Urząd skarbowy kontroluje tę grupę osób. W rok przeprowadzili prawie 58 tys. takich akcji

Skala jest ogromna – w 2025 r. przeprowadzono 57 858 takich działań, a nieprawidłowości wykryto w 19 282 przypadkach. W pierwszych 3 miesiącach 2026 r. kontrolerzy zdążyli wykonać już 15 251 sprawdzeń. Zaczyna się niewinnie – np. od wejścia do sklepu.

KAS oficjalnie potwierdziła latem, że na terenie całego kraju prowadzi działania i kontrole dotyczące prawidłowego ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas fiskalnych. Na celowniku są przede wszystkim sprzedawcy i usługodawcy, którzy mają obowiązek rejestrować transakcje. Nie oznacza to jednak, że urzędnik odwiedzi każdy sklep, restaurację, taksówkarza czy salon fryzjerski. Skarbówka podkreśla, że miejsca mają być wybierane na podstawie analizy ryzyka i posiadanych informacji. Kontrola może więc rozpocząć się długo przed momentem, w którym przedsiębiorca zorientuje się, że właśnie obsłużył pracownika fiskusa.

Kontroler najpierw kupuje. Dopiero później pokazuje legitymację

Mechanizm został wpisany do ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej i działa od 1 stycznia 2022 r. Nabycie sprawdzające polega na zakupie towaru albo usługi w celu ustalenia, czy przedsiębiorca prawidłowo rejestruje sprzedaż na kasie fiskalnej i wydaje klientowi wymagany paragon. Pracownik urzędu skarbowego albo funkcjonariusz urzędu celno-skarbowego nie musi wcześniej zapowiadać swojej wizyty. Gdyby to zrobił, cała procedura straciłaby sens.

Art. 94o ustawy o KAS określa kolejność bardzo jasno. Najpierw dochodzi do nabycia towaru lub usługi. Dopiero bezpośrednio po zakupie sprawdzający okazuje legitymację służbową, informuje sprzedawcę, że przeprowadził nabycie sprawdzające i poucza go o prawach oraz obowiązkach. Na żądanie przedsiębiorcy powinien również pokazać stałe upoważnienie wydane przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego albo urzędu celno-skarbowego.

Przy zakupie towaru sprawa zazwyczaj kończy się jego zwrotem. Sprzedawca ma obowiązek przyjąć zwracany produkt i oddać otrzymane pieniądze. Inaczej jest z usługą, której nie da się już „oddać”. Jeżeli pracownik KAS zamówi posiłek, przejazd albo usługę i została ona wykonana, przepisy nie przewidują jej zwrotu. Z przebiegu kontroli powstaje później odpowiednia dokumentacja. Gdy wszystko odbyło się prawidłowo, sporządzana jest notatka. Jeśli kontroler wykryje naruszenie, sporządzany jest protokół.

Kontrola może dotyczyć nie tylko właściciela firmy. Sprawdzanym może być również pracownik faktycznie obsługujący kasę i prowadzący sprzedaż w imieniu przedsiębiorcy. Ustawa pozwala kontrolerowi ustalić jego tożsamość w zakresie koniecznym do przeprowadzenia czynności.

Prawie 58 tys. sprawdzeń w jednym roku. Nieprawidłowości wykrywano tysiącami

Skala tych działań nie jest symboliczna. Z danych przekazanych w 2026 r. przez wiceministra finansów i zastępcę Szefa KAS Zbigniewa Stawickiego wynika, że w całym 2025 r. przeprowadzono dokładnie 57 858 nabyć sprawdzających. Nieprawidłowości stwierdzono w 19 282 przypadkach. W pierwszym kwartale 2026 r. przeprowadzono już 15 251 nabyć, a nieprawidłowości wykryto podczas 5834 z nich.

Za wykrytymi nieprawidłowościami idą realne pieniądze. W 2025 r. liczba mandatów nakładanych w związku z nabyciami sprawdzającymi przekroczyła 20 tys., a ich łączna wartość była bliska 28 mln zł. Dla porównania rok wcześniej takich mandatów było niespełna 14 tys. KAS tłumaczy wzrost przede wszystkim skuteczniejszym typowaniem miejsc, w których istnieje większe prawdopodobieństwo naruszenia przepisów.

To ważne, bo wiosną 2026 r. wokół nabyć sprawdzających wybuchł spór polityczny i związkowy. Pojawiły się zarzuty, że urzędy są rozliczane z liczby skutecznych kontroli i że może to prowadzić do presji na wystawianie mandatów. KAS zaprzeczyła, aby funkcjonariusze mieli centralnie narzucone limity kwot mandatów. Zbigniew Stawicki potwierdził jednocześnie, że w kierunkach działania administracji na 2026 r. funkcjonuje wskaźnik dotyczący skutecznych nabyć sprawdzających. Według jego wyjaśnień nie chodzi wyłącznie o mandaty, lecz o kontrole, podczas których faktycznie potwierdzono nieprawidłowość.

KAS podkreśla również, że kontrolerzy nie mają po prostu chodzić po mieście i wybierać przypadkowego przedsiębiorcy. Poszczególne punkty handlowe, gastronomiczne i usługowe albo całe obszary są typowane wcześniej. Podstawą mogą być dane posiadane przez administrację, wcześniejsze analizy, historia kontroli oraz informacje docierające z zewnątrz.

Donos też może skończyć się wizytą. Klient może zgłosić brak paragonu

Jednym ze źródeł informacji są zwykłe zgłoszenia. Ministerstwo Finansów prowadzi akcję „Weź paragon” i wprost zachęca konsumentów do przekazywania informacji o przedsiębiorcach, którzy mimo obowiązku nie rejestrują sprzedaży. Zgłoszenie można przekazać urzędowi skarbowemu, telefonicznie albo poprzez narzędzia KAS. Funkcję zgłaszania nieprawidłowości ma również aplikacja e-Paragony.

Nie każde takie zgłoszenie musi oczywiście kończyć się kontrolą i samo oskarżenie konkurenta nie oznacza jeszcze winy przedsiębiorcy. KAS przyznaje jednak, że informacje pochodzące od innych przedsiębiorców są jednym ze źródeł używanych przy analizie ryzyka. Wiceminister Stawicki tłumaczył, że kontroler może zostać skierowany do konkretnego punktu właśnie dlatego, że administracja otrzymała sygnał o możliwym naruszaniu przepisów.

Katalog przedsiębiorców potencjalnie podlegających takim działaniom jest bardzo szeroki. Kontrola może pojawić się wszędzie tam, gdzie sprzedaż powinna zostać zarejestrowana na kasie. Szczególne znaczenie ma więc dla handlu detalicznego, gastronomii i usług. W danych dotyczących 2025 r. wysoki udział wykrytych nieprawidłowości występował również w transporcie pasażerskim, usługach oraz branży motoryzacyjnej. Nie oznacza to, że każda firma z tych sektorów zostanie sprawdzona. Pokazuje jednak, gdzie analiza KAS stosunkowo często prowadziła do wykrycia problemu.

Trzeba pamiętać także o wyjątkach od obowiązku stosowania kasy fiskalnej. Sam fakt prowadzenia działalności albo przyjmowania pieniędzy od konsumentów nie zawsze automatycznie oznacza obowiązek wydania papierowego paragonu z tradycyjnej kasy. Przepisy przewidują zwolnienia zależne między innymi od rodzaju sprzedaży i sposobu zapłaty. Dlatego kontroler nie może ukarać przedsiębiorcy tylko dlatego, że nie zobaczył wydruku – najpierw trzeba ustalić, czy w danej transakcji obowiązek ewidencjonowania rzeczywiście istniał.

Warszawa również jest pod kontrolą. Fiskus sprawdza nie tylko paragony

Warszawa nie jest w tych działaniach żadnym wyjątkiem. Nabycia sprawdzające mogą być prowadzone w stolicy dokładnie na takich samych zasadach jak w całej Polsce. Co więcej, przepisy dają naczelnikom urzędów skarbowych i urzędów celno-skarbowych możliwość dokonywania nabyć sprawdzających na całym terytorium kraju. Nie należy więc zakładać, że kontrolę musi przeprowadzić osoba z urzędu właściwego dla adresu przedsiębiorcy.

Stołeczny przykład z 2026 r. pokazuje też, że KAS analizuje przedsiębiorców znacznie szerzej niż tylko pod kątem paragonów. W pierwszym półroczu pracownicy Urzędu Skarbowego Warszawa-Wawer prowadzili kontrole podatników z branży doradczej, pośrednictwa i IT. Chodziło o osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze na ryczałcie, które równocześnie świadczyły usługi na rzecz spółek, w których były wspólnikami albo pełniły funkcje w organach zarządzających.

Skarbówka uznała w kontrolowanych przypadkach, że zakres części usług pokrywał się z obowiązkami wykonywanymi w ramach funkcji pełnionych w spółkach. W efekcie zakwestionowano sposób opodatkowania przychodów. Po kontrolach podatnicy wpłacili zaległy podatek wraz z odsetkami w łącznej wysokości ponad 2,15 mln zł. To zupełnie inny rodzaj kontroli niż zakup sprawdzający przy kasie, ale pokazuje sposób działania fiskusa – wybór podatnika coraz częściej zaczyna się od danych i analizy ryzyka, a nie od przypadkowej wizyty urzędnika.

W przypadku sklepów, restauracji, zakładów usługowych czy salonów działających w Warszawie szczególnie łatwo przeoczyć banalny fakt: osoba stojąca po drugiej stronie lady nie musi wiedzieć, że właśnie trwa czynność KAS. Sprawdzający ujawnia się dopiero po zakupie. Nie ma więc czasu na „dobicie” sprzedaży na kasę dopiero wtedy, gdy przedsiębiorca zauważy legitymację.

Brak paragonu może zakończyć się mandatem, ale nie każda pomyłka oznacza najwyższą karę

Kodeks karny skarbowy przewiduje odpowiedzialność osoby, która mimo obowiązku dokonuje sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wydaje dokumentu z kasy. W zależności od okoliczności zachowanie może zostać potraktowane jako wykroczenie skarbowe albo poważniejsze przestępstwo skarbowe. Dlatego nie istnieje jedna, automatyczna kwota mandatu przypisana do każdego niewydanego paragonu.

Kontroler ocenia konkretną sytuację. Znaczenie mogą mieć rodzaj naruszenia i okoliczności sprawy. Praktyka z ostatnich lat pokazuje, że nabycia sprawdzające rzeczywiście często kończą się mandatami, ale KAS zaznacza, że przepisy pozwalają także na inne zakończenie czynności. Wiceminister finansów podkreślał w tym roku, że administracja nie ma centralnie ustalonej kwoty, którą kontrolerzy mają „wyrobić” w mandatach.

Dla przedsiębiorcy najbezpieczniejsza zasada jest bardzo prosta. Jeżeli dana transakcja podlega ewidencji na kasie, trzeba zarejestrować ją w momencie wymaganym przez przepisy i prawidłowo wydać paragon. Nie ma znaczenia, czy klient kupuje produkt za kilka złotych czy składa większe zamówienie. Nabycie sprawdzające zostało wymyślone właśnie po to, żeby kontrola wyglądała jak normalna transakcja.

Warto też sprawdzić, czy pracownicy obsługujący klientów znają zasady obowiązujące w firmie. To często oni faktycznie przeprowadzają sprzedaż, a podczas nabycia sprawdzającego kontroler może ustalać ich tożsamość. W dużym punkcie właściciel może w tym czasie nawet nie znajdować się na miejscu.

Skala tegorocznych działań pokazuje, że nie jest to martwy przepis używany od czasu do czasu. 15 251 sprawdzeń w zaledwie pierwszym kwartale 2026 r. oznacza tysiące wizyt miesięcznie w punktach sprzedaży i usług. KAS w lipcu potwierdziła, że działania dotyczące ewidencjonowania sprzedaży są prowadzone w całym kraju. Nie ma opublikowanej listy firm, które urząd zamierza odwiedzić w kolejnych tygodniach – i właśnie na tym polega sens tej kontroli. Przedsiębiorca ma dowiedzieć się, że klient był kontrolerem, dopiero wtedy, gdy sprzedaż została już zakończona.