po pracy. Wyjście z biura o 17:00 i przyjazd do urzędu kilkadziesiąt minut później może zakończyć się pocałowaniem klamki nie dlatego, że urząd jest już zamknięty, lecz dlatego, że system kolejkowy przestał przyjmować kolejnych interesantów.

W NFZ sytuacja jest niemal identyczna. Sala działa do 18:00, numerki kończą się wcześniej

Podobny mechanizm funkcjonuje w Mazowieckim Oddziale Wojewódzkim NFZ przy ul. Chałubińskiego 8. Sala Obsługi Klientów w Warszawie jest w poniedziałki otwarta od 8:00 do 18:00. Można tam między innymi uzyskać EKUZ, potwierdzić Profil Zaufany, uzyskać informacje dotyczące Internetowego Konta Pacjenta, zweryfikować ubezpieczenie zdrowotne czy załatwiać sprawy związane z dobrowolnym ubezpieczeniem.

NFZ od razu zamieszcza jednak ważne ostrzeżenie. Numerki z kolejkomatu można w poniedziałek pobierać tylko do godziny 17:30. Od wtorku do piątku sala działa do 16:00, ale numerki wydawane są do 15:30. W praktyce pół godziny przed oficjalnym końcem pracy może więc być już za późno, żeby dopiero wejść do budynku i rozpocząć załatwianie sprawy. To właśnie taki szczegół powoduje, że samo sprawdzenie w Google hasła „NFZ godziny otwarcia” może nie wystarczyć.

Z paszportem jest jeszcze inaczej. Punkt działa do 17:30, ale liczba numerków jest ograniczona

Kolejnym dobrym przykładem są warszawskie punkty paszportowe. Referaty przy ul. Kruczej i Floriańskiej oraz terenowe punkty działające w urzędach dzielnic przyjmują w poniedziałki zasadniczo od 10:00 do 17:30, a od wtorku do piątku od 8:00 do 15:30. Mazowiecki Urząd Wojewódzki podkreśla przy tym, że w punktach funkcjonują systemy kolejkowe, a liczba numerków wydawanych w danym dniu jest ograniczona.

Oznacza to, że nawet przyjazd przed oficjalnym zamknięciem nie musi automatycznie oznaczać obsługi. Jeżeli pula numerków zostanie wcześniej wykorzystana, kolejna osoba nie wejdzie już do kolejki. W części punktów można dokonać rezerwacji przez internet, ale liczba takich terminów także jest ograniczona. Paszport można natomiast wyrobić w dowolnym punkcie paszportowym w Polsce, ponieważ nie obowiązuje rejonizacja. Osoba, której zależy na godzinach popołudniowych, może więc sprawdzić również punkty poza swoją dzielnicą albo poza Warszawą.

Na Mazowszu różnice potrafią wynosić kilkadziesiąt minut. Przykładowo punkt w Łomiankach przyjmuje w poniedziałek wnioski paszportowe do 17:45, natomiast w innych lokalizacjach obsługa może kończyć się wcześniej. Przed podróżą liczy się więc nie tylko adres najbliższego punktu, ale również rodzaj sprawy i dokładny harmonogram konkretnego stanowiska.

Dowód osobisty i samochód w Warszawie można załatwiać w poniedziałek do 18:00

W miejskich urzędach Warszawy sytuacja jest dla mieszkańców bardziej przejrzysta. Delegatury Biura Administracji i Spraw Obywatelskich, które zajmują się między innymi dowodami osobistymi, meldunkiem, prawami jazdy i rejestracją pojazdów, przyjmują interesantów w poniedziałki od 8:00 do 18:00, natomiast od wtorku do piątku od 8:00 do 16:00. Harmonogram dotyczy delegatur działających w dzielnicach miasta.

Nie wynika to jednak z tych samych przepisów, które regulują czas pracy administracji rządowej. Warszawa jest samorządem i sama organizuje obsługę mieszkańców. Dla osoby przychodzącej do urzędu różnica prawna nie ma większego znaczenia, dopóki nie okaże się, że w tym samym budynku funkcjonuje również instytucja należąca do zupełnie innej administracji.

Tak może być właśnie z punktami paszportowymi umieszczonymi w urzędach dzielnic. Stanowisko miejskie zajmujące się dowodami osobistymi może pracować do 18:00, podczas gdy znajdujący się kilka metrów dalej punkt paszportowy podlegający wojewodzie kończy obsługę o 17:30. Z punktu widzenia mieszkańca wszystko znajduje się w „urzędzie dzielnicy”, ale organizacyjnie są to 2 różne instytucje.

Skarbówka jest jednym z najprostszych przykładów. Poniedziałek rzeczywiście jest dniem dla osób pracujących

W Krajowej Administracji Skarbowej wydłużony poniedziałek jest widoczny bardzo wyraźnie. Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie podaje godziny obsługi klientów od 8:00 do 18:00 w poniedziałek oraz od 8:00 do 15:00 od wtorku do piątku. Podobny układ funkcjonuje w urzędach skarbowych działających według zasad KAS. Dla osoby kończącej pracę około 16:00 jest to więc dzień, w którym osobista wizyta jest rzeczywiście znacznie łatwiejsza.

Nawet tutaj warto wcześniej ustalić, czy osobiste pojawienie się w urzędzie jest konieczne. KAS coraz więcej spraw przenosi do e-Urzędu Skarbowego, a informacje podatkowe i celne można uzyskiwać telefonicznie od poniedziałku do piątku od 8:00 do 18:00. Część wizyt można także wcześniej umówić. Jeśli sprawa wymaga jednak osobistej obecności, poniedziałek pozostaje zdecydowanie najbezpieczniejszym dniem dla osób pracujących w standardowych godzinach.

Reforma działa, ale Polacy nie rzucili się masowo do urzędów wieczorami

Kancelaria Prezesa Rady Ministrów sprawdziła, jak w praktyce funkcjonują wydłużone godziny. W badaniu uczestniczyło 1698 urzędów, czyli 97 proc. jednostek objętych ankietą. 92 proc. wykonywało zadania związane z obsługą interesantów, a wśród nich 75 proc. deklarowało wydłużone godziny obsługi. W 76 proc. przypadków dniem, w którym można było przyjść później, był właśnie poniedziałek.

Nie spowodowało to jednak wielkiego szturmu na urzędy po godzinie 16. Według danych Służby Cywilnej w badanym okresie urząd obsługiwał w wydłużonych godzinach średnio około 51 osób miesięcznie. Z punktu widzenia jednej placówki nie jest to ogromna liczba, ale dla osób, które wcześniej musiały brać urlop albo wychodzić z pracy, możliwość załatwienia sprawy wieczorem jest bardzo konkretna.

Największy błąd to przyjazd kilka minut przed zamknięciem

Jeżeli chcemy wykorzystać wydłużone godziny, najlepiej sprawdzić nie tylko nazwę urzędu i godzinę widoczną w wyszukiwarce. Trzeba wejść na stronę konkretnej instytucji i znaleźć godziny obsługi dokładnie tej sprawy, z którą przychodzimy. Warto też sprawdzić informacje o kolejkomacie, ostatniej godzinie wydawania numerków oraz możliwości wcześniejszego zarezerwowania wizyty. Przykłady Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego i NFZ pokazują, że różnica pomiędzy zamknięciem sali a zamknięciem kolejki może wynosić 30 minut.

Jeszcze większą ostrożność trzeba zachować w punktach, w których liczba biletów jest ograniczona. Oficjalna godzina 17:30 nie gwarantuje, że przychodząc o 17:20 nadal dostaniemy numerek. Jeżeli system wyczerpie dzienną pulę wcześniej, samo to, że pracownicy pozostają w budynku, nie pomoże osobie, która dopiero przyszła.

Po pracy da się dziś załatwić znacznie więcej. Trzeba tylko patrzeć na właściwą godzinę

Wydłużone godziny nie są więc fikcją. W poniedziałek po standardowym dniu pracy można w Warszawie załatwić sprawę podatkową, złożyć wniosek o dowód osobisty, zarejestrować samochód, odwiedzić część stanowisk administracji wojewódzkiej czy skorzystać z sali obsługi NFZ. Problem pojawia się wtedy, gdy godzinę pracy całej instytucji utożsamiamy z ostatnią godziną przyjęcia nowego interesanta.

Dlatego osoba, która widzi na stronie „czynne do 18:00”, nie powinna automatycznie planować wizyty na 17:50. Najbezpieczniej pojawić się wcześniej albo zarezerwować termin, jeśli urząd daje taką możliwość. W nowym systemie najważniejsza nie jest bowiem godzina zamknięcia drzwi. Znacznie ważniejsze pytanie brzmi: do której godziny urząd pozwoli mi jeszcze wejść do kolejki?